2.3. Экономическая информация Характеристика экономической информации.

Основным видом информации, циркулирующим в организации (предприятии), является информация, организующая производственные и технологические процессы и реализующая методы управления этими процессами. Разработка конструкторской и технологической документации, создание и поддержка в актуальном состоянии нормативной базы, планирование, учет и оперативное управление производственными процессами создают на предприятии поток производственно-экономической информации. В силу этого информация, функционирующая в системах управления чрезвычайно разнообразна. Она может быть директивной и распорядительной, производственной и т.д. Наибольший объем, однако, в условиях производства составляет производственно-экономическая информация или сокращенно экономическая информация. Она является наиболее сложной и динамичной с точки зрения требований, предъявляемых к скорости и надежности ее преобразования, полноте и достоверности содержания, своевременности и дифференцированности представления. Таким образом, под экономической информацией будем понимать информацию, которая возникает при подготовке и в процессе производственно-хозяйственной деятельности организаций (предприятий) и в процессе управления этой деятельностью.

Экономическая информация обладает рядом особенностей:

• в основной массе она имеет дискретную форму представления, выражается в цифровом или алфавитно-цифровом виде;

• для хранения отражается на материальных носителях (документах, магнитных лентах и дисках, дискетах);

• ее большие объемы обрабатываются в установленных временных пределах, зависящих от ее конкретных функций, чаще всего это циклическая, регулярная обработка;

• исходная информация, возникающая в одном месте, находит свое отражение при реализации различных функций управления, и в связи с этим подвергается различной обработке несколько раз, что требует многократной перегруппировки данных;

• объемы исходной информации достигают больших размеров при относительно малом числе операций ее обработки;

• исходные данные и результаты расчета, а иногда и промежуточные результаты, подлежат длительному хранению.

Классификация экономической информации

Классифицирование – это распределение заданного множества объектов на подмножества в соответствии с принятой системой классификации. Такие подмножества, объединяющие часть объектов по одному или нескольким признакам классификации, называются классификационными группировками.

Под системой классификации понимается совокупность правил и результат распределения заданного множества объектов на подмножества в соответствии с установленными признаками сходства и различия объектов.

Классификационным группировкам в разных системах классификации присваиваются различные наименования: классы, подклассы, группы, подгруппы, виды и подвиды и т.д.

Признаки, по которым производится классифицирование, называют основаниями деления.

Ступень классификации – результат очередного распределения объектов одной классификационной группировки.

Уровень классификации – совокупность классификационных группировок, расположенных на одних и тех ступенях классификации.

Необходимо учитывать, что классифицируемое множество делимо по какому-либо признаку тогда и только тогда, когда все элементы его обладают свойствами, однозначными с признаками, выбранными для их классификационного деления.

В таком случае для правильного разделения всего множества на классификационные группировки необходимо соблюдать следующие логические правила:

• делить множество на классификационные группировки надо каждый раз по одному основанию деления;

• каждый элемент множества на каждом уровне классификационного деления должен относиться к одной и той же классификационной группировке;

• деление должно быть последовательным, без пропусков очередных ступеней классификации;

• делимое множество должно быть равно сумме (объединению) полученных подмножеств.

Для упорядочения и систематизации описания предметов и понятий их распределяют по некоторым признакам в группы. Учитываемые при этом признаки сходства и различия объектов называют основаниями классификации. Совокупность правил распределения оснований классификации образует систему классификации. В результате применения системы классификации создается классификатор - систематизированный свод наименований и обозначений группировок.

Различают иерархическую и фасетную системы классификации.

В иерархической системе между группировками устанавливаются отношения подчиненности: сначала по одному признаку выделяют крупные группировки, затем внутри них по другому признаку - более мелкие группировки и т.д.

При фасетной системе (фасета - это признак) исходное классифицируемое множество объектов на основании некоторого признака классификации (фасеты Ф1) разбивается сначала на одни подмножества. Затем это же исходное множество разбивается на основании фасеты Ф2 на другие подмножества. Аналогичным образом происходит разбиение исходного множества по фасетам (признакам), но необходимо, чтобы признаки в различных фасетах не повторялись. В результате получается R независимых классификаций исходного множества.

Экономическая информация обычно классифицируется по следующим признакам, которые отражены на рис. 4.

По функциям управления информацию можно разделить на плановую, учетную, аналитическую и управленческую.

Плановую информацию можно разделить на прогнозную, перспективную, текущую, оперативную для подготовки производства - технико-экономического и перспективного планирования, или для основного, вспомогательного и обслуживающего производства.

Учетная информация также может быть дифференцирована.

Например, по видам учета информацию можно подразделить на оперативно-техническую, бухгалтерского учета, статистическую. Далее любая из них может, в свою очередь, подразделяться на структурным подразделениям предприятия, организации.

По способу образования информация может быть первичной и вторичной. Вторичная информация возникает в результате преобразования первичной и может быть промежуточной и итоговой (результативной).

Так, например, информация о выработке рабочего за день - первичная, итоговая за декаду - вторичная промежуточная, итоговая за месяц - результатная, так как на ее основе начисляется заработная плата.

Первичная информация непосредственно отражает состояние производственного процесса на предприятии, фиксируется в момент свершения производственных операций и, как правило, одновременно регистрируется на материальном носителе (документы, счетчики, датчики),

Вторичная информация, как промежуточная, так и итоговая, получается в результате обработки (обычно в автоматизированном режиме).

По информационной насыщенности информация может быть недостаточной, полной и избыточной.

Недостаточная информация не содержит всех данных для характеристики производственно-хозяйственного процесса.

Избыточная позволит получить более точные результаты после обработки, но с большими затратами труда. Избыточная информация приносит потери при управлении объектами, так перегружает органы управления дополнительной работой.

Информация должна быть полной и достаточной для работников данного уровня управления.

Избыточная и недостаточная информация в значительной степени зависит от рациональности построения информационной системы на предприятии (организации).

По объективности отражения информация может быть достоверной или недостоверной. Часто при возникновении информация достоверна, а в процессе регистрации, передачи, обработки, хранения появляются искажения из-за ошибок или несовершенства используемых средств.

По стабильности информацию подразделяют на переменную, постоянную и условно-постоянную.

К переменной относят информацию, изменяемую во времени и однократно используемую в расчетах, например, фактический выпуск продукции участком, цехом, предприятием, расход материальных ресурсов за определенный промежуток времени и т.п.

Постоянная информация сравнительно долго не изменяется во времени и многократно применяется в расчетах, например, нормативная, расценочная, справочная информация, а также различные константы.

К нормативной информации относят, например, нормативы расхода материалов на производство деталей, изделий, нормы и нормативы расхода труда, энергии на единицу продукции и т.п.

Условно-постоянная информация занимает промежуточное положение между постоянной и переменной. Она изменяется во времени, но значительно реже, чем переменная, оставаясь постоянной определенный плановый промежуток времени и многократно участвуя в расчетах.

К ней относят плановую информацию, перечень поставщиков сырья, материалов, потребителей продукции и т.п.

Степень стабильности условно-постоянной и постоянной информации измеряется коэффициентом стабильности:

Кст = Н / П, где

Н - число неизменяемых позиций номенклатуры в течение года;

П - общее число позиций номенклатуры на начало квартала, года.

Информация считается постоянной, если коэффициент стабильности больше 0,8 (ноль целых восемь десятых).

К постоянной и условно-постоянной информации предъявляется повышенные требования достоверности.

По месту возникновения и использования информацию подразделяют на входящую, внутреннюю и исходящую.

• Входящая информация поступает в подразделение извне, от других подразделений предприятия и внешних организаций.

• Внутренняя информация формируется и используется внутри подразделения.

• Исходящая информация выходит из подразделения и передается в другие подразделения или внешние организации.