Табель учета рабочего времени

Чтобы рассчитать зарплату, необходимо знать, сколько времени отработал каждый сотрудник. Такие сведения записывают в табель учета рабочего времени (форма N Т-13).

За табель, как правило, отвечает начальник подразделения. В конце месяца документ сдается в бухгалтерию. Если его заполняет сам бухгалтер, он может использовать объединенную форму N Т-12 - табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда. Правда, она довольно громоздкая.

Формы по заработной плате утверждены тем же постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1

Ведомость для начисления заработной платы

В расчетной ведомости (форма N Т-51) бухгалтер указывает количество отработанных дней (часов), начисленную зарплату, удержания и сумму, которая работнику причитается.

Но зарплата выдается по другому документу - по расчетно-платежной ведомости (форма N Т-49). В ней фиксируются только начисления и выплаты, а в последней графе сотрудники расписываются в получении. На наш взгляд, использовать расчетно-платежную ведомость неудобно: люди могут узнать о чужих заработках, а все-таки в цивилизованном мире личные доходы считаются конфиденциальной информацией.

Основным удержанием из зарплаты является НДФЛ, однако могут быть и другие, например возврат займа

Лицевой счет

Лицевой счет (форма N Т-54) заводится на каждого работника. Это сводный документ, по которому можно отследить всю информацию о заработной плате. В нем указывают отработанное время, начисления, удержания, предоставляемые льготы, должностные изменения, отпуска и т.д.

Если в фирме учет заработной платы ведется на компьютере, лицевые счета в принципе не нужны, если же нет - без них не обойтись. Но в любом случае это удобный документ. Можно настроить программу, чтобы она, например, один раз в месяц формировала лицевые счета, и периодически их распечатывать.

Прочие документы

Унифицированные формы разработаны и для расчета других видов начислений, например записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-60), записка-расчет при увольнении (форма N Т-61). Их заполняют по мере необходимости.

Формирование личного дела

Дело каждого сотрудника может включать следующие документы:

- заявление о приеме на работу;

- копию трудовой книжки;

- копии дипломов, свидетельств об образовании, документов о присвоении ученого звания, степени;

- медицинское заключение (если медосмотр обязательный);

- копию приказа о принятии на работу;

- анкету;

- копию паспорта;

- копию трудового договора;

- должностную инструкцию;

- копии приказов, связанных с трудовой деятельностью (переводом, командировкой, премированием);

- документы об аттестации, повышении квалификации.

В течение периода работы сотрудника в учреждении ответственное лицо учитывает каждый документ личного дела во внутренней описи. Она составляется в соответствии с Приложением 10 к Основным правилам. Сначала указываются документы, которые сотрудник заполняет при приеме на работу, далее описываются документы об образовании сотрудника, затем - документы о его приеме на работу, перемещениях и т.п. Завершается опись документами об увольнении сотрудника учреждения. В соответствующие графы вносятся сведения о порядковых номерах документов дела, датах, заголовках, номерах листов дела, необходимые примечания. В конце описи отмечается количество внесенных в нее документов и листов описи. Внутренняя опись заверяется подписью составителя с указанием его должности, ФИО и даты составления. Ниже приведен пример заполнения Внутренней описи.

┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Внутренняя опись │

│ Документов дела N │

├────┬──────────────────┬──────────────────────┬─────────────────────────────┬─────────┬───────────┤

│ N │ Индекс документа │ Дата документа │ Заголовок документа │ Номера │Примечание │

│п.п.│ │ │ │листов в │ │

│ │ │ │ │ед.хр. │ │

├────┼──────────────────┼──────────────────────┼─────────────────────────────┼─────────┼───────────┤

│ 1 │ 02-05 │ 19.05.2004 │Личный листок по учету кадров│ 1-2 │ │

├────┼──────────────────┼──────────────────────┼─────────────────────────────┼─────────┼───────────┤

│ 2 │ 02-06 │ 19.05.2004 │Автобиография │ 3 │ │

├────┼──────────────────┼──────────────────────┼─────────────────────────────┼─────────┼───────────┤

│ 3 │ 02-04 │ 19.05.2004 │Копия трудовой книжки │ 4 │ │

├────┼──────────────────┼──────────────────────┼─────────────────────────────┼─────────┼───────────┤

│ 4 │ 02-04 │ 19.05.2004 │Заявление о приеме на работу │ 5 │ │

├────┼──────────────────┼──────────────────────┼─────────────────────────────┼─────────┼───────────┤

│ 5 │ 02-05 │ 19.05.2004 │Трудовой договор │ 6-10 │ │

├────┼──────────────────┼──────────────────────┼─────────────────────────────┼─────────┼───────────┤

│ 6 │ 02-04 │ 19.05.2004 │Копия приказа о приеме на ра-│ 11 │ │

│ │ │ │боту │ │ │

├────┼──────────────────┼──────────────────────┼─────────────────────────────┼─────────┼───────────┤

│ 7 │ 02-05 │ 02.04.2007 │Заявление об увольнении │ 12 │ │

├────┼──────────────────┼──────────────────────┼─────────────────────────────┼─────────┼───────────┤

│ 8 │ 02-04 │ 02.04.2007 │Приказ об увольнении │ 13 │ │

├────┴──────────────────┴──────────────────────┴─────────────────────────────┴─────────┴───────────┤

│ Итого 8 (восемь) документов. │

│ Количество листов внутренней описи 1 (один). │

│ Ответственный за составление │

│ ДЮСШ N 37 │

│ А.П. Сковородова │

│ 03.04.2007 │

└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

После увольнения сотрудника с предприятия его личное дело становится законченным и, как правило, передается в архив учреждения либо государственный архив