3. Рабочая книга

После запуска Excel автоматически создает новую рабочую книгу, состоящую, по умолчанию, из трех листов. Число листов задается счетчиком листов и может быть изменено.

Чтобы изменить число листов в новой книге следует:

1. Выбрать команду Параметры в меню Сервис.

2. Перейти на вкладке Общие в диалоговом окне Параметры.

3. Задать количество листов в поле Листов в новой книге.

Рабочий лист состоит из столбцов и строк (рис. 11.3). Столбцы располагаются вертикально, а строки горизонтально. Закрашенная серым цветом область над каждым из столбцов носит название заголовка столбца. Закрашенная серым цветом область слева от каждой строки называется заголовком строки. Каждый заголовок столбца содержит уникальную букву, а каждый заголовок строки содержит уникальное число, которые позволяют идентифицировать данный столбец или строку.

Поле на пересечении строки и столбца носит название ячейки. Каждой ячейки присуща ссылка, представляющая собой уникальное имя или адрес, присваиваемый ячейке на основе координат строки и столбца. Прежде чем начать работать с ячейкой, ее необходимо выделить. Чтобы выделить ячейку следует щелкнуть на ней мышью. После выделения ячейка становится активной. Активная ячейка окружена жирной рамкой, ее ссылочный адрес отображается в поле Имя в левой части строки формул, а содержимое – в строке формул. Кроме того, рельефно выделяются кнопка заголовка столбца и кнопка заголовка строки, на пересечении которых находится активная ячейка.

INCLUDEPICTURE "http://umk.portal.kemsu.ru/NIT2/excel/pics/ex13.jpg" \* MERGEFORMATINET

Рис. 11.3. Структура рабочего листа рабочей книги

Для перемещения внутри рабочей книги и просмотра ее содержимого в Excel предусмотрено несколько инструментов: ярлычки листов, кнопки прокрутки ярлычков листов, пункт меню Правка и др.

Ярлычки листов соответствуют отдельным рабочим листам внутри рабочей книги и отображаются в виде ярлычков в нижней части окна рабочей книги. Для активизации рабочего листа следует щелкнуть на соответствующем ярлычке листа.

Кнопки прокрутки ярлычков листов располагаются в нижней части окна рабочей книги в левом нижнем углу. Две кнопки прокрутки ярлычков листов посредине позволяют последовательно перемещаться между ярлычками рабочих листов в выбранном направлении. Две кнопки прокрутки по краям дают возможность переходить к первому или к последнему ярлычку в рабочей книге.

В отличие от ярлычков листов, кнопки прокрутки не активизируют лист. Они только дают возможность прокручивать список ярлычков листов рабочей книги. Используя полосы прокрутки, справа и внизу окна рабочей книги можно отображать в окне нужные столбцы или строки. В полосе прокрутки имеется бегунок, который указывает текущую позицию на рабочем листе. В процессе перетаскивания бегунка экранная подсказка отображает номер строки, которая будет верхней строкой, если отпустить кнопку мыши.

Для быстрого перехода к ячейке можно использовать один из следующих способов:

• Щелкнуть в поле Имя. Ссылка ячейки, отображаемая в поле Имя, будет выделена. Ввести адрес нужной ячейки (например, D27) и нажать Enter.

• Выбрать команду Перейти в меню Правка. В диалоговом окне Переход в поле Ссылка: ввести адрес ячейки и щелкнуть на кнопке OK.

• Щелкнуть дважды на нижней границе ячейки А1 указателем мыши в виде стрелки. Активной ячейкой станет последняя ячейка в списке.

• Щелкнуть дважды на верхней границе активной ячейки. Активной станет первая ячейка в списке.

В Excel многие операции применяются к выделенной группе ячеек. Сделать активными сразу несколько ячеек нельзя, но их можно выделить. Выделенные вместе ячейки называются диапазоном. Диапазон может быть смежным и несмежным.

Смежный диапазон окружен жирной рамкой как у активной ячейки, несмежный диапазон – нет. Диапазон ячеек в Excel обычно обозначается в виде записи адресов первой (левой верхней) и последней (правой нижней) ячеек, разделенных двоеточием. Например, запись В2:В7 обозначает диапазон ячеек от ячейки с адресом В2 до ячейки с адресом В7 включительно. В несмежном диапазоне составляющие его смежные диапазоны и ячейки перечисляются через точку с запятой, например, А2;В3:С10;F5. Запись A:D означает прямоугольный смежный диапазон, содержащий столбцы с A по D целиком, аналогично запись 3:10 – прямоугольный смежный диапазон, содержащий строки с 3 по 10 целиком.

Для выделения одной ячейки следует поместить указатель мыши на ячейку и щелкнуть левую кнопку мыши.

Для выделения диапазона ячеек следует:

1. Выделить первую ячейку области и удерживая левую кнопку мыши, протащить указатель от первой ячейки диапазона к последней.

2. Выделить первую ячейку, удерживая нажатой клавишу Shift, выделить последнюю ячейку диапазона.

3. Для перемещения к последней ячейке можно использовать полосы прокрутки.

Для выделения несмежных ячеек или диапазонов ячеек следует выделить первую ячейку или первый диапазон ячеек, удерживая нажатой клавишу Ctrl, а затем выделить остальные ячейки или диапазоны.

Для выделения всех ячеек листа следует щелкнуть на кнопке Выделить все.

Для выделения всей строки следует щелкнуть на заголовке строки.

Для выделения всего столбца следует щелкнуть на заголовке столбца.

Для выделения смежных строк или столбцов следует:

1. Выделить первую строку или первый столбец и протащить указатель по заголовкам строк или столбцов.

2. Выделить первую строку или первый столбец и удерживая нажатой клавишу Shift;

3. Выделить последнюю строку или последний столбец.

Для выделения несмежных строк или столбцов следует выделить первую строку или первый столбец и, удерживая нажатой клавишу Ctrl, выделить остальные строки или столбцы.

Для выделения рабочих листов следует щелкнуть на ярлычке первого листа и, удерживая клавишу Shift, щелкнуть на ярлычке последнего листа – будет выделена непрерывная последовательность рабочих листов. Удерживая клавишу Ctrl, можно выделить любые отдельные листы.

Чтобы изменить ширину одного столбца следует:

1. Поместить указатель мыши на разделительную линию между заголовками столбцов – указатель мыши примет вид двунаправленной стрелки.

2. Нажать левую кнопку мыши и удерживая ее перемещать до тех пор, пока ширина столбца не достигнет необходимого размера.

Чтобы изменить ширину нескольких столбцов следует:

• Выделить столбцы, ширину которых необходимо изменить и переместить правую границу заголовка одного из выделенных столбцов.

• Щелкнуть на кнопке Выделить все и переместить границу заголовка любого столбца.

Чтобы подобрать ширину столбца в соответствии с содержимым его ячеек следует:

• Выделить столбец или диапазон столбцов, выбрать команду Столбец в меню Формат, выбрать команду Автоподбор ширины.

• Щелкнуть дважды на разделительной линии между столбцами.

Чтобы изменить ширину всех столбцов на листе следует:

1. Щелкнуть на кнопке Выделить все.

2. Щелкнуть дважды правую границу заголовка любого столбца – подбор ширины будет осуществлен для всех столбцов на странице;

Чтобы задать конкретное значение ширины столбца следует:

1. Выделить столбец или диапазон столбцов.

2. Выбрать команду Столбец в меню Формат.

3. Выбрать команду Ширина и ввести нужное значение.

Для изменения высоты строк следует выполнить аналогичные действия. При использовании меню следует выбрать команду Строка в меню Формат.

Создать новую книгу можно одним из следующих способов:

• Выбрать команду Создать в меню Файл, перейти на вкладку Общие и щелкнуть дважды на значке Книга.

• Щелкнуть на кнопке Создать на панели инструментов Стандартная.

• Нажать клавиши Ctrl + N.

Для создания книги по шаблону необходимо выбрать вкладку со списком стандартных шаблонов или вкладку со списком пользовательских шаблонов, а затем щелкнуть дважды на шаблоне, по которому создается книга.

В Microsoft Excel можно открывать книги, хранящиеся на жестком диске компьютера, а также на сетевых дисках, с которыми имеется соединение. Чтобы предохранить книгу от случайного изменения, можно создать копию книги и работать с ней, а не с исходным файлом. Исключить возможность случайного изменения книги можно, открыв ее только для чтения, независимо от ее расположения.

Открыть существующую рабочую книгу можно одним из следующих способов:

• Выбрать команду Открыть в меню Файл.

• Щелкнуть на кнопке INCLUDEPICTURE "http://umk.portal.kemsu.ru/NIT2/excel/pics/ex08.jpg" \* MERGEFORMATINET на панели инструментов Стандартная.

• Нажать клавиши Ctrl + O.

• Выбрать имя файла в нижней части меню Файл.

Если список ранее открывавшихся файлов не отображается при выборе меню Файл, следует выбрать команду Параметры в меню Сервис и установить флажок Список ранее открывавшихся файлов на вкладке Общие. В качестве стандартной рабочей или активной папки по умолчанию используется папка Мои Документы. Папка Мои документы расположена в корневом каталоге и является оптимальным местом для хранения документов.

Для сохранения новой книги следует:

1. Щелкнуть на кнопке INCLUDEPICTURE "http://umk.portal.kemsu.ru/NIT2/excel/pics/ex09.jpg" \* MERGEFORMATINET (Ctrl+S) панели инструментов Стандартная или выбрать команду Сохранить в меню Файл.

2. Щелкнуть на стрелке в поле Папка: диалогового окна Сохранение документа.

3. Выбрать из открывшегося списка нужный диск или щелкнуть дважды на нужной папке в списке папок.

4. Ввести имя документа в поле Имя файла:.

5. Выбрать в поле Тип файла: Книга Microsoft Excel и щелкнуть на кнопке Сохранить.

Для сохранения книги под другим именем или в другом месте следует:

1. Выбрать команду Сохранить как... в меню Файл.

2. Ввести новое имя файла в поле Имя файла:.

3. Выбрать в списке Папка: нужный диск, папку.

4. Щелкнуть на кнопке Сохранить.

При сохранении файла с заданным именем ему присваивается расширение .xls. Если формат файла, в котором должна быть сохранена книга, не появляется в диалоговом окне Сохранить как следует убедиться, что необходимый формат файла включен в Microsoft Excel и установлен на компьютере.

Иногда выводится сообщение о том, что книга является доступной только для чтения. Изменения в книге, доступной только для чтения, не могут быть сохранены. Чтобы записать изменения, необходимо сохранить книгу с другим именем. При сохранении книги в новой папке можно использовать исходное имя файла.

Имена файлов не должны включать ни один из следующих символов: прямой слеш (/), обратный слеш (\), знак больше (>), знак меньше (<), звездочка (*), вопросительный знак (?), двойные кавычки ("), вертикальная черта (|), двоеточие (:) или точку с запятой (;).

В Excel предусмотрена специальная надстройка, позволяющая выполнять сохранение автоматически.

Для использования Автосохранения следует:

1. Выбрать команду Автосохранение в меню Сервис. Если в меню Сервис команда Автосохранение отсутствует, то необходимо установить надстройку Автосохранение.

2. Установить флажок Сохранять каждые.

3. Задать интервал автосохранения в поле минут. По умолчанию интервал автосохранения – 10 минут.

4. Установить переключатель Только активную или Все открытые в группе Сохранять рабочие книги.

5. Установить флажок Запрашивать разрешение, если нужно решать вопрос о сохранении каждый раз заново.

Чтобы удалить файл из среды Excel следует:

1. Вызвать диалоговое окно Открытие документа.

2. Щелкнуть правой кнопкой мыши на значке файла и в раскрывшемся контекстном меню выбрать команду Удалить.

При выполнении команды удаления файл предварительно должен быть закрыт.