Процессный подход к управлению

Управление – это процесс, состоящий из серии непрерывных взаимосвязанных действий. Каждое это действие само по себе также представляет процесс и эти действия называют управленческими функциями.

Еще Анри Файоль сказал, что управлять – значит предсказывать и планировать, организовывать, распоряжаться, координировать и контролировать. В современной литературе обозначают следующие функции управления: анализ, планирование, организация, распорядительство, мотивация, руководство, координация, контроль, коммуникация, исследование, оценка, принятие решений, отбор персонала, представительство и ведение переговоров.

В разных публикациях приведены различные управленческие функции, но названные сейчас функции управления представляют собой наиболее полный перечень. В современной литературе по менеджменту указанные многочисленные функции объединяются в четыре ведущих: планирование, организация, мотивация, контроль. Есть и другой набор функций: планирование, организация, руководство, контроль. Нам представляется первое суммирование более предпочтительным, потому что, если мы опираемся на человеческий фактор в управлении, то мотивация представляется более важной функцией, нежели руководство.

Однако в практике управления руководители не ограничиваются рассмотрением вышеназванных четырех функций управления. Они, как правило, применяют все вышеназванные 15 функций управления и добавляют еще к ним такую функцию как информация. При этом управление становится более системным, более объемным, учитывающим все возможные состояния.

Например, забвение такой функции управления как представительство отдельными менеджерами образования, руководителями образовательными учреждениями приводит к тому, что вдруг в городской или областной Думе не оказывается депутатов, которые достойно бы представляли интересы образования. А это очень большая потеря в управлении.

Исходя из ведущих функций управления, в современном менеджменте выделяют 10 основных функций менеджера. Он должен уметь:

• грамотно и рационально ставить цели и задачи;

• анализировать ситуации;

• прогнозировать ход событий и последствий;

• планировать свою деятельность и деятельность организации;

• рационально принимать решения;

• мотивировать персонал;

• организовывать работы, налаживать руководство;

• регулировать отношения, разрешать конфликты;

• формировать организационную культуру, управлять ею;

• вести постоянный учет и контроль.

Рассмотрим кратко содержание ведущих функций управления:

Планирование. Функция планирования предполагает решение о том, какими должны быть цели организации, и что должны делать члены организации, чтобы достичь этих целей.

Народная мудрость гласит: «Не бывает попутного ветра у корабля, команда которого не знает, куда она плывет». И по сути своей функция планирования отвечает на три ведущих вопроса:

1.Где мы находимся в настоящее время?

Необходимо уметь оценить сильные и слабые стороны своей организации, необходимо оценить внешние и внутренние возможности.

2.Куда мы хотим двигаться?

Ответ на этот вопрос также предусматривает анализ возможностей и угроз в окружающей среде, учет политических, экономических, технологических, социальных, культурных условий в окружающей среде, готовность к движению и достижению поставленных целей членами организации, персоналом организации.

3.Как мы собираемся сделать это?

Именно руководители, менеджеры должны решить и в общих чертах, и конкретно, что должны делать члены организации, как они должны это делать и когда.

Таким образом, планирование – это процесс обоснования решения и распределения ресурсов: материальных, финансовых, людских, информационных, временных для его реализации. Разделяют следующие виды планирования: краткосрочное, оперативное планирование (на срок до одного года), долгосрочное планирование, стратегическое планирование (на срок до 5-ти лет и более). Необходимо выделить с точки зрения ресурсов следующую классификацию планирования: - это материально-техническое планирование, финансовое планирование, планирование работы с персоналом и другие виды планов.

Организация. Организовать, значит создать некую структуру, чтобы организация могла выполнять свои планы, достигать своих целей. И организация, как функция, включает в себя три основные составляющие: это проектирование работ, проектирование структуры всей организации, построение системы взаимодействий подразделений и руководства ими. Организация предусматривает решение вопроса централизации и децентрализации управления, организацию деятельности структур, решение вопроса о масштабе управляемости и контроля, решение вопроса о соотношении уровней иерархии и масштаба управляемости, разделение специализации труда, выбор эффективных коммуникаций и координаций, распределение прав и ответственности и ряд других вопросов.

Естественно, если говорить о создании новых организаций, новых подразделений ее, необходимо решать вопросы положения об этой организации, положения об этом подразделении, штатного расписания, функциональных обязанностей. Это и есть организация.

Мотивация. Психологи утверждают, что мотивированный человек выполняет работу на 50% лучше, чем немотивированный. В древние времена для мотивации служили хлыст и угрозы, а для немногочисленных избранных – награды. В XVIII-XX веке было широко распространено убеждение, что люди всегда будут работать больше, если у них имеется возможность заработать больше. Для неумелых руководителей это представление сохраняется и до сих пор. Однако в дальнейшем эти отношения к мотиву изменились. Сейчас руководитель знает, что мотивация, т.е. создание внутреннего побуждения к действиям являются результатом очень сложной совокупности потребностей, которые постоянно меняются. И в настоящее время все понимают, что для того, чтобы мотивировать своих работников эффективно, руководителю следует определить, каковы же на самом деле эти потребности и обеспечить способ удовлетворения работников.

Существует несколько процессуальных теорий мотивации. Считается, что мотивация человека возникает в процессе труда. К процессуальным моделям относятся:

• модель Врума;

• теория справедливости Адамса;

• модель Портера-Лоулера;

• модель Локка;

• концепция партисипативного управления.

Рассмотрим кратко некоторые из них.