2. Использование полей подстановки

1. Общие сведения

Многие действия в MS Word могут быть автоматизированы. Автоматизация осуществляется с помощью скрытых от глаз пользователя инструкций, так называемый полей подстановки.

Поля подстановки (коды полей) – специальный код вызова одной из сервисных функций. При обновлении полей вызывается указанная функция и на место поля подставляется значение, возвращаемое этой функцией.

Поля используются для вставки оглавлений, нумерации страниц, таблиц, рисунков, формул, связи с документами, вставки ссылок и многого другого. Поле на экране может отображаться в двух режимах: в виде результата подстановки, т.е. значения поля и в виде кодов поля. Переключение между этими режимами осуществляется нажатием комбинации клавиш Shift+F9.

Для того, чтобы поля можно было отличить от обычного текста они должны отображаться на сером фоне. Для этого рекомендуется выбрать пункт меню Сервис|Параметры и на вкладке “Вид», в списке «Затенение полей», выбрать «Всегда». При использовании полей никогда не следует изменять значения их вручную. Вместо этого, поля следует «обновлять» заставляя MS Word заново выполнять закрепленные за ним функции. Обновление полей осуществляется нажатием клавиши F9. для обновления всех полей весь документ необходимо выделить.

2. Названия

Названия в MS Word – подписи к рисункам, заголовкам таблиц, формулам и т.п., служащие для их автоматической нумерации. Нумерация осуществляется с использованием полей, поэтому никогда не следует изменять ее вручную. Поля следует обновлять, нажимая клавишу F9.

1. Названия рисунков и таблиц

Перед добавлением названия к рисунку он должен быть вставлен в кадр. Как правило, перед номером через точку вставляется номер главы. Названия рисунков следует располагать снизу, причем постоянной частью должно быть слово «Рис.» (Рис. 2.1). Названия таблиц следует располагать сверху, причем, по крайней мере, на двух строчках – на первой строчке, выровненной вправо – постоянная часть и номер (Таблица 2.1.), а на второй и последующих , выровненных по центру – текст названия. Для вставки названия рисунка или таблицы необходимо, выделив его (ее), выбрать пункт «Название» в контекстном меню или в меню «Вставка». В появившемся диалоговом окне «Название» необходимо выбрать постоянную часть, т.е. надпись, которая будет вставлена перед номером (например «Рис.», «Таблица») и положение (над или под выделенным объектом). Если требуемая постоянная часть в списке отсутствует, то ее нужно создать, нажав кнопку «Создать». Пробел в конце постоянной части вводить не следует – он будет вставлен автоматически. Для добавления номера главы необходимо нажать кнопку «Нумерация», в диалоговом окне «Нумерация названий» установить флажок «Включить номер главы» и установить параметры: «Начинается со стиля» - Заголовок 1, «Разделитель» - точка. Текст названия можно вписать в поле «Название», а можно после вставки названия непосредственно в документе. Нумерация проставляется автоматически для каждого вида постоянной части отдельно. Если порядок нумерованных объектов изменится, то после обновления полей они будут перенумерованы. При вставке названия к абзацу применяется стиль «Название объекта». Для изменения данного стиля можно пользоваться только медленным способом (см. пункт Ошибка! Источник ссылки не найден.), т.к. если за образец будет взят абзац, находящийся в кадре, то в стиле будут записаны параметры данного кадра, и все названия будут заключены в кадры.