3. Перекрестные ссылки

Чтобы сослаться на элемент (заголовок, закладку, сноску, рисунок, таблицу, формулу), расположенный где-либо в документе, используются перекрестные ссылки.

Перекрестные ссылки осуществляются с использованием полей, поэтому не следует изменять их вручную. Вместо этого следует обновлять поля нажимая клавишу F9.

Для создания перекрестной ссылки необходимо:

1. выбрать пункт меню Вставка|Перекрестная ссылка;

2. в появившемся диалоговом окне «Перекрестные ссылки» в поле «Тип ссылки» выбрать тип ссылки, например заголовок главы или название рисунка или таблицы;

3. в поле «Вставить ссылку на:» выбрать данные, которые необходимо вставить в документ, например «Название целиком» для формулы или «Постоянная часть и номер» для рисунка или таблицы;

4. в поле «Для…» выбрать тот элемент, на который требуется сослаться;

5. закрыть диалоговое окно «Перекрестные ссылки», нажав кнопку «Вставить».

При ссылке на рисунок или таблицу принято указывать постоянную часть с маленькой буквы и номер (рис. 1.6, табл. 2.1.). К сожалению при вставке ссылки постоянная часть вставляется как есть (Рис. 1.6, Таблица 2.1), а возможность вставки только номера не предусмотрена. Удаление постоянной части вручную непосредственно в поле ссылки не приводит к желаемому результату, т.к. при обновлении поля оно восстанавливается. Изложенный ниже способ преодоления данной проблемы является результатом личных поиском автора.

Для вставки перекрестных ссылок данным способом необходимо:

1. ввести текст постоянной части («рис.» или «табл.») вручную;

2. вставить перекрестную ссылку описанным выше способом;

3. установить курсор непосредственно перед вставленной ссылкой;

4. выбрать пункт меню Правка|Найти;

5. в появившемся диалоговом окне «Найти», в поле «Что:» ввести текст постоянной части («Рис.» или «Таблица»);

6. нажать кнопку «Найти далее». При этом постоянная часть в поле ссылки окажется выделенной;

7. закрыть окно диалога «Найти», нажав кнопку «Отмена»;

8. вызвать диалоговое окно «Шрифт» (Формат|Шрифт) и в группе «Эффекты» отметить галочкой пункт «Скрытый»;

9. закрыть окно диалога «Шрифт», нажав кнопку ОК.

В результате этих действий постоянная часть в поле ссылки окажется скрытой. Скрытый текст можно увидеть, если включить отображение непечатаемых символов. При этом он выделяется пунктирным подчеркиванием.

4. Номера страниц и колонтитулы

MS Word позволяет вставлять номера страниц, включать в нумерацию страниц дополнительный текст и начинать нумерацию страниц не только с первой страница документа. Допускается также по-разному форматировать номера страниц в разных частях документа с тем, чтобы, например, нумерация предисловия и приложения отличалась от основной нумерации документа. Нумерация страниц осуществляется с использованием полей. При изменении количества страниц поля обновляются автоматически. Номер страницы располагается в кадре, который, в свою очередь, располагается в колонтитулах. Колонтитул – это текст и/или рисунок, который, обычно, печатается на полях внизу или вверху каждой страницы документа. В зависимости от места расположения ( на верхнем или на нижнем поле страницы) колонтитулы бывают верхними и нижними. Если необходимо, чтобы на каждой странице документа отображался, например, логотип фирмы, то нужно вставить его, находясь в режиме колонтитулов (Вид|Колонтитулы). Если колонтитул не умещается в верхнем или нижнем поле, то соответствующее поле будет автоматически увеличено так, чтобы основной текст и колонтитулы не перекрывали друг друга. При необходимости такого перекрытия в параметрах страницы (Файл|Параметры страницы) для верхнего или нижнего поля перед его значением необходимо добавить знак «-».

Для вставки номеров страниц необходимо:

1. выбрать команду меню Вставка|Номера страниц;

2. в появившемся диалоговом окне «Номера страниц» в выпадающих списках «Положение» и «Выравнивание» выбрать горизонтальное и вертикальное размещение номеров страниц;

3. при необходимости, отметить пункт «Номер по первой странице». Если данный флажок снят, то номер на первой странице проставлен не будет. Нумерация остальных страниц от данного переключателя не зависит;

4. при необходимости изменить формат номеров страниц, включить номер главы, а также начать нумерацию не с первой необходимо нажать кнопку «Формат» и отметить соответствующие пункты;

5. закрыть окно диалога «Номера страниц», нажав кнопку ОК.

В результате этих действий на страницах появятся номера. При необходимости изменить формат номеров и их положение, достаточно повторно вставить их с нужными параметрами, при этом прежние их номера будут удаленны. Для удаления номеров страниц необходимо, выбрав пункт меню Вид|Колонтитулы или дважды щелкнув мышью на колонтитуле любой страницы, выделить кадр с номером любой страницы и удалить его. При этом будут удалены номера страниц во всем документе или разделе. Если документ содержит несколько разделов (создаваемых командой Вставка|Разрыв) и необходимо, чтобы формат номеров страниц в разделах различался, следует, перейдя в режим колонтитулов, как описано выше, отжать кнопку «Как в предыдущем разделе» на панели инструментов «Колонтитулы».