- •Виды деловых писем Классификация деловых писем
- •1. Письма, связанные с распространением информации
- •1.1. Информационное письмо
- •1.2. Письмо-сообщение
- •1.3. Письмо-приглашение
- •Сибирская академия госудраственной службы
- •2.4. Письмо-извещение
- •2.5. Письмо-уведомление
- •2.6. Письмо-предложение
- •2.7. Рекламное письмо
- •2. Письма, связанные с обращениями
- •2.1. Письмо-просьба
- •2.2. Письмо-заявка
- •2.3. Гарантийные письма
- •Пример оформления гарантийного письма
- •3. Письма-ответы
- •Примеры писем-согласий
- •3.2. Письмо-отказ
- •Примеры писем отказов
- •3.3. Письмо-подтверждение
- •Примеры писем-подтверждений
- •4. Письма претензионного характера
- •4.1. Письмо-напоминание
- •4.2. Письмо-требование
- •4.3. Претензионное (рекламационное) письмо
- •5. Письма, связанные с выражением личного участия
- •5.1. Письмо-поздравление
- •5.2. Письмо-благодарность
- •5.3. Письмо-соболезнование
- •5.4. Письмо-извинение
- •6. Рекомендательное письмо
- •7. Сопроводительное письмо
5.4. Письмо-извинение
Письмо-извинение — деловое письмо, автор которого приносит извинения адресату за причиненные неудобства.
Письма-извинения, как правило, начинаются следующими фразами:
«Мы искренне сожалеем, что...»,
«Пожалуйста, примите наши искренние извинения за...»,
«Позвольте принести (вам) свои извинения за ...»,
«Приносим свои извинения за то, что ...».
В соответствии с требованиями этикета делового общения в письме требуется объяснить причину, приведшую к возникновению проблемной для адресата ситуации, а в кон-к письма повторить фразу с извинениями, но не буквально, а в иной формулировке, например:
«Еще раз приносим Вам свои извинения»,
«Еще раз просим извинить нас»,
«Из-за непредвиденных обстоятельств...»,
«Из-за неожиданной ситуации, вызванной ...» и т. п.
Примеры писем-извинений
Письмо-извинение в связи с ошибочными действиями |
Уважаемые господа! Приношу Вам свои извинения за недостоверные сведения о некоторых действиях вашей компании, изложенные в моем выступлении на семинаре в Информационном центре 27.03.2012. Эта информация попала в текст выступления из-за ошибки моего референта, который уже получил взыскание. Для исключения возможных негативных последствий произошедшего мною всем участникам семинара направлены письменные сообщения с отказом от той части выступления, в которой содержались недостоверные сведения. Еще раз прошу извинить меня. |
Письмо-извинение в связи с задержкой оплаты счета |
Уважаемые господа! Пожалуйста, примите наши искренние извинения за задержку оплаты счета на поставку партии комплектующих по договору от___________№______, которая произошла по вине нашей бухгалтерии. В настоящее время оплата произведена, и мы надеемся, что это досадное недоразумение впредь не повторится. Еще раз просим извинить нас. |
6. Рекомендательное письмо
Рекомендательное письмо — письмо, в котором дается характеристика конкретного: человека для устройства его на работу, обучение и др.
Рекомендательные письма всегда содержат благоприятные отзывы о характеризуемых, в связи с чем многие специалисты по управлению персоналом считают такие письма субъективными, тем не менее, они имеют определенное значение при оценке кандидата, помогая создать общее представление о соискателе.
Рекомендательное письмо, как правило, пишется на бланке компании — последнего места работы соискателя, подписывается руководителем компании или другим должностным лицом. Для потенциального работодателя рекомендательное письмо — это, скорее, гарантия того, что соискатель действительно работал в данной компании, выполнял определенный круг обязанностей и оставил компанию, сохранив о себе хорошее впечатление.
Рекомендательное письмо представляет собой личный отзыв работодателя о работнике, часто с ручательством за него.
Рекомендательное письмо должно состоять из следующих разделов:
— введение, в котором кратко излагаются обстоятельства знакомства автора письма с рекомендуемым им лицом;
— сведения о рекомендуемом лице (сведения об образовании, уровне подготовки, квалификации, опыте работы, деловые и личностные качества), при этом особо выделяются те его черты и способности, которые могут быть наиболее полезны работодателю в той организации или должности, куда соискатель стремится попасть;
— заключительная часть, в которой автор просит получателя ознакомиться с резюме соискателя или его краткими анкетными данными и назначить встречу для собеседования;
— комплиментарная часть, в которой автор выражает свою признательность. Кроме того, в рекомендательном письме может сообщаться информация о причинах ухода работника из компании и краткое впечатление о результатах трудовой деятельности работника, о его способностях к дальнейшему профессиональному росту.
Объем рекомендательного письма не должно быть большим. Самую важную информацию о рекомендуемом лице следует изложить в одном абзаце, избегая употребление общих фраз.
В письме должна быть указана должность и фамилия рекомендующего, чья подпись стоит в конце рекомендации. Кроме того, желательно указать контактную информацию для возможного уточнения деталей.
Есть несколько отраслей деятельности, где рекомендации обязательны почти без исключений: охранный бизнес, медицина, наука, работа с детьми (няни, гувернантки и т.д).
В остальных случаях использование рекомендательных писем зависит от конкретной ситуации.
Примеры рекомендательных писем
Рекомендательное письмо с изложением основных достижений рекомендуемого лица |
Надеждина Зинаида Александровна занимала должность руководителя отдела маркетинговых исследований в нашей компании. Она зарекомендовала себя как инициативный сотрудник, обладающий организаторскими способностями. Через год после ее прихода в компанию объем продаж увеличился на 15%, был разработан и успешно реализован новый подход к рекламе продукции. Благодаря ее усилиям у компании появились новые партнеры. Особо хочется отметить ее надежность, умение находить решения в сложных обстоятельствах, а также нацеленность на достижение результата. |
Рекомендательное письмо с изложением основных достижений рекомендуемого лица и выражением готовности дать дополнительную информацию |
Мы подтверждаем, что господин Мясов В.И. в период с 4 июля 2009 года по 21 февраля 20012 года работал в нашей компании на должности менеджера продаж. Господин Мясов В. И. был задействован в продвижении новых видов товаров на региональные рынки. Особенно хочется отметить его организаторские способности, умение быстро находить и налаживать связи с партнерам в регионах. Благодаря своим обширным знаниям и работоспособности, он в короткие сроки сумел разобраться с технологическими особенностями новых товаров. Господин Мясов В. И. разработал и провел ряд семинаров и тренингов для дилеров по ознакомлению и работе с новыми продуктами, что способствовало, их продвижению на рынке. Мы благодарны господину Мясову В.И. за успешное сотрудничество. Если информация в рекомендательном письме не показалась вам исчерпывающей, буду рад ответить на ваши вопросы. |
Рекомендательное письмо |
Предъявитель данного рекомендательного письма ... (имя, отчеств фамилия). В течение последних (количество) лет он работал в (название организации) в качестве (должность) и проявил себя как знающий и надежный работник. Его энтузиазм и преданность (название сферы деятельности) всегда высоко ценились как нашими клиентами, так и руководством нашей организации. Без колебаний рекомендую (фамилия, инициалы) для работы в Вашей компании, в его (ее) лице Вы приобретете ответственного, инициативного энергичного работника. |