2.7. Рекламное письмо

Рекламное письмо является коммерческим письмом, в котором содержится описание предлагаемых товаров или услуг в форме, стимулирующей интерес к их приобретению.

Любой организации, осуществляющей коммерческую деятельность, необходимо заниматься рекламой производимой продукции или оказываемых услуг. В практике деловой переписки используются разнообразные по содержанию рекламные письма. Условно можно разделить на две группы:

- письма с предложением товаров или услуг;

- письма, содержащие сведения о фирме.

Кроме указанных видов деловых писем в рекламе широко применяются различного рода проспекты, бюллетени, содержащие подробную, иногда детальную, информацию о товарах и услугах. Они не являются рекламными письмами, но вместе с ними поддерживают рекламную деятельность и, как правило, предоставляются по запросу заинтересованной стороны, которая первичную информацию о фирме или товаре получила именно из рекламного письма или каким-либо иным способом.

Cоставление рекламных писем осуществляется с соблюдением следующих правил:

1. Краткость. Рекламное письмо не должно занимать более одной страницы, так больший по объему текст рекламы скорее всего прочитан не будет.

2. Существенность. Текст рекламного письма должен быть лаконичным, понятно: информативным. В рекламном письме нет необходимости давать детальное описание фирмы, предлагаемых ею товаров или услуг. Следует приводить лишь самые важные сведения, в которых указываются отличия компании, ее товаров от других производителей или поставщиков.

3. Точность. В рекламном письме не следует превозносить заслуги фирмы, ее достижения и преимущества, любую информацию всегда можно проверить, и сделать это не так трудно.

4. Ненавязчивость. Не следует излишне настойчиво предлагать товары или услуги. Неоднократное повторение предложения, даже в разных вариантах, может вызвать его неприятие корреспондентом. Рекламное письмо должно быть убедительным, но ненавязчивым.

5. Строгость оформления. Рекламное письмо является формой представления компании, поэтому его необходимо оформлять на бланке со всеми необходимыми для письма реквизитами без использования элементов украшения (цветочков, розочек, веточек и т.п.).

6. Рациональность стилевого оформления. При оформлении рекламного письма следует использовать шрифты размером не менее 13 пунктов и межстрочные интервалы не менее полуторного.

При составлении рекламного письма следует придерживаться определенного порядка:

Так, если в рекламном письме содержится информация о предлагаемых товарах или услугах, то оно формируется по следующей схеме:

1. Обращение к адресату (например, «Уважаемые господа!» или «Уважаемые коллеги!»).

2. Краткая характеристика компании.

3.Представление товаров или услуг с перечислением их основных достоинств.

4. Указание дополнительных или сопутствующих условий.

5. Предложение о конкретных формах сотрудничества (оптовая или розничная торговля, предложение услуг и т.п.).

6. Выражение готовности предоставить при необходимости образцы товара, детальную информацию о товарах или услугах и ответить на все возможные вопросы потенциального потребителя.

7. Выражение надежды на сотрудничество.

8. Подпись (должность, инициалы, фамилия).

Рекламное письмо, представляющее компанию, составляется по следующей схеме:

1. Обращение к адресату.

2. Краткая характеристика компании.

3. Сведения об основных направлениях деятельности компании, ее достижения достоинствах и преимуществах в сравнении с конкурентами, предлагающими аналогичные товары или услуги.

4. Предложение о конкретных формах сотрудничества.

5. Выражение готовности предоставить любую необходимую информацию о компании и дать ответы на все относящиеся к сотрудничеству вопросы.

6. Выражение надежды на сотрудничество.

7. Подпись (должность, инициалы, фамилия)

В практике встречаются рекламные письма, подписанные не только руководителями компании или ее структурных подразделений, но и рядовыми сотрудниками - менеджерами, старшими менеджерами, экспертами и др. Но для обеспечения более высокого уровня доверия к письму и оказания им большего воздействия на потенциального партнера, лучше, если письмо подписано лицом уровня не ниже руководителя структурного подразделения, а письма, представляющие компанию, вообще лучше подписывать самим руководителям или одним из его заместителей.

При оформлении рекламных писем необходимо придерживаться общих правил оформления деловой переписки, но для привлечения большего внимания к письму допустимо использовать различные способы стилевого оформления текста. Можно, например, применять разные шрифты для отдельных, наиболее важных фрагментов текста, отдельные места текста выделять полужирным шрифтом и др. Но при этом следует соблюдать меру, чтобы эффекты оформления не отвлекали внимания от существа письма.

Примеры рекламных писем

Рекламное письмо об открытии фотостудии

Уважаемые господа! по адресу: 2-я Калужская ул. д. 19. (за торговым центром «Все для ремонта») открылась новая фотостудия «МИР ФОТОГРАФИИ» (тел. 251-77-88) Фотографы высокого уровня квалификации предлагают Вам свои слуги: изготовление художественных фотопортретов фотографирование семейных праздников, свадеб и т.п. изготовление фотографий на фаянсе, керамике и др. художественных изделиях цифровая фотопечать изготовление фотографий для документов восстановление старых фотографий изготовление фотоальбомов для выпускников школ, вузов, для демобилизованных воинов Всегда в ассортименте студии: фотоаппараты и сопутствующие аксессуары фотоальбомы рамки для фотографий Ждем Вас в нашей студии!

Рекламное письмо о компании Обращение Выражение надежды на сотрудничество Краткая характеристика компании Сведения об основных вправлениях деятельности Выражение готовности предоставить необходимую информацию с указанием источников ее получения Подпись

Уважаемые дамы и господа! Спасибо за заинтересованность в наших услугах! Надеемся быть полезными Вам! Наша транспортная компания «РусТранс» работает на рынке грузоперевозками с 1999 года. За это время нашими партнерами по перевозкам грузов стало множество российских компаний, ценящих в партнерах, прежде всего, надежность и стабильность. Мы специализируемся на отправлении мелких и средних партий грузов из Москвы в города России грузовым транспортом, перевозках груза «от двери к двери», ориентируясь на сектор рынка, заинтересованный в отправлении небольших партий при обширной географии перевозок. Мы отвезем Ваш груз в любой населенный пункт России, с которым поддерживается постоянное или периодическое сообщение. Наши преимущества перед другими компаниями очевидны. Это опыт работы на рынке услуг, сформировавшаяся команда специалистов, гибкий подход к нуждам, клиентов, а главное, лучшее сочетание цена-качество. Компания работает с клиентами независимо от формы их собственности и способа оплаты услуг. На сегодняшний день мы также предлагаем свои услуги грузоперевозок по Москве и Московской области, в частности перевозка офиса или квартирный (дачный) переезд. В список данных услуг входят: — предоставление малотоннажных машин (Газель, Зил, Бычок), — рабочего персонала-грузчиков, — организация сквозной доставки груза «от двери до двери» точно в срок, — непрерывное слежение за ходом перевозки и оказание оперативных управляющих воздействий в случае отклонения от договорных условий, — демонтаж и монтаж мебели и частей интерьера, расстановка. В зависимости от характера и объема вашего груза, а также вида перевозки, оценщики компании определят тип и количество упаковки, необходимой для вашего груза. Готовы предоставить любую необходимую информацию Контактные телефоны: (495) 332-04-97, (495) 332-04-60, (495) 332-06-44 Факс (495) 332-06-31 Интернет-сайт www.gruzo-perevozki.ru С уважением, Н.Г. Сиделкин

Рекламное письмо о товарах Обращение Краткая характеристика компании Предлагаемый товар Выражение готовности предоставить необходимую информацию Выражение надежды на сотрудничество Подпись

Уважаемые господа! Наша компания действует на рынке трикотажной одежды уже в течение 10 лет и является одним из ведущих поставщиков этих изделий из Испании, Голландии, Бельгии и Франции в Россию. Компания проявила себя надежным партнером, обеспечивая высокий уровень качества товара и доступные цены. Мы обеспечиваем перевозку предлагаемого товара в пределах стран СНГ, а также его страхование во время транспортировки. К весеннее-летнему сезону 2011 г. нами сформирована новая коллекция модной трикотажной одежды в ценовом пределе от 1000 до 10000 рублей. Если вы заинтересованы в нашем предложении, мы готовы выслать вам каталог одежды весеннее-летней коллекции 2011 г., прайс-лист и предоставить всю интересующую вас информацию. Надеемся на плодотворное сотрудничество. С уважением,