- •Виды деловых писем Классификация деловых писем
- •1. Письма, связанные с распространением информации
- •1.1. Информационное письмо
- •1.2. Письмо-сообщение
- •1.3. Письмо-приглашение
- •Сибирская академия госудраственной службы
- •2.4. Письмо-извещение
- •2.5. Письмо-уведомление
- •2.6. Письмо-предложение
- •2.7. Рекламное письмо
- •2. Письма, связанные с обращениями
- •2.1. Письмо-просьба
- •2.2. Письмо-заявка
- •2.3. Гарантийные письма
- •Пример оформления гарантийного письма
- •3. Письма-ответы
- •Примеры писем-согласий
- •3.2. Письмо-отказ
- •Примеры писем отказов
- •3.3. Письмо-подтверждение
- •Примеры писем-подтверждений
- •4. Письма претензионного характера
- •4.1. Письмо-напоминание
- •4.2. Письмо-требование
- •4.3. Претензионное (рекламационное) письмо
- •5. Письма, связанные с выражением личного участия
- •5.1. Письмо-поздравление
- •5.2. Письмо-благодарность
- •5.3. Письмо-соболезнование
- •5.4. Письмо-извинение
- •6. Рекомендательное письмо
- •7. Сопроводительное письмо
4. Письма претензионного характера
4.1. Письмо-напоминание
Письмо-напоминание - деловое письмо, используемое при невыполнении организацией-партнером взятых на себя обязательств или принятых договоренностей.
Ключевыми фразами таких писем являются:
«Вторично напоминаем Вам...»;
«Напоминаем Вам...»;
«Обращаем Ваше внимание на то, что...»;
«Ставим Вас в известность, что...».
Текст письма-напоминания может включать в себя две части: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбу выполнить в связи с этим определенные действия. Довольно часто такие письма содержат только собственно напоминание.
В отдельных случаях письмо-напоминание может содержать третью часть: предупреждение о возможности применения определенных санкций при невыполнении адресатом взятых на себя обязательств, например:
«В противном случае мы не несем ответственности за возможные последствия»,
«В противном случае мы оставляем за собой право...»,
«В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции...».
В письме-напоминании может содержаться дополнительная информация с разъяснениями или уточнениями позиции автора.
Примеры писем-напоминаний
Письмо-напоминание о необходимости выполнения договора на поставку с предупреждением о санкциях |
В соответствии с договором поставки от 17.06.2006№28/13 ваша компания взяла на себя обязательства поставлять в наш адрес персональные компьютеры в течение второго полугодия равномерно (1раз в два месяца) партиями по50 шт. Однако вторая партия изделий, предназначенная для поставки в сентябре-октябре месяцах текущего года, до настоящего времени (на 28.10.2006) не оформлена для отгрузки в наш адрес. Напоминаем Вам, что конечной датой отгрузки данной партии компьютеров является 26.10.2006. Убедительно просим Вас срочно обеспечить отгрузку компьютеров, в противном случае мы будем вынуждены, в соответствии с п. 3.7. договора, предъявить штрафные санкции в размере 0,01% от общей стоимости договора за каждый день задержки. |
Письмо-напоминание из одной части (собственно напоминания) |
Напоминаем, что ваша компания ОАО «Закрома» (лицевой счет № 17368) является должником по абонементной плате за пользование выделенным каналом для прямого доступа к сети Интернет. Задолженность на 1 октября 2006г. составила 2550,74 руб. |
Письмо-напоминание с предупреждением о санкциях и дополнительной информацией для адресата |
Городская телефонная станция просит срочно произвести оплату за пользование услугами телефонной связи и сообщить об этом по телефону 2-03-72, факс 2-03-75. При непоступлении оплаты в течение 7 рабочих дней после отправки счета, в соответствии со ст. 37 Федерального закона «О связи», станция будет вынуждена отключить ваши телефоны. Стоимость обратного включения одного номера составляет 1500 руб. (для хозрасчетных организаций) или 1300 руб. (для бюджетных организаций), включая НДС. При непогашении задолженности в течение 15 рабочих дней после отправки счета станция будет вынуждена в одностороннем порядке расторгнуть договор и снять ваши телефоны. Время работы отдела расчетов за услуги связи: Рабочие дни с 9-00 до 18-00 дежурный с 18-00 до 21-00 Суббота, дежурный с 9-00до 17-00 |