Робота з текстом

МІНІМАЛЬНИЙ НАБІР ТИПОВИХ ОПЕРАЦІЙ

Операції, роботи з документом вцілому

Мінімальний набір типових операцій включає операції, роботи з документом вцілому, над абзацами документа і над його фрагментами. До операцій, роботи з документом, відносяться:

• створення нового документа — присвоєння документу унікального імені і набір усього тексту документа на клавіатурі;

• завантаження попередньо створеного документа в оперативну пам'ять;

• збереження документа — копіювання документа з оперативної пам'яті в зовнішню;

• видалення документа — видалення створеного чи завантаженого документа з екрана;

• роздруковування документа — створення твердої (паперової) копії документа.

Операції, роботи над абзацами документа

Абзац є ключовим елементом у структурі документа для багатьох текстових процесорів (хоча маються й інші, наприклад, у WinWord — розділи).

Зазначені операції включають установку границь абзаців і їх відступів, вирівнювання, а також включення переносу слів.

Установку границь абзаців роблять за допомогою маркерів відступів, що знаходяться на координатній лінійці, чи відповідними командами меню.

Вирівнювання. Розрізняють чотири види горизонтального (вліво, вправо, по центру, по ширині) і три види вертикального вирівнювання (нагору, вниз, по висоті).

Перенос. При виключеному режимі автоматичного переносу слово, що не помістилося на рядку, цілим переноситься на наступний рядок. Це не додає елегантності тексту; його правий край залишається нерівним. Для поліпшення зовнішнього вигляду тексту використовують режим переносу. При ручному варіанті переносу користувач сам визначає місце переносу, вводячи дефіс, і натисканням на клавішу <Enter> переходить на наступний рядок. Використання такого режиму переносу приводить до необхідності видалення дефісів при повторному форматуванні тексту документа.

При включеному режимі автоматичного переносу реалізується м'який варіант переносу: текстовий процесор сам поділяє слово на склади і переносить його найкращим способом. Цей режим не створює ніяких труднощів при повторному форматуванні.

Операції, вироблені з фрагментами тексту

Ці операції включають виділення фрагмента тексту, його переміщення, чи копіювання, видалення, що були розглянуті перед цим. Крім того, виділений фрагмент тексту можна надрукувати, зробити пошук і заміну символів, змінити шрифт і ряд інших операцій.

РОЗШИРЕНИЙ НАБІР ТИПОВИХ ОПЕРАЦІЙ

Контекстний пошук і заміна

Режим контекстного пошуку і заміни реалізується пошуком в документі деякого текстового елемента і заміною його на інший, заданим користувачем. Замінний і заданий текстові елементи можуть бути різної довжини, містити в собі одне слово, групу слів, частини слова, числа й інші знаки. Існує ряд додаткових умов для виконання операції пошуку і заміни. Вкажемо деякі з них.

• Одноразова і глобальна заміна. Режим одноразової заміни припиняє пошук після знаходження першого входження елемента що заміняється. Глобальна заміна заміняє усі входження елемента якого заміняємо.

• Автоматична і ручна заміна. Режим ручної заміни вимагає підтвердження користувача на заміну після знаходження кожного входження замінного елемента. Автоматичний режим такого підтвердження не вимагає.

• Чутливість і нечутливість до рядкових і прописних символів. При виборі режиму, чуттєвого до рядкових і прописних символів, регістр, у якому відображений замінний елемент, має значення при пошуку. Іншими словами, якщо ви, наприклад, задали замінний елемент как ibm, текстовий процесор не зверне уваги на слово IBM.

• Напрямок пошуку. Як правило команда пошуку і заміни реалізує пошук, починаючи від курсору, і до кінця документа. В ряді текстових процесорів напрямок пошуку можна змінити на зворотній. В інших текстових процесорах (наприклад, WinWord) за допомогою спеціальних символів реалізується мова запитів, що дає можливість здійснювати контекстний пошук за складними критеріями.

Операції збереження

Операція збереження записує відредагований документ, що знаходиться в оперативній пам'яті, на диск для постійного збереження. Тип збереженого документа звичайно привласнюється текстовим процесором автоматично. Наприклад, у текстовому процесорі Word документу привласнюється тип .DOC, а в текстовому процесорі WD — тип .ТХТ. Більшість текстових процесорів використовують наступні три операції збереження даних.

• Зберегти і продовжити редагування. Ця операція виконується періодично, гарантуючи збереження більш свіжої копії проектованого документа на випадок можливої його втрати.

• Зберегти і вийти. Ми використовуємо цю операцію для збереження відредагованого документа і виходу в операційну систему.

• Вийти без збереження. Ця операція дозволяє вийти в операційну систему без збереження документа, з яким працювали.

У текстових процесорах, що мають багатовіконний режим роботи, передбачаються одна операція виходу й окремі операції збереження і закриття вікон. Якщо при виході у вікні, що закривається, залишається незбережений змінений документ, то текстовий процесор додатково запитує, чи варто зберегти документ чи ні.

Текстові процесори за допомогою резервних файлів забезпечують захист створених документів від можливої втрати. Для цього спеціальною командою збереження забезпечується режим, коли одночасно зберігаються два файли того самого документа — поточний і резервний. Після внесення змін у документ попередня його версія автоматично зберігається як резервний файл: йому привласнюється тип .ВАК, а відредагована версія розглядається як поточний файл. Тип поточного файлу визначає сам чи користувач самостійно його привласнюється (наприклад, .ТХТ, чи .DOC). У такий спосіб зберігається тільки остання, змінена версія документа; більш ранні версії губляться. Хоча зміст поточного і резервного файлів не однаковий, можливість використання останнього (у випадку пошкодження, втрати поточного файлу) грає дуже велику роль. Як ми покажемо надалі, автоматичне збереження резервних файлів може виявитися недостатнім для забезпечення захисту важливих документів і програм. У цьому випадку створюються додаткові копії, що зберігаються окремо від основних.

Важливим фактором захисту створюваних документів є функція автозбереження, яка може виконуватися як звичайна операція збереження або спеціальна операція збереження поточного стану текстового процесора в спеціальному файлі. В останньому випадку при аварійному припиненні роботи цей стан може бути відновлено, включаючи вміст усіх вікон, положення курсорів у вікнах і т.п.

Увага! Зберігайте результати своєї роботи. Для этого кожні 10-15 хвилин виконуйте операцію збереження, установіть режим автозбереження, якщо він є в текстовому процесорі.

Зберігаєте копії документів в друкуваному виді і будете впевнені в тому, що цінна інформація не втратиться ні при яких обставинах.

Перевірка правопису слів і синтаксису

Режим перевірки правопису і синтаксису виконується спеціальними програмами (Spellerchecker), що можуть бути автономними або вбудованими в текстовий процесор. Ці програми значно розрізняються по своїх можливостях. Найбільш могутні з них перевіряють не тільки правопис, але й відмінювання, дієвідміну, пунктуацію і навіть стиль. Зазначений режим використовують для контролю одного слова, чи сторінки документа. Зазначене слово зіставляється з його написанням у словнику і у випадку будь-яких невідповідностей видається на екран для редагування. При цьому користувачу пропонується наступний вибір:

1) провести виправлення;

2) ігнорувати помилку;

3) додати дане слово в допоміжний словник.

Багато текстових редакторів пропонують додаткові послуги (наприклад, варіанти написання слова), що полегшують виправлення помилок. Але пам’ятайте, що можливості програми залежать від повноти словника. Тому постійно поповнюйте допоміжний словник, вносячи в нього слова, відсутні у вихідному словнику.

Крім перевірки помилок пунктуації і видачі пропозицій, що до їхнього усуненню цей режим забезпечує виявлення деяких помилок стилю, зокрема неправильне використання великих і малих літер, повторення того самого слова декілька разів підряд, відсутність пропуску між словами, відсутність других лапок і т.п. Усі зазначені помилки виявляються на основі порівняння тексту з основними правилами, що зберігаються в пам'яті. Відмітимо, що використовуваний у рамках текстового процесора набір таких правил істотно обмежений.

Словник синонімів

Словник синонімів допоможе уникнути повторень і зробить елегантним ваш стиль викладу інформації. Його використання надзвичайне просте. Наведіть курсор на цікавляче вас слово і введіть команду перегляду словника синонімів. Текстовий редактор видасть на екран недекілька синонімів. Виберіть той, який вам більше подобається, і він автоматично буде перенесений в документ.

Установка загальних параметрів сторінки

Розрізняють логічну і фізичну сторінки. Фізична сторінка (у деяких текстових редакторах замість цього терміна використовується термін "розмір паперу") звичайно має деякий стандартний розмір, наприклад 210х297 мм, а логічна сторінка утвориться на полі фізичної за винятком установлених користувачем границь. Кількість даних на логічній сторінці визначається, з однієї сторони,

Співвідношення логічної і фізичної сторінок

щільністю друку (кількістю знаків на рядку), а з іншого боку - розрідженістю рядків (інтервалом між рядками). Якщо ви збираєтеся працювати з подвійними аркушами, чи конвертами наклейками, вам належить установити нові розміри фізичної сторінки.

Аналогічно тому, як здійснюється твердий і м'який переніс каретки на новий рядок, текстовий процесор здійснює м'який і твердий перехід на нову сторінку. М'який перехід здійснюється автоматично після заповнення останнього рядка на сторінці. Однак користувач може почати нову сторінку, не чекаючи її остаточного заповнення, подавши команду твердого переносу.

Існує також команда заборони розриву сторінок, що використовується, коли ви хочете, щоб визначена частина документа (наприклад, таблиця) знаходилася на одній сторінці. У цьому випадку ви повинні поставити команду заборони розриву сторінок перед цікавлячою вас таблицею, щоб запобігти її розрив.

При розриві абзацу багато текстових процесорів забезпечують контроль за так називаними висячими рядками. Висячим рядком називається перший рядок нового абзацу, якщо він знаходиться на останньому рядку сторінки, чи останній рядок абзацу, на початку сторінки (Orphan). Розміщення абзацу при його розриві може регулюватися по-різному. Наприклад, не менш двох рядків наприкінці сторінки і не менш трьох рядків на початку.

Для введення нумерації сторінок у створюваному вами документі текстовий процесор запропонує спеціальне меню, у якому ви зможете указати всі цікавлячі вас умови нумерації: місце розташування на листі номера сторінки, відміну нумерації першої сторінки, використання колонтитулів і ін. Номера сторінок проставляються в колонтитулі.

Колонтитули являють собою один чи декілька рядків, що поміщаються на початку чи кінці кожної сторінки документа. Вони як правило містять номери сторінок, назви глав і параграфів, назва та адреси фірми і т.п. Колонтитули можуть розрізнятися для парних і непарних сторінок, а також для першої сторінки і наступних. Використання колонтитулів дозволяє краще орієнтуватися в документі, а також використовувати додаткові можливості реклами.

Використання шаблонів

Для уніфікації структури і зовнішнього вигляду документів використовуються стандарти. Інструментами стандартизації документів, створюваних у рамках текстових процесорів, є шаблони. Шаблони дозволяють складати і зберігати універсальні бланки документів різного типу: листів, службових записок, доручень, платіжних доручень. Складовою частиною шаблонів є стилі, що визначають зовнішній вигляд символів і абзаців. Починаючи складати визначений документ, ви спочатку викликаєте шаблон цього типу документів, а вже потім заповнюєте його. Створення документа при цьому зводиться до заповнення його визначених полів текстом. Один раз зроблений на основі стандартів шаблон може надалі багаторазово використовуватися для створення документів визначеного виду.

Деякі текстові процесори (наприклад, WinWord) зберігають у шаблонах не тільки інформацію, потрібну для створення нового документа, але також і деякі елементи середовища: склад панелей інструментів і меню, набір макросів, коефіцієнт маштабування при відображенні документа і т.п. Цікаво, що документ, створений у WinWord, може бути власним шаблоном.

У розвинутих текстових процесорах існує цілий ряд інструментів, що сприяють автоматизації створення шаблонів. Серед них найважливішими є поля підстановки і макроси.

Використання полів підстановки дає можливість вставляти в шаблон документа нові поля, призначені для подальшого їхнього заповнення користувачем.

Використання макросів

Макросом називають файл, у якому зберігається програма послідовності дій; задана користувачем . Макрос має унікальне ім'я.

За допомогою макросів можна автоматизувати багато типових технологічних етапів при роботі з документами, наприклад, макрос, що виконує послідовність команд по створенню стилю для кожного абзацу документа. Після виклику макросу записана в ньому послідовність чи дій команд буде в точності відтворена.

Макрос створюють двома способами:

• автоматично в спеціальному режимі текстового процесора шляхом запису послідовності дій користувача;

• програмуванням послідовності команд, що подлежащих виконанню.

Макрос може зберігатися в самому файлі документа (наприклад, WinWord ). Він може також зберігатися в спеціальному стильовому файлі как елемент загального оточення документа.

Автотекст

Ефективним інструментом для розробки як шаблонів, так і звичайних документів є так званий автотекст (тезаурус). Автотекст створюється на основі спеціального словника (глосарія), що включає часто вживані слова, фрази і малюнки, що в міру необхідності вставляють у документ. Довільний з зазначених елементів автотексту можна зберегти під визначеним ім'ям разом зі своїм стилем.

Злиття документів

В сучасних текстових процесорах є можливість злиття документів. Для виконання цієї процедури необхідно мати:

• головний документ, що містить постійну інформацію;

• документ — джерело для збереження змінної інформації.

Головним документом може бути стандартна форма чи запрошення, стандартний лист, написи на конверті, тобто форма будь-якого стандартного тексту і т.д.

Документ-джерело повинне являти собою базу даних (чи таблицю), що складається з однотипних записів. У документі-джерелі містяться дані, якими буде заповнюватися головний документ.