7. Связь документов с помощью специальной вставки
Word предоставляет возможность связать два документа с помощью специальной вставки. Благодаря наличию связи все изменения, внесенные в оригинал, отобразятся на вставленном в документ объекте.
7.1. Для организации связи документов необходимо:
7.1.1. Открыть исходный документ, в котором находится интересующий Вас текст.
7.1.2. Выделить и скопировать текст в буфер, включая маркер абзаца.
7.1.3. Открыть редактируемый документ и поместить указатель в место вставки.
7.1.4. Выбрать в меню Правка команду Специальная вставка...
7.1.5. Активизировать переключатель Связать:, чтобы создать связь между редактируемым документом и исходным.
7.1.6. Выделить в диалоговом окне Специальная вставка в поле Как: пункт, соответствующий типу вставляемого текста, например, Текст в формате RTF (рис. 8.8);
7.1.7. Щелкнуть на кнопке OK.
Рис. 8.8. Диалоговое окно Специальная вставка
В редактируемом документе отобразится вставленный текст. Все изменения, производимые с текстом в исходном документе, будут отражаться в Вашем документе.
8. О связанных и внедренных документах
Word позволяет использовать связанные и внедренные объекты для добавления всего или части файла, созданного одной из программ Office. Основное отличие между связанными и внедренными объектами заключается в месте их хранения и способе обновления данных при их помещении в конечный файл.
Если Вы используете связанный объект, обновление данных происходит только при изменении исходного файла. Связанные данные хранятся в исходном файле. Конечный файл хранит только сведения о местоположении исходного файла и отображает представление связанных данных. Рекомендуется использовать связанные объекты, если важен размер файла.
Внедренные объекты становятся частью конечного файла и, будучи однажды вставленными, больше не являются частью исходного файла. При изменении исходного файла конечный файл не изменится. Для редактирования дважды щелкните на внедренный объект – откроется программа, которая была использована для его создания.
8.1. Для создания связанного или внедренного объекта необходимо:
8.1.1. Щелкнуть в документе на место, куда следует поместить связанный или внедренный объект.
8.1.2. Выбрать в меню Вставка команду Объект...
8.1.3. Перейти на вкладку Создание из файла.
8.1.4. Ввести полное имя файла в поле Имя файла:, из которого будет создан связанный или внедренный объект, или нажать кнопку Обзор... для выбора файла из списка.
8.1.5. Установить флажок Связь с файлом для создания связанного объекта (если флажок не был установлен). Будет создан внедренный объект.
8.1.6. Установить флажок В виде значка для отображения связанного объекта в виде значка.
8.1.7. Использовать команду Рисунок меню Вставка для вставки графических файлов.
При создании внедренного объекта из существующей книги Microsoft Excel в документ вставляется вся книга. В документе одновременно отображается только один лист. Для отображения другого листа дважды щелкните на объект Microsoft Excel, а затем выберите нужный лист.
По умолчанию связанные объекты находятся в режиме автоматического обновления. Это значит, что Word автоматически обновляет связанные данные при каждом открытии конечного файла, а также при каждом изменении исходного файла, если открыт конечный файл. Чтобы запретить обновления, можно блокировать отдельные связанные объекты. При блокировке связи Word использует последние данные из исходного файла. Возможно также полностью удалить связь между связанным объектом и его исходным файлом.
8.2. Для запрета обновления связанного объекта необходимо:
8.2.1. Выбрать в меню Правка команду Связи...
8.2.2. Выбрать связанный объект в списке Исходный файл:, обновление которого следует запретить.
8.2.3. Установить флажок Не обновлять связь.
8.3. Для разрыва связи со связанным объектом необходимо:
8.3.1. Выбрать в меню Правка команду Связи...
8.3.2. Выбрать связанный объект в списке Исходный файл:, связь с которым следует разорвать.
8.3.3. Нажать кнопку Разорвать связь.
Для возобновления разорванной связи необходимо снова вставить связанный объект в документ.