4.2. Роль и место автоматизированных информационных систем в экономике

В реальной организации ИС организации или предприятия может оказаться реализованной средствами ручного труда с использование бумажных документов, а может оказаться реализованной средствами компьютерной обработки с использованием электронных документов, но может быть и нечто среднее.

Рисунок 19. Место ИС в структуре системы управления.

Можно с позиции кибернетики дополнить структуру системы управления представленную на рисунке 18 и определить место автоматизированной информационной системы (АИС) в системе управления. На рис. 19 представлена видоизмененная структура системы управления (промышленного предприятия, торговой организации, коммерческого банка, государственного учреждения и т.д.), где основные информационные потоки между внешней средой, управляемой и управляющей подсистемой помечены метками над стрелками ИП1, ИП2, ИП3, ИП4 и связаны с поддерживающей их АИС.

Современный уровень автоматизации и информатизации общества предопределяет использование новейших технических, технологических, программных средств в различных ИС организаций.

Автоматизация ИС может быть необходима в следующих случаях:

• физические и психологические возможности человека для управления данным процессом недостаточны (максимум человек способен контролировать одновременно не более 30 показателей, масса информации «захлестывает» и трудно найти необходимую и достаточную информацию для принятия решений);

• персонал организации проводит много времени в поисках информации, но остается еще много не обработанной информации из-за нехватки времени;

• участие человека в управлении процессом требует от него слишком высокой квалификации (например, быстрых и сложных расчетов, компьютер может выполнить эти операции за секунды);

• одной и той же информацией пользуется большое количество сотрудников организации для проведения различных видов обработки;

• партнеры, клиенты, конкуренты используют автоматизацию;

• система управления находится в среде, опасной для жизни и здоровья человека…

В результате в организациях автоматизируются ИС и создаются и внедряются автоматизированные информационные системы.

Автоматизированная информационная система (АИС) - представляет собой совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений.

Внедрять ли автоматизацию, компьютерные технологии в ИС это вопрос экономической целесообразности.

Потенциальный эффект внедрения автоматизации в ИС представлен в таблице 2.

4.3. Структура автоматизированной информационной системы (аис) в экономике.

Информационные потоки, движущиеся в организации, проходят через соответствующие автоматизированные информационные технологии, которые в свою очередь размещены в конкретных автоматизированных рабочих местах специалистов.

Любая АИС, с точки зрения профессионала-информатика, включает два структурных компонента:

• функциональная подсистема,

• обеспечивающая подсистема.

Функциональная подсистема АИС представляет собой комплекс экономических задач с высокой степенью информационных обменов (связей) между задачами.

Задача – некоторый процесс обработки информации с четко определенным множеством входной и выходной информации (например, начисление сдельной заработной платы, учет прихода материалов, оформление заказа на поставку и т.д.).

Потенциальный эффект внедрения автоматизации в ИС

Таблица 2

Сфера воздействия	Результат
1	2
Управление	Сокращение количества уровней управления; Снижение административных расходов; Высвобождение работников среднего звена управления и упразднение ряда функций; Освобождение работников от рутинной работы за счет ее автоматизации, высвобождение времени для интеллектуальной деятельности; Получение рациональных вариантов решения управленческих задач за счет внедрения математических методов и интеллектуальных систем; Автоматизация создает организационную гибкость; Повышение производительности труда; Экономия времени; Повышение квалификации и профессиональной грамотности управленцев; Увеличивается конкурентное преимущество; Увеличивается выручка и прибыль, уменьшаются издержки.
ИС	Совершенствование структуры потоков информации и системы документооборота в фирме; Эффективная внутрифирменная координация с помощью электронной почты; Обеспечение достоверности информации; Замена бумажных носителей данных на оптико-магнитные носители – рациональная организация переработки информации на компьютерах и снижение объемов документов на бумаге; Прямой доступ к информационному продукту.
Производство	Сокращение времени на проектирование и производство; Изделия более проработаны – надежны, проще реконструируются, меньше простаивают из-за поломок; Расширение свойств продукции и сферы ее возможного применения; Уменьшение затрат на производство продуктов и услуг; Сокращение затрат труда и средств на приемку, обработку и выполнение заказов; Предоставление потребителям уникальных услуг; Повышение производительности труда; Повышение качества товаров и услуг; Рационализация материально-технического снабжения; Снижение уровня запасов.
Маркетинг	Уменьшение затрат времени на распространение изделий; Отыскание новых рыночных ниш; Возможность идентификации потребителей изделия; Создаются новые возможности по получению и распространению информации; Поддержка продаж; Более эффективное взаимодействие с заказчиками (наглядность, скорость передачи сообщений); Повышается способность гибко реагировать на спрос и оперативно удовлетворять новые желания потребителей.

Состав функциональных подсистем во многом определяется особенностями организации, ее отраслевой принадлежностью, формой собственности, размером, характером деятельности.

Функциональные подсистемы АИС могут строиться по различным принципам:

• предметному,

• функциональному,

• проблемному,

• смешанному (предметно-функциональному).

Так, с учетом предметной направленности использования АИС в хозяйственных процессах промышленного предприятия выделяют подсистемы, соответствующие управлению отдельными ресурсами:

• управление сбытом готовой продукции;

• управление производством;

• управление материально-техническим снабжением;

• управление финансами;

• управление персоналом.

При этом в подсистемах рассматривается решение задач на всех уровнях управления, обеспечивая интеграцию информационных потоков по вертикали.

Для реализации функций управления выделяют следующие подсистемы:

• планирование,

• регулирование (оперативное управление),

• учет,

• анализ и т.д.

Проблемный принцип формирования подсистем отражает необходимость гибкого и оперативного принятия управленческих решений по отдельным проблемам в рамках систем поддержки принятия решений, например, решение задач бизнес-планирования, управления проектами. Такие подсистемы могут реализовываться в виде локальных информационных систем, импортирующих данные из корпоративной информационной системы (например, системы бизнес-планирования на основе пакета прикладных программ Project-Expert), или в виде специальных подсистем в рамках корпоративной АИС (например, информационной системы руководителя).

Корпоративная (интегрированная) АИС автоматизирует все функции управления на всех уровнях управления. Такая АИС является многопользовательской, функционирует в распределенной вычислительной сети.

Локальная АИС автоматизирует отдельные функции управления на отдельных уровнях управления. Такая АИС может быть однопользовательской, функционирующей в отдельных подразделениях системы управления.

На практике чаще всего применяется смешанный предметно-функциональный подход, согласно которому построение функциональной структуры АИС – это разделение ее на подсистемы по характеру хозяйственной деятельности, которое должно соответствовать структуре организации и системе управления, а также характеру выполняемых функций управления. Используя этот подход, можно выделить следующий типовой набор функциональных подсистем в общей структуре АИС организации (см. рис. 20).

Подсистемы, построенные по функциональному принципу, охватывают все виды хозяйственной деятельности предприятия (производство, снабжение, сбыт, персонал, финансы). Подсистемы, построенные по предметному принципу, относятся в основном к оперативному уровню управления ресурсами.

Вторая компонента в структуре АИС обеспечивающие подсистемы являются общими для всей АИС независимо от конкретных функциональных подсистем, в которых применяются те или иные виды обеспечения. Состав обеспечивающих подсистем не зависит от выбранной предметной области. В состав обеспечивающих подсистем входят следующие:

• организационного обеспечения,

• правового обеспечения,

• технического обеспечения,

• математического обеспечения,

• программного обеспечения,

• информационного обеспечения,

• лингвистического обеспечения,

• технологического обеспечения.

Подсистема организационного обеспечения является одной из важнейших подсистем АИС, от которой зависит успешная реализация целей и функций системы. В составе организационного обеспечения можно выделить четыре группы компонентов.

Первая группа включает важнейшие методические материалы, регламентирующие процесс создания и функционирования системы:

• общеотраслевые руководящие методические материалы по созданию АИС;

• типовые проектные решения;

• методические материалы по организации и проведению предпроектного обследования в организации;

• методические материалы по вопросам создания и внедрения проектной документации.

Рисунок 20. Структура функциональных подсистем АИС, выделенных по функционально-предметному принципу.

Вторым компонентом в структуре организационного обеспечения АИС является совокупность средств, необходимых для эффективного проектирования и функционирования АИС (комплексы задач управления, включая типовые пакеты прикладных программ, типовые структуры управления организацией, унифицированные системы документов, общесистемные и отраслевые классификаторы и т.п.).

Третьим компонентом подсистемы организационного обеспечения является техническая документация, получаемая в процессе обследования, проектирования и внедрения системы: технико-экономическое обоснование, техническое задание, технический и рабочий проекты и документы, оформляющие поэтапную сдачу системы в эксплуатацию.

Четвертым компонентом подсистемы организационного обеспечения является «Персонал», где представлена организационно-штатная структура проекта, определяющая, в частности, состав главных конструкторов системы и специалистов по функциональным подсистемам управления.

Подсистема правового обеспечения предназначена для регламентации процесса создания и эксплуатации АИС, которая включает совокупность юридических документов с констатацией регламентных отношений по формированию, хранению, обработке промежуточной и результатной информации системы.

К правовым документам, действующим на этапе создания системы, относятся: договор между разработчиком и заказчиком; документы, регламентирующие отношения между участниками процесса создания системы.

К правовым документам, создаваемым на этапе внедрения, относятся: характеристика статуса создаваемой системы; правовые полномочия подразделений АИС; правовые полномочия отдельных видов процессов обработки информации; правовые отношения пользователей в применении технических средств.

Подсистема технического обеспечения представляет комплекс технических средств, предназначенных для обработки данных в АИС. В состав комплекса входят компьютеры, осуществляющие обработку экономической информации, средства подготовки данных на машинных носителях, средства сбора и регистрации информации, средства передачи данных по каналам связи, средства накопления и хранения данных и выдачи результатной информации, вспомогательное оборудование и организационная техника.

Подсистема математического обеспечения – это совокупность математических моделей и алгоритмов для решения задач и обработки информации с применением вычислительной техники, а так же комплекс средств и методов, позволяющих построить экономико-математические модели задач управления. В состав математического обеспечения входят: средства математического обеспечения (средства моделирования типовых задач управления, методы многокритериальной оптимизации, математической статистики, теории массового обслуживания и др.); техническая документация (описание задач, алгоритмы решения задач, экономико-математические модели); методы выбора математического обеспечения (методы определения типов задач, методы оценки вычислительной сложности алгоритмов, методы оценки достоверности результатов).

Подсистема программное обеспечение включает совокупность компьютерных программ, описаний и инструкций по их применению в ЭВМ. Подсистему составляют: описание программного обеспечения, текст программ, описание настройки программ, техническое задание на программирование, пояснительная записка, общее описание программы, спецификация программы, руководство программиста, руководство пользователя, описание контрольного примера.

Программное обеспечение делится на два комплекса: общий (операционная система, операционные оболочки, компиляторы, интерпретаторы, программные среды для разработки прикладных программ, системы управления базами данных, сетевые программы и т.д.) и специальный (совокупность прикладных программ, разработанных для конкретных задач в рамках функциональных подсистем, и контрольные примеры).

Подсистема информационное обеспечение – это совокупность единой системы классификации и кодирования технико-экономической информации, унифицированной системы документации и информационной базы.

Унифицированная система документации определяет стандартную форму построения документов, приспособление их к автоматизированной обработке, выдвигает требование минимизации показателей, исключения дублирования и включения всех необходимых для целей управления показателей в документы.

В состав информационного обеспечения включаются два комплекса: компоненты внемашинного информационного обеспечения (классификаторы технико-экономической информации и документы) и внутримашинного информационного обеспечения (макеты/ экранные формы для ввода первичных данных в ЭВМ или вывода результатной информации, структура информационной базы: входных, выходных файлов, баз данных, банков данных, баз знаний, хранилища данных или их системы).

Файл – поименованная совокупность однородной информации по составу и последовательности атрибутов (полей), записанной на магнитном диске с присвоением имени. Иногда файл может соответствовать одному документу, иногда содержать сведения о нескольких экземплярах объектов полученных из различных документов.

База данных (БД) — это специальным образом организованное хранение информационных ресурсов в виде интегрированной совокупности файлов, обеспечивающей удобное взаимодействие между ними и быстрый доступ пользователя к данным.

Банк данных (БнД) — это автоматизированная система, представляющая совокупность информационных, программных, технических средств и персонала, обеспечивающих хранение, накопление, обновление, поиск и выдачу данных. Главными составляющими банка данных являются база данных и программный продукт, называемый системой управления базой данных (СУБД).

База знаний (БЗ) – это совокупность моделей, правил и факторов (данных), порождающих анализ и выводы для нахождения решений сложных задач в некоторой предметной области. Используется для построения экспертных систем.

Хранилище данных (ХД) – это централизованный архив реорганизованных данных: предметно-ориентированных, интегрированных, расположенных с соблюдением хронологии и неизменных, являющихся основой для поддержки принятия решений. Хранилище данных представляет собой многомерную базу данных, отделенную от операционных баз.

Центральным компонентом информационного обеспечения является организованное хранение информации на основе баз, или банков, или хранилищ данных (зависит от объема информации в организации, который включается в АИС), через которые осуществляется обмен данными различных задач. Этот подход обеспечивает интегрированное использование различных объектов в функциональных системах.

Подсистема лингвистическое обеспечение включает совокупность научно-технических терминов и других языковых средств, используемых в информационных системах, а также правил формализации естественного языка, включающих методы сжатия и разрытия текстовой информации с целью повышения эффективности автоматизированной обработки информации и облегчающих общение человека с АИС. Языковые средства, включенные в подсистему лингвистического обеспечения, делятся на две группу:

• традиционные языки (естественные, математические, алгоритмические языки, языки моделирования);

• языки, предназначенные для диалога с ЭВМ (информационно-поисковые языки, языки систем управления базами данных, языки операционных сред, входные языки пакетов прикладных программ).

Подсистема технологического обеспечения АИС соответствует разделению АИС на подсистемы по технологическим этапам обработки различных видов информации:

• первичной и результатной информации (этап технологического процесса сбора, передачи, накопления, хранения, обработки первичной информации, получения и выдачи результатной информации);

• организационно-распорядительной документации (этап получения входящей документации, передачи на использование, этап формирования и хранения дел, составления и размножения внутренних документов и отчетов);

• технологической документации и чертежей (этапы ввода в систему и актуализации шаблонов изделий, ввода исходных данных и формирования проектной документации для новых видов изделий, выдачи на плоттер чертежей, актуализации банков ГОСТов, ОСТов, технических условий, нормативных данных, подготовки и выдачи технологической документации по новым видам изделий);

• баз данных и знаний (этапы формирования баз данных и знаний, ввода и обработки запросов на поиск решения, выдачи вариантов решения и объяснения к нему);

• научно-технической информации, ГОСТов и технических условий, правовых документов и дел (этапы формирования поисковых образов документов, формирования информационного фонда, ведения тезауруса справочника ключевых слов и их кодов, кодирования запроса на поиск, выполнения поиска и выдачи документа или адреса хранения документа).

Все обеспечивающие подсистемы связаны между собой и с функциональными подсистемами. Подсистема организационного обеспечения определяет порядок разработки и внедрения АИС, организационную структуру АИС и состав работников, правовые инструкции для которых содержатся в подсистеме правового обеспечения.

Функциональные подсистемы определяют составы задач и постановки задач, математические модели и алгоритмы, решения которых разрабатываются в составе подсистемы математического обеспечения и которые, в свою очередь, служат базой для разработки прикладных программ, входящих в состав подсистемы программного обеспечения.

Функциональные подсистемы, компоненты математического и программного обеспечения определяют принципы организации и состав классификаторов документов, состав информационной базы. Разработка структуры и состава информационной базы позволяет интегрировать все задачи функциональных подсистем в единую АИС, функционирующую по принципам, сформулированным в документах организационного и правового обеспечения.

Объемные данные потоков информации вместе с расчетными данными относительно степени сложности разрабатываемых алгоритмов и программ позволяют выбрать и рассчитать компоненты технического обеспечения. Выбранный комплекс технических средств дает возможность определить тип операционной системы, а разработанное программное, информационное обеспечение позволяет организовать технологию обработки информации для решения задач, входящих в соответствующие функциональные подсистемы.