2.2. Письмо-заявка

Письмо-заявка — это разновидность письма-просьбы. Обычно письма-заявки не требуют письменного ответа. В ответ на письмо-заявку получателем осуществляются определенные действия по реализации заявленной просьбы: включение указанных в заявке в число участников какого-либо мероприятия, высылка необходимых материалов или изданий и т.п.

Среди писем-заявок особо выделяются документы, представляемые в органы исполнительной власти и подчиненные им организации для регистрации каких-либо прав, поучения разрешений и т.п. Такие документы, называемые заявками, в сущности являются заявлениями и зачастую представляют собой комплекс документов, включающий заявку (заявление), описания, чертежи, списки и др. В этих случаях правовыми актами четко определено, что понимается под заявкой и как она оформляется.

В тексте заявки обычно используются те же языковые обороты, что и в письмах- просьбах:

«Просим. Вас включить в состав группы для участия в выездном семинаре-практикуме ...»;

«Просим Вас зарегистрировать в качестве участников фестиваля ...»;

«Просим Вас предусмотреть участие двух представителей нашей фирмы в конференции ...».

Заявки можно составлять на основе унифицированных форм.

Письмо-заявка на высылку товаров

Просим Вас выслать в наш адрес наложенным платежом 5 экз. учебно-практического пособия: Секретарское дело (образцы документов, организация и технология работы): В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; Под ред. И.К. Корнеева. — М.: Проспект, 2005.

2.3. Гарантийные письма

Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются организации или отдельному лицу. Гарантироваться могут плата за выполненную работу, качество, сроки поставки продукции, оплата товара, аренды и т.д. В таких письмах используются стандартные выражения:

«фирма гарантирует...», «гарантируем...», «просим выслать в наш адрес наложенным платежом...» (вид гарантии), «оплату гарантируем...», «сроки поставки гарантируем...», «качество изделий гарантируем...».

В письме обычно указываются платежные реквизиты организации, дающей гарантии оплаты.

Желательно текст письма согласовывать с юридической службой.

Кроме подписи руководителя организации может быть оформлена подпись главного бухгалтера. Подпись заверяется печатью.

Пример оформления гарантийного письма

ЗАО «КАСКАД» УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ	Государственное учреждение «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела»
Московская ул., д. 33, г. Санкт-Петербург, 730002 Тел./факс: 731 00 01, e-mail: sacha@sts.ru ОКПО______,ОГРН_______,ИНН/КПП_______ 15.03.2008 № 154-12/01 На № __________ от __________
О направлении перечня

Прошу направить в наш адрес «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» в количестве 35 штук.

Оплату гарантируем. Управление делами ЗАО «Каскад»: ИНН/КПП_______, БИК_______, Р/с. _____, К/с _____, ОГРН_____, Код по ОКПО______
Управляющий делами	Личная подпись	Д.Б. Пономарев
Главный бухгалтер	Личная подпись	Н.Л.Суворова
М.П.
Н.Ю.Анохина 181 14 36