2. Письма, связанные с обращениями

2.1. Письмо-просьба

Письма-просьбы — деловые письма, имеющие разнообразную тематическую направленность, они могут составляться практически по всем направлениям деятельности организации.

Существует множество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени организаций. Текст таких писем обычно строится по следующей форме: в основной части содержания излагается причина, побудившая обратиться с просьбой и сама просьба; в заключительной части высказывается надежда на ожидаемый результат.

Письмо-просьба может состоять только из одной или двух частей.

В первом случае оно начинается глаголом: «Просим ...» или «Просим Вас ...».

Во втором случае оно содержит обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование просьбы обычно начинается с ключевых фраз:

«В связи с...»,

«Для...»,

«В соответствии с...»,

а изложение просьбы с фраз:

«Обращаемся к Вам с просьбой о ...»,

«Просим Вас предоставить данные о ...»,

«Просим Вас провести...»,

«Просим Вас сообщить информацию о ...» и т. д.

«Просим оказать содействие...»

«Просим выслать в наш адрес...»

«Просим принять участие...»

«Прошу довести до сведения...»

«Прошу ликвидировать задолженность...»

«Прошу принять меры...»

Просьба может формулироваться и без использования глагола «просить», например:

«Надеемся на положительное решение вопроса ...»,

«Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение» и т.п.

В одном письме может излагаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты:

«Одновременно просим Вас...»,

«Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести)...».

Просьба, как составная часть письма, может присутствовать и в других видах деловых писем, например, в сопроводительных, гарантийных и др.

Письмо-просьба требует письма-ответа.

Главная цель данного письма - убедить в необходимости исполнения просьбы, поэтому в тексте письма приводятся необходимые доказательства, прилагаются расчеты, сметы и другие подтверждающие основания, которые оформляются реквизитом «Приложение».

Примеры писем-просьб

Письмо-просьба с ключевой фразой «Просим Вас ...»

Просим Вас выслать календарный план проведения специализированных выставок по канцелярским и офисным изделиям и технологиям в г. Москве на 2005 год с указанием условий участия и размера платы за использование экспо­зиционной площади.

Письмо-просьба с обоснованием

В офисе регионального отделения компании в настоящее время используется четыре компьютера 2007 года выпуска, которые физически изношены и морально устарели. В связи с тем, что объем продаж и технического сопровождения в обслуживаемом отделением регионе резко возрос, для эффективной информационной поддержки деятельности отделения просим разрешить приобретение пяти новых компьютеров для замены используемых.

ОАО «КОНТАКТ»
Маркса пр-т, д. 35, г. Москва, 524632 Тел.: 905 31 00, факс: 903 13 08 e-mail: mdm@svi.ru ОКПО______,ОГРН_______,ИНН/КПП_______	Руководителю Департамента агропромышленного комплекса Томской области С.М. Свиридову
15.03.2008 № 328-07/01 На № __________ от __________
О презентации сельхозтехники и оборудования

Уважаемый г-н Свиридов!

В соответствии с приоритетами Правительства Российской Федерации в 2008 году в Государственный реестр сельскохозяйственной техники и обору­дования включено высокотехнологическое доильное оборудование. По про­грамме федерального лизинга ОАО «Контакт» приобретает для дальнейшей передачи в лизинг доильные установки «Экомол» и доильные линии «ЕлочкаПлюс», выпускаемые компанией ООО «Современные молочные техноло­гии» — мировым лидером по производству доильного оборудования.

Условия приобретения доильного оборудования:

• сроки расчета по договорам...;

• авансовый платеж...;

• удорожание в год не более... годовых.

10—11 июня 2008 г. в г. Красноярске состоится семинар-презентация доильного оборудования, в котором примут участие производители продукции и сельхозпроизводители из различных регионов.

Просим Вас сформировать и направить в ОАО «Контакт» до 1 мая 2008 г. список хозяйств, желающих принять участие в презентации.

Пользуясь случаем, выражаю искреннее уважение к Вам и Вашему коллективу, надеюсь на взаимопонимание и сотрудничество.

Первый заместитель генерального директора, председатель оргкомитета	Личная подпись		М.И. Иванов
Н.А.Протопопов 181 14 36
Эмблема
СПОРТИВНЫЙ КЛУБ «ОЛИМПИЙСКИЙ РЕЗЕРВ»
Морской пр-т, д. 30, г. Москва, 524632 Тел.: 405 20 08, факс: 405 20 06 e-mail: mars@vt.ru ОКПО______,ОГРН_______,ИНН/КПП_______		Президенту коммерческого банка «ОМЕГА-БАНК» А.И. Николаеву
15.03.2008 № 328-07/01 На № __________ от __________
Об оказании спонсорской помощи

Уважаемый Анатолий Иванович!

Руководство спортивного клуба «Олимпийский» и ДЮСШ «Вымпел» благодарит за помощь, оказанную Вами в командировании команды юношей на Кубок Мира, где, как Вы знаете, дети выиграли этот почетный трофей.

К сожалению, на протяжении последних 8—10 лет школа не имела воз­можности приобретать спортивный инвентарь. Все, чем пользуются сегодня дети, - это бывший в употреблении инвентарь, оставшийся от команды мастеров.

Убедительно прошу Вас, уважаемый Анатолий Иванович, оказать помощь для приобретения самого необходимого инвентаря.

Заранее выражаю Вам благодарность и признательность за проявленную заботу о детях и оказанную помощь.

Приложение: список инвентаря на 1 л. в 1 экз.

Президент клуба, заслуженный мастер спорта Российской Федерации	Личная подпись		Ю.М. Митрофанов
И.Ю.Матушкина 334 14 35
ОАО «КОММЕРЧЕСКИЙ БАНК «ОМЕГА-БАНК»
УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
Московская ул., д. 33, г. Москва, 730002 Тел.: 117 55 34, факс: 405 20 06 e-mail: ineks@msk.ru ОКПО______,ОГРН_______,ИНН/КПП_______		Президенту коммерческого банка «ОМЕГА-БАНК» А.И. Николаеву
21.03.2008 № 153-12/01 На № __________ от __________
Об оказании спонсорской помощи

Уважаемые коллеги!

Анализ служебных писем, созданных в акционерном обществе, показывает, что при их подготовке допускаются нарушения требований, изложенных в Инструкции по делопроизводству акционерного общества в разделах 2.2.1, 2.2, 5.6, приложениях № 14, 15:

• не всегда правильно применяются бланки писем;

• нарушаются правила оформления реквизитов письма;

• некоторые письма-ответы, направляемые в федеральные и местные органы исполнительной власти, подписываются руководителями структурных подразделений акционерного общества, хотя они были адресованы руководству акционерного общества.

Прошу учесть эти замечания в работе с документами.

Руководитель управления	Личная подпись	В.Г. Кривушкин
Е.А.Анохина 122 36 58