Технологии сбалансированного управления - А. Гершун, М.Горский
.PDFМетодика заполнения формы «Бюджет административных расходов»
Методика заполнения формы ТФ4 «Бюджет административных расходов сбытовой организации»
Методика заполнения формы ТФ5 «График ожидаемых поступлений денежных средств от продаж»
Заполняется Департаментом экономики и финансов управляющей компании.
Цель составления плана
Планирование и контроль затрат, связанных с управлением фи- нансово-хозяйственной деятельностью сбытовых организаций.
Методика заполнения
Для разработки «Бюджета административных расходов» используется информация предыдущего года о величине административных расходов сбытовых организаций. Предполагается, что административные расходы составляют 10% от выручки в год и распределяются в соответствии с процентным соотношением запланированных продаж по регионам (см. пункт 12 «Основные параметры модели»).
Из формы «Бюджет административных расходов» берется сумма административных расходов по конкретной сбытовой организации и подставляется в соответствующую ячейку (строка «Итого» административных расходов, столбец «Итого») формы «Бюджет коммерческих расходов сбытовой организации».
Административные расходы распределяются по группам статей в соответствии с пунктом 5 «Основных параметров модели», значение проставляется в столбец «Итого».
Административные расходы распределяются по месяцам пропорционально как 1:12. Значения проставляются соответственно в колонки от 1 до 12 напротив групп статей расходов.
В строке «Итого» административных расходов вычисляется сумма по столбцам 1—12.
Для каждой сбытовой организации заполняется свой вариант формы. Алгоритм расчетов представлен в пункте 7 «Основных параметров модели».
Строка 1 «Поступления от предоплат покупателей месяца» заполняется следующим образом: берется 60% выручки от реализации месяца, следующего за расчетным месяцем.
Строка 2 «Сумма задолженности к погашению в текущем периоде за поставки текущего периода (евро), чистые, без НДС» заполняется следующим образом: берется 20% выручки от реализации расчетного месяца.
Строка 3 «Сумма дебиторской задолженности к погашению в текущем периоде за поставки предыдущих периодов (евро), чистые, без НДС» заполняется следующим образом: берется 20% выручки от реализации предыдущего месяца.
«Шахматка» заполняется следующим образом:
Ячейка (п, п) — сумма задолженности к погашению в текущем периоде за поставки текущего периода (евро), чистые, без НДС или 20% выручки от реализации расчетного месяца.
Ячейка (п—1, п) — сумма дебиторской задолженности к погашению |
|
в текущем периоде за поставки предыдущих периодов (€), чистые, |
|
без НДС или 2О% выручки от реализации предыдущего месяца. |
|
Ячейка (п+1, п) — поступления от предоплат покупателей месяца |
|
или 60% выручки от реализации месяца, следующего за расчетным |
|
месяцем. |
|
Методика заполнения бюджетных форм ПК (на примере |
|
завода А) |
|
Заполняется планово-экономическим отделом ПК на основании |
Методика запол- |
данных бюджета продаж по всем регионам, передаваемого из Де- |
нения формы |
партамента экономики и финансов управляющей компании. |
«Бюджет произ- |
Цель составления бюджета |
водства» |
|
|
Формирование количества единиц продукции, подлежащих изго- |
|
товлению, для обеспечения запланированного объема продаж по |
|
регионам. |
|
Методика заполнения |
|
Для разработки «Бюджета производства» используется следующая информация:
•запланированный объем продаж в единицах — из утвержденных бюджетов продаж по каждому региону;
•желаемый запас готовой продукции на конец периода составляет 10% от продаж следующего месяца;
•запас готовой продукции на начало периода равен конечному запасу предыдущего периода;
•фактические данные по запасу на конец декабря предыдущего года;
•прогноз на продажи января следующего года.
Формула расчета:
ЧИСЛО единиц подлежащих изготовлению продукции = = Запланированные продажи + Желаемый запас готовой
продукции на конец периода — Запас готовой продукции на начало периода.
На январь в качестве данных по запасу на начало берутся фактические сведения по запасу на конец декабря предыдущего года (в мо-
Методика заполнения формы «Определение производственной потребности в сырье»
дели для расчета взяли 7% от продаж января). Для расчета запаса на конец для декабря планового года приняли, что продажи декабря планового года равны продажам января следующего года. Таким образом, запас на конец для декабря планового года равен 10% от продаж декабря.
Заполняется планово-экономическим отделом ПК на основании данных технологической карты и бюджета производства.
Цель составления формы
Это входная форма для бюджета прямых затрат на сырье. Для разработки данной формы используется следующая информация:
•технологическая карта;
•бюджет производства;
•фактические данные по запасу сырья на конец декабря предыдущего года;
•прогноз на производственную потребность января следующего года.
Методика заполнения
Формула расчета:
Объем закупок сырья = Производственная потребность + + Желаемый запас сырья на конец периода — Необходимый объем запасов сырья на начало периода.
Определяем производственную потребность.
Из технологической карты берутся данные по сырью 1, которое используется для производства всех видов продукции.
Количество сырья 1, используемое для производства конкретной продукции умножается на число единиц продукции, подлежащих изготовлению в каждом месяце (данные берутся из «Бюджета производства»).
Например, для января: 4,4 * 39925+ 3,6 *16255 + 0,9*104364+ +1,2*81172=425520
Такая последовательность действий аналогична для других видов сырья.
Определяем желаемый запас сырья на конец периода: желаемый запас согласно модели составляет 2% от производственной потребности следующего месяца (пункт 18 «Основных параметров модели»).
Для расчета запаса сырья на конец для декабря планового года |
|
|
принимаем, что производственные потребности декабря планово- |
|
|
го года равны производственным потребностям января следующе- |
|
|
го года. Таким образом, запас сырья на конец для декабря планово- |
|
|
го года равен 2% от продаж декабря. |
|
|
Определяем желаемый запас сырья на начало периода: запас гото- |
|
|
вой продукции на начало периода равен конечному запасу предыду- |
|
|
щего периода (согласно пункту 19 «Основных параметров модели»). |
|
|
На январь в качестве данных по запасу сырья на начало берутся |
|
|
фактические данные по запасу на конец декабря предыдущего года |
|
|
(в модели для расчета взяли 1% от продаж января). |
|
|
Заполняется планово-экономическим отделом ПК на основании |
Методика запол- |
|
маркетинговых исследований рынка сырья. |
нения формы «Пла- |
|
Цель составления формы |
нирование цен |
|
на сырье» |
||
|
||
Это входная форма для бюджета прямых затрат на сырье. Для |
|
|
разработки данной формы используется следующая информация: |
|
•данные маркетинговых исследований рынка сырья;
•форма «Определение производственной потребности в сырье».
Методика заполнения
Данные по стоимости 1 кг каждого вида сырья умножаются на объем закупок сырья для каждого месяца.
Заполняется планово-экономическим отделом ПК.
Цель составления формы
Определение суммы затрат на сырье. Для разработки данной формы используется следующая информация:
•бюджет производства;
•форма «Определение производственной потребности в сырье»;
•форма «Планирование цен на сырье».
Методика заполнения
Используются данные по числу единиц продукции, подлежащих изготовлению, из бюджета производства и вся информация из входящих форм «Определение производственной потребности в сырье» и «Планирование цен на сырье».
Методика заполнения формы «Бюджет прямых затрат на сырье»
Методика заполнения формы «Прямые затраты на труд» (входящая форма для бюджета прямых затрат на труд)
Методика заполнения формы «Бюджет прямых затрат на оплату труда»
Методика заполнения формы «Бюджет общепроизводственных расходов»
Заполняется планово-экономическим отделом ПК.
Цель составления формы
Входящая форма для бюджета прямых затрат на оплату труда. Для разработки формы используется следующая информация:
•бюджет производства;
•норма труда (количество часов на производство единицы продукции);
•тарифная ставка.
Методика заполнения
Из бюджета производства берется число единиц продукции, подлежащих изготовлению по каждому виду продукции.
Число единиц продукции, подлежащих изготовлению по каждому виду продукции, умножается на норму труда, получается объем работ.
Объем работ умножается на тарифную ставку (2 евро/час), получается сумма прямых затрат на оплату труда по видам продукции (для расчета себестоимости).
Заполняется планово-экономическим отделом ПК.
Цель составления формы
Планирование прямых затрат на оплату труда. Методика заполнения
Это отчетная форма, созданная на основе формы «Прямые затраты на труд».
Заполняется планово-экономическим отделом ПК.
Цель составления формы
Планирование общепроизводственных расходов (ОПР).
Для разработки формы используется следующая информация, содержащаяся в пункте 22 «Основных параметров модели».
Методика заполнения
Предполагается, что на ОПР выделяется 400 тыс. евро. Эта сумма распределяется в равных долях по месяцам. В рамках каждого месяца затраты распределяются в процентном соотношении согласно пункту 22 «Основных параметров модели».
новый период (по фактически отгруженной или поставленной потребителям продукции либо по оказанным услугам) со всеми видами расходов, которые предполагает понести в этот же период компания и которые связаны с получением доходов и с выделением наиболее важных (критических) статей расходов. Всегда нужно помнить, что в бюджете доходов и расходов дается прогноз стоимости отгруженной продукции в соответствии с прогнозом продаж вне зависимости от условий ее оплаты.
Основной смысл бюджета доходов и расходов — показать руководителям компании эффективность ее хозяйственной деятельности в предстоящий период. БДиР позволяет также установить лимиты (нормативы) основных видов расходов, целевые показатели (нормативы) прибыли, проанализировать и определить резервы формирования и увеличения прибыли, оптимизации налоговых и других отчислений в бюджет, возможности возврата заемных средств, формирования фондов накопления и потребления. Необходимо отметить, что в этом документе не отражается движение реальных денежных средств
Бюджет доходов и расходов составляется и утверждается на весь бюджетный период (обычно это один календарный год), принятый в компании в соответствии с ее бюджетным регламентом. Важно также, что внутри бюджетного периода БДиР должен иметь достаточно подробную разбивку на подпериоды. Эта разбивка зависит от степени технической и организационной подготовленности компании к постановке бюджетирования. Как минимум, разбивка БДиР осуществляется помесячно. Во многих случаях, когда руководителям компании необходима более оперативная информация о состоянии финансов по отдельным видам бизнеса, БДиР может иметь подекадную или понедельную разбивку бюджетного периода, по крайней мере на первые два квартала этого периода.
Поскольку БДиР отражает структуру себестоимости продукции конкретного вида бизнеса, проекта, ЦФО или структурного подразделения (компании в целом в случае сводного бюджета), по нему можно судить о рентабельности производства (норме прибыли), массе прибыли и возможностях погашения кредита. С его помощью можно рассчитать точку безубыточности, определить лимиты основных видов затрат, сумм перечислений вышестоящим органам управления (отчисления от прибыли, погашение общеорганизационных расходов) по результатам хозяйственной деятельности на бюджетный период.
Бюджет движения денежных средств (БДДС). Это план движения расчетного счета и наличных денежных средств в кассе компании, отражающий все их прогнозируемые поступления и списания в ходе хозяйственной деятельности. Он показывает возможные
(предполагаемые на основании условий договоров или контрактов) поступления авансов и предоплаты за поставляемую продукцию, наличных денежных средств, а также задержки поступлений за продукцию, отгруженную ранее (дебиторская задолженность). Важность этого документа в бизнесе все время возрастает. На сегодняшний день именно БДДС является главным документом в системе внутрифирменных бюджетов.
Составление БДДС призвано обеспечить безусловную сбалансированность поступлений и использования денежных средств компании на предстоящий период. Если в бюджете доходов и расходов в какие-то периоды могут быть запланированы убытки в расчете на то, что будущая прибыль перекроет убытки прошлых лет, то в БДДС все поступления денежных средств в любое время должны превышать их использование в тот же период. Так называемое конечное сальдо в БДДС должно быть обязательно положительным.
Составление бюджета денежных средств — один из самых важных и сложных шагов в бюджетировании; основой для его составления служит прогноз объема продаж.
БДДС составляется на весь бюджетный период (обычно на один календарный год) с максимально возможной детализацией. В принципе БДДС должен иметь более детальную разбивку на подпериоды, чем БДиР, поскольку его главная задача — обеспечить планирование бизнеса и контроль за его ликвидностью, разрыв которой (образование отрицательного конечного сальдо) нежелателен даже на один день. Поэтому если БДиР составляется с помесячной разбивкой, то БДДС также должен иметь, как минимум, помесячную разбивку, а лучше более детальную (например, подекадную, понедельную, а еще лучше по банковским дням, хотя бы на первые шесть месяцев бюджетного периода).
Только тогда, когда будете в точности знать движение денежных средств вашей компании, можете быть вполне уверены, что вы в состоянии овладеть финансовой ситуацией в вашем бизнесе и взять ее под контроль. Поэтому при составлении БДДС лучше ориентироваться не на абстрактные финансовые потоки, а на воображаемое движение расчетного счета вашей компании. Конечное сальдо — это не что иное, как остаток денег на расчетном счете (плюс касса) после совершения всех операций за соответствующий период.
Бюджет движения денежных средств отражает потребность во внешнем финансировании (объем кредитов, инвестиций) и способствует более точному определению объемов внешнего финансирования. Его назначение состоит в обеспечении сбалансированности между поступлениями денежных средств (соответствующих
планируемым доходам) и их списанием (в соответствии с запланированными расходами) компанией по бюджетным периодам.
В доходной части бюджета движения денежных средств (поступления) отражаются все источники денежных поступлений, т. е. те денежные средства, которые реально могут поступить на расчетный счет компании в данный бюджетный период. Если по условиям договора или контракта предполагается предоплата или реализация в кредит (передача товара на консигнацию), то неизбежно образуется разрыв между реализацией (отгрузкой) товара и связанными с ними расходами и притоком части денежных средств (части выручки от реализации) на счет компании. И стоимость отгруженных товаров (например, чистая выручка или продажи за данный бюджетный период в бюджете доходов и расходов) не будег совпадать (может оказаться меньше) с объемом поступивших денежных средств за тот же бюджетный период. Для контроля за этим явлением необходимо составить так называемый график погашения дебиторской задолженности, т. е. установить ожидаемый порядок возврата потребителями тех сумм, которые они задолжали вашей компании за ранее поставленную продукцию или оказанные услуги.
Вместе с тем все расходы (согласно бюджету доходов и расходов в данный бюджетный период), связанные с выпуском товарной продукции и получением чистой выручки от реализации, компания понесет и должна будет их оплачивать (списывать со своего счета), но уже в порядке, предусмотренном не вашими потребителями, а вашими поставщиками (комплектующих, материалов, работ) И если окажется, что остатки денежных средств на начало бюджетного периода (вступительное сальдо) и все деньги, полученные из всех источников за определенное время (бюджетный подпериод — месяц, декада, неделя), будут недостаточны для покрытия расходов, запланированных согласно бюджету доходов и расходов, а также других видов затрат в соответствующий бюджетный период (например, на капитальные вложения в связи с технической реконструкцией предприятия), то руководители компании будут вынуждены предпринимать шаги по поиску дополнительных источников денежных средств на соответствующий бюджетный период (взять кредит в банке или найти иную форму привлечения внешних финансовых средств, эмитировать акции, зачеты, использовать способы снижения дебиторской задолженности).
Прогнозный баланс. Это прогноз соотношения всего, чем располагает бизнес в данный момент (все имущество, обязательства потребителей и пр.), т. е. активов, и всего того, что бизнес должен другим, т е. пассивов (обязательств перед поставщиками, бюджетом, банками и инвесторами). Прогноз этот обычно делается в со-