График документооборота

В графике целесообразно выделить основные направления движения документов в организации: создание (передача), проверка (обработка), хранение. По осуществляемым хозяйственным операциям следует назначить лиц, ответственных за представление документов в установленные сроки.

График лучше оформить распоряжением руководителя как приложение к приказу об учетной политике. С ним следует ознакомить под расписку всех должностных лиц, ответственных за составление и представление тех или иных документов. График документооборота может быть в виде схемы или таблицы, одна из форм которых приведена в Положении.

Преимущество схемы перед таблицей состоит в том, что в ней можно указать не только документы и ответственных за их составление лиц, но и движение "первички" как в целом по организации, так и по ее отдельным структурным подразделениям. Однако составить график в виде схемы сложнее, чем в форме таблицы, поэтому бухгалтеру предстоит выбрать, какому варианту отдать предпочтение. Приведем в качестве примера часть (выписку) графика документооборота транспортной организации, оформленного таблицей.

┌────────────┬──────────────────────────┬────────────────────────────┬────────────────────────────┐

│Наименование│ Составление документа │ Обработка документа │ Передача в архив │

│ ├───────────┬──────────────┼──────────────┬─────────────┼──────────────┬─────────────┤

│ │Ответствен-│Срок исполне-│Ответственное │Срок обработ-│Ответственное │Срок передачи│

│ │ное лицо │ния │лицо │ки │лицо │ │

├────────────┼───────────┼──────────────┼──────────────┼─────────────┼──────────────┼─────────────┤

│Путевые лис-│Диспетчер │На период рей-│Бухгалтер │Ежедневно │Бухгалтер │По истечении│

│ты │(механик, │са (ежедневно)│ │ │ │отчетного пе-│

│ │водитель) │ │ │ │ │риода │

├────────────┼───────────┼──────────────┼──────────────┼─────────────┼──────────────┼─────────────┤

│Журнал учета│Диспетчер │Ежедневно │Бухгалтер │Ежедневно │Бухгалтер │По истечении│

│путевых лис-│(механик, │ │ │ │ │года │

│тов │водитель) │ │ │ │ │ │

├────────────┼───────────┼──────────────┼──────────────┼─────────────┼──────────────┼─────────────┤

│Товарно -│Грузоотпра-│На поездку │Бухгалтер │Ежедневно │Бухгалтер │По истечении │

│транспортные│витель │ │ │ │ │отчетного пе-│

│накладные │ │ │ │ │ │риода │

└────────────┴───────────┴──────────────┴──────────────┴─────────────┴──────────────┴─────────────┘

График документооборота должен соблюдаться всеми лицами, ответственными за составление и обработку документов. Штрафные санкции за его нарушение лучше указать не в приложении к учетной политике, а в положении об оплате труда или премировании. Но это крайняя мера - с работниками можно договориться о своевременном представлении документов, а с ответственными сотрудниками - обойтись и без "штрафного" распоряжения. Для большей уверенности бухгалтера в том, что его не подведут, целесообразно предусмотреть обязанности по соблюдению графика документооборота и сбору документов в должностных инструкциях работников.

Нельзя забывать и о конфиденциальности информации, содержащейся в отдельных бумагах, поэтому следует принять меры по ограничению доступа к ним и защите от несанкционированного использования. В этих целях документы следует хранить не более срока, в течение которого они могут понадобиться, а затем их следует сдать в архив на хранение.