5. Порядок организации документооборота

Документооборот - это движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание, получение их от других предприятий и учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив).

Документооборот на предприятии регламентируется графиком, который по каждому документу должен содержать следующие разделы:

1) порядок создания документа:

- количество экземпляров,

- ответственный за выписку,

- ответственный за оформление,

- ответственный за исполнение,

- срок исполнения;

2) порядок проверки документа:

- ответственный за проверку,

- кто представляет,

- порядок представления,

- срок представления;

3) порядок обработки документа:

- исполнитель,

- срок исполнения;

4) порядок передачи документа в архив:

- исполнитель,

- срок передачи.

График документооборота составляется в виде схемы или перечня работ, выполняемых каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют рациональному распределению должностных обязанностей между работниками, усилению контрольных функций бухгалтерского учета и обеспечивает своевременность составления отчетности.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается руководителем предприятия. Каждому исполнителю целесообразно вручить выписку из графика, в которой перечислены документы, относящиеся к сфере деятельности данного исполнителя.

Порядок хранения первичных документов и учетных регистров регламентирован разд. 6 Положения о документах и документообороте...

Документы должны храниться в закрывающемся помещении в специально предназначенных для этого шкафах или сейфах, исключающих возможность их пропажи или порчи.

Перед передачей в архив первичные документы, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива, которая содержит:

- наименование учетного регистра, к которому относятся данные первичные документы;

- период, за который скомплектованы документы;

- перечень скомплектованных первичных документов;

- дату комплектации и передачи документов в архив;

- подпись ответственного лица.

Кассовые документы, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов (например, наряды на работу, сменные рапорты и т. п.) могут храниться непереплетенными, но должны быть подшиты в папки во избежание их утери или злоупотреблений.

Срок хранения первичных учетных документов определяется предприятием самостоятельно с учетом требований действующего законодательства. Так, например, срок, за который производится проверка предприятия налоговыми органами, определен в 5 лет. Данные для определения налогооблагаемой базы содержатся в регистрах бухгалтерского учета и отчетности. Таким образом, предприятие обязано хранить всю бухгалтерскую документацию не менее пяти лет.

Для отдельных категорий первичных учетных документов (например, для документов, подтверждающих размер заработной платы работников) действующим законодательством предусмотрены более длительные сроки хранения.