6 Тақырып Құжаттау және түгендеу

Дәріс мақсаты: Бухгалтерлік құжаттар және түгендеу туралы түсінік беру, олардың бухгалтерлік есепте алатын орның көрсету және қолдануының мәнін ашу

Негізгі сөздер: құжат реквизиті, құжат айналымы, таксировка, сторно, қорректуралық әдіс, қосымша жазба, жоспарлы түгендеу, жоспардан тыс түгендеу, толық түгендеу, іріктеп түгендеу, түгендеу актісі

Дәрістің негізгі сұрақтары мен қысқаша мазмұны:

6.1 Бухгалтерлік құжаттар және олардың атқаратын қызметі

6.2 Бухгалтерлік құжаттардың жіктелуі

6.3 Құжаттарды тексеру және бухгалтерлік өңдеу

6.4 Құжат айналымы

6.5 Құжаттарда жіберілген қателерді түзету әдістері

6.6 Түгендеу, оның мәні. Түгендеу түрлері

6.1 Бухгалтерлік құжаттар және олардың атқаратын қызметі

Бухгалтерлік құжат – кәсіпорындағы шаруашылық операциялардың орындалғанын растайтын немесе оны орындауға заңды түрде құқық беретін жазбаша куәлік.

Орындалған шаруашылық операцияларын бастапқы құжатқа түсіруді бухгалтерлік есеп теориясында алғашқы есеп сатысы деп атайды.

Кәсіпорында жүргізілетін шаруашылық құбылыстарынын әр түрлі болу себебінен бастапқы құжаттардың нысаны бірдей болмайды. Әрбір бастапқы құжатқа орындалған шаруашылық операциясының мазмұны жазылып және белгілі бір көрсеткіштер түсіріледі. Құжат көрсеткіштерін реквизиттер деп атайды. Олар міндетті және толықтырушы болып бөлінеді. Міндетті реквизиттер бухгалтерлік құжаттарды заңды құқықпен қамтамасыз етеді.

Міндетті реквизитке жататындар:

• құжаттың аты, нысанының коды;

• құжаттың толтырылған уақыты (күні, айы және жылы);

• құжатты толтырған заңды немесе жеке тұлғаның аты-жөні;

• шаруашылық операцияның мазмұны;

• шаруашылық операцияның өлшемі (натуралдық немесе ақшалай);

• жауапты атқарушының қолы.

Қосымша реквизиттер шаруашылық операция көрінісінің ерекшеліктерімен және құжаттардың тағайындалуымен анықталады. Әр түрлі талаптарға байланысты бастапқы құжатта келесідей қосымша реквизиттер болуы керек: құжаттың реттік нөмірі, ұйымның банктегі есеп айырысу шотының нөмірі, шаруашылық операцияны орындау үшін негіз болатын құжаттар және тағы басқалары.

Құжаттарды құруға және рәсімдеуге қойылатын талаптар – ең алдымен құжат бланкіде жасалуы қажет. Бланк болмаған жағдайда ғана құжатты таза қағаз парағына жасауға рұқсат етіледі. Құжаттар дер кезінде, яғни операцияның орындалуы барысында толтырылуы керек. Егер құжаттарды айтылған уақытта толтыруға мүмкіндік болмаса, құжаттар операция аякталған сәтте толтырылады. Құжаттардағы жазбалар сиямен, компьютермен және басқа да олардың архивте көрсетілген уақытқа дейін сақталуын қамтамасыз ететін заттармен толтырылады. Құжаттың мазмұны және жазбалары анық және дұрыс көрсетілуі керек, әсіресе ақша құжаттары үшін. Бұл құжаттарда сомалар тек цифрмен ғана емес, жазбаша да қойылады. Құжат бланкісіндегі бос бағандар мен жолдарға басқа жазбалар жазып қоймау үшін оларды сызып қою керек. Құжатты толтырған адам тиісті жеріне өзінің қолын анық етіп қоюға міндетті. Әрбір қолтаңбаның алдында оны қойған тұлғаның қызметі көрсетілуі тиіс. Кәсіпорындар мен ұйымдардағы алғашқы есеп құжаттарына қолдарын қоятын тұлғаларды ұйым басшысы бас бухгалтердің келісімімен тағайындайды.

Ақша операциялары бойынша толтырылатын құжаттар және есеп айырысу құжаттары, сонымен қатар кәсіпорынның қаржылық-несиелік міндеттерін куәландыратын құжаттар бас бухгалтердін қолынсыз заңсыз болып саналып, оны орындауы жүзеге асырылмайды. Кейбір операцияларды орындау барысында кәсіпорын басшысы мен бас бухгалтерінің көзқарастары әр түрлі болуы мүмкін, бұндай жағдайда оларға толтырылатын құжаттар кәсіпорын басшысының жазбаша үкімі бойынша толтырылады. Соған сәйкес бұл операция үшін барлық жауапкершілікті кәсіпорынның басшысы өз мойнына алады.