2.5. Письмо-уведомление

Письмо-уведомление - деловое письмо, содержащее официальную информацию каком-либо мероприятии или действиях, имеющих отношение к адресату. Письмо-уведомление близко по назначению и содержанию письму-сообщению, письму-извещению или приглашению.

Уведомления могут публиковаться в средствах массовой информации для оповещения большого круга заинтересованных лиц.

Чаще всего в письмах-уведомлениях используется ключевая фраза «Уведомляем Вас о…», «Уведомляем, что ...» и т.п.

Для составления уведомлений возможно использование унифицированных текстов.

Пример писем-уведомлений

Письмо-уведомление акционерам о размещении акций

Открытое акционерное общество «НЕВСКАЯ ЖЕЛЕЗОДЕЛАТЕЛЬНАЯ КОМПАНИЯ» уведомляет своих акционеров о размещении обыкновенных именных бездокументарных акций в количестве 600000 штук по 1500 рублей каждая. Акционеры имеют преимущественное право приобретения этих ценных бумаг в количестве, пропорциональном количеству принадлежащих им акций общества. Акционер вправе полностью или частично осуществить свое преимущественное право путем направления обществу заявления в письменной форме о приобретении акций, содержащего наименование и местонахождение акционера, количество приобретаемых им акций и документа об оплате. Такое заявление должно быть направлено обществу не позднее дня, предшествующего дате начала размещения дополнительных голосующих акций.

2.6. Письмо-предложение

Письмо-предложение обычно содержит приглашение к деловому сотрудничеству, приобретению товаров, использованию услуг и т.п. В коммерческой деятельности предложение (оферта) — письмо, направляемое продавцом потенциальным покупателям с предложением товаров или услуг и намерением заключить сделку с указанием ее конкретных условий.

Если письмо-предложение направляется корреспонденту впервые, то в нем может содержаться информация об организации-авторе.

В письме-предложении (а оно может быть направлено как одному адресату, так и нескольким) может содержаться:

- детальная информация о предлагаемых конкретных товарах или услугах, что дает основание либо для последующего заключения договора, либо для иных действий адресата по деловому сотрудничеству;

- общая информация, фактически приглашающая к началу переговоров о дальнейшем сотрудничестве.

Для письма-предложения характерно использование одной из следующих ключевых

«В подтверждение нашей договоренности предлагаем Вам...»,

«В связи с ... предлагаем Вам...»,

«На условиях... предлагаем Вам»,

«Предлагаем Вам...».

Письмо-предложение может быть как инициативным, так и ответом на запрос заинтересованного покупателя или потребителя.

Коммерческие предложения (оферты) бывают двух видов: твердые и свободные.

Свободное предложение товаров и услуг направляется многим потенциальным покупателям и не содержит обязательства автора по продаже товаров и оказанию услуг.

Твердое предложение направляется конкретному покупателю с указанием существенных условий поставки товаров или оказания услуг по количественным, качественным и ценовым характеристикам, льготам, скидкам и т.п. Твердое предложение связывает продавца обязательством продать товар или оказать услугу тому, кому они предложены, поэтому необходимым компонентом является указание срока действия предложения, например:

«Предложение действительно до...». Неполучение положительного ответа в указанный срок равносильно отказу принять предложение.

Ключевой фразой, используемой в твердом предложении, может быть:

«В подтверждение нашей договоренности предлагаем Вам...»,

«Предлагаем Вам...»,

«Предлагаем Вам твердо...».

В случае согласия покупателя товара или потребителя услуг со всеми условиями предложения он сообщает продавцу о своем безусловном согласии с предложением (то есть о принятии предложения без оговорок), что означает совершение сделки.

Письмо-предложение о продолжении сотрудничества с ключевой фразой «Предлагаем Вам...»

Предлагаем Вам продолжить начатую в прошлом году работу по привлечению российских специалистов по программному обеспечению в совместных проектах разработки систем управления региональных транспортных перевозок. В реализации этих проектов участвуют такие корпорации, как «Microsoft», «Moon Microsystems» и «Pear».