4.3. Претензионное (рекламационное) письмо

Письма-подтверждения направляются для сообщения информации о готовности выполнить определенные действия, принять участие в каких-либо мероприятиях и т.д.

При наличии предварительной договоренности в тексте письма-подтверждения кратко излагается ее суть, а при подтверждении получения документов дается их перечисление.

Ключевыми фразами этих писем являются:

«Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие на...)»;

«Поддерживаем Ваше (намерение, обращение, предложение...)».

В письме-подтверждении возможно также изложение просьбы, пожелании, предложения, рекомендации.

5. Письма, связанные с выражением личного участия

5.1. Письмо-поздравление

Письма-поздравления направляются в торжественных случаях: официальный праздник (Новый год, Восьмое марта, День независимости и др.), профессиональный праздник, значительное событие в жизни должностного лица или организации (вручение награды, юбилей, присуждение почетного, научного звания, степени, избрание в какой-либо орган и др.), значимые события в частной жизни.

Поздравления пишутся на бланке письма организации или на специальных бланках поздравлений. Поздравление, подготовленное на бланке письма, должно содержать оформленный в соответствии с требованиями стандарта реквизит «Адресат». Поздравле­ния могут оформляться на бумаге различной цветовой гаммы с украшениями в виде орна­ментов и водяных знаков, имеющей большую плотность, и вкладываться в специальные папки-адреса. В последнем случае поздравление содержит только обращение к лицу или коллективу: «Уважаемый (имя, отчество)!», «Уважаемые господа!», «Уважаемые коллеги!». «Дорогие первокурсники!». При коллективном адресате и при направлении письма-поздравления юридическому лицу пофамильное и поименное обращение не используется.

Следует учитывать, что в настоящее время обращение «господа» не свободно от представления об определенном социальном статусе адресата, поэтому не рекомендуется использовать его при обращении к социально незащищенным группам населения: бежен­цам, безработным, малоимущим и т.п. Это слово обычно используют в обращениях к предпринимателям, руководителям организаций, должностным лицам, деятелям искус­ства, политикам.

При обращении к VIP-персонам (V.I.P. - very important person) часто используется обращение «Глубокоуважаемый ...!» (особо важной персоной считается не только высокое должностное лицо: член правительства, парламента, губернатор, мэр, но и заслуженный деятель науки, искусства, известный общественный деятель).

Письма-поздравления всегда должны быть подписаны.

Если поздравление оформлено на бланке письма, подпись оформляется с указанием должности лица, личной подписью, расшифровкой фамилии.

Если поздравление оформляется не на бланке, подпись имеет обобщенную форму: «Ваши коллеги», «Коллектив компании», «Сотрудники фирмы», «Работники министерства» т.п. Под такой общей надписью обычно располагаются собственноручные подписи лиц, пожелавших присоединиться к поздравлению.

Письма-поздравления составляются в свободной форме, но можно указать и на общую схему текста:

- обращение («Уважаемый...!»);

- поздравление;

- комплиментарная часть;

- пожелания (благополучия, процветания, успехов и т.п.);

- подписи.

Поздравления могут быть как краткими — одно-два предложения, так и достаточно развернутыми. В последнем случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни и деятельности поздравляемого лица, наиболее важные его достижения. Если письмо обращено к организации или ее структурному подразделению, в нем излагаются наиболее важные и значимые достижения организации или подразделения. Текст поздравления от имени организации излагается от 1-го лица множественного числа (поздравляем, желаем), от имени руководителя — от 1 -го лица единственного числа (поздравляю, желаю).

Для писем-поздравлений характерно использование следующих ключевых фраз:

«Искренне поздравляем Вас с ...»;

«Поздравляем Вас в связи с ...»;

«Примите наши искренние поздравления в связи с ...»;

«Сердечно поздравляем Вас с ...» и т.п.

Формулировка поздравления должна быть простой, чтобы восприниматься легко и не вызывать затруднения при чтении.

В комплиментарной части перечисляются основные достижения лица или организации, дается их общая характеристика. При этом следует избегать завышенных оценок и преувеличенных комплиментов.

Соблюдать умеренность необходимо и при формулировке пожеланий. Они должны достаточно общими: желать можно благополучия, процветания, успехов в работе, плодотворного сотрудничества, надежных партнеров, завоевания новых рынков, продвижения по службе, преодоления препятствий и т.п.

В печатных средствах массовой информации нередко публикуют открытые письма- поздравления — письма, обращенные к отдельным категориям граждан (школьникам, студентам, ветеранам, работникам определенной отрасли, жителям отдельного района и др.) В целом, к составлению открытых писем-поздравлений применяются те же правила, что и более торжественным и возвышенным.

Примеры писем-поздравлений

Письмо-поздравление в связи с вступлением в должность

Уважаемый Владимир Владимирович! От имени всех жителей Карелии, правительства и Законодательного собрания республики и от себя лично горячо и сердечно поздравляю Вас с вступлением в должность Президента России. Это знаменательное событие в истории страны, которая входит в XXI век с новым президентом. За короткий срок Вы завоевали признание миллионов россиян. Ваши энергия, реалистический взгляд на состояние дел, глубокое проникновение в суть проблем, доброжелательность и искренность снискали уважение многих жителей Карелии. Об этом свидетельствуют итоги выборов президента России. Свыше 64 процентов избирателей нашей республики отдали голоса за Вас, Владимир Владимирович. Жители страны и Карелии поддерживают Ваше стремление сформировать сильную государственную власть, построить демократическое, правовое, федеративное государство, закрепить права и свободы человека в качестве высшей ценности. Сегодня есть все возможности более успешно, чем прежде, решать назревшие социально-экономические проблемы. От этого напрямую будут зависеть и наше место в мире, и наше благополучие, и политическая стабильность общества, и мощь России. Наша общая цель - преодолеть собственную бедность, обеспечить людям достойную жизнь. Население Карелии готово под Вашим руководством твердо и целеустремленно двигаться к достижению этой цели. Вы уже дважды побывали в нашей республике. Гостеприимная Карелия всегда рада новым встречам с Вами. Желаю Вам, Владимир Владимирович, крепкого здоровья, больших успехов в труде на благо России! С глубоким уважением, Председатель Правительства Республики Карелия С.Л. Катанандов

Новогоднее письмо-поздравление

Уважаемые господа! Примите сердечные поздравления с Новым годом! Желаем доброго здоровья, успехов и счастья! «Торговый Дом братьев Ивановых»

Письмо-поздравление в связи с избранием

Уважаемый Сергей Иванович! Искренне поздравляю Вас с избранием председателем Совета директоров акционерного общества «Домострой». Ваш опыт и высокая профессиональная подготовка послужат дальнейшему укреплению положения Вашей компании на рынке жилищного строительства. Надеюсь на сохранение и развитие взаимовыгодного сотрудничества наших компаний. Желаю Вам крепкого здоровья, успехов и процветания! Председатель совета директоров ОАО «Железобетон» А.Я. Мастеровой

Письмо-поздравление в связи с юбилеем сотрудника

Уважаемый Владимир Иванович! Поздравляем Вас с замечательным юбилеем — 70-летием! Вся Ваша трудовая деятельность связана со строительством электростанций как в России, так и за рубежом. Вы внесли огромный вклад в дело развития электроэнергетикив целом ряде развивающихся государств, работая на руководящих постах в компаниях, осуществляющих строительство электростанций в зарубежных стран Вы принимали и принимаете участие в развитии электроэнергетики в странах Южной Азии.. С Вашим именем связано строительство и реконструкция крупной электростанций в Иране, Алжире, Индии, Вьетнаме. В настоящее время Вы активно работаете над проектом ЭНЕРГОСТАР — строительство в Индии уникальной тепловой электростанции, работающей на нескольких видах топлива. Мы искренне желаем Вам доброго здоровья и дальнейших творческих успехов. Генеральный директор Ю.С. Доморацкий

Письмо-поздравление в связи со значимым событием

Уважаемые господа! Мы были очень рады узнать об открытии Вами нового регионального отделения по производству высококачественных электроинструментов. Желаем Вам успехов и надеемся на продолжение и развитие наших деловых отношений.

Письмо-поздравление в связи с Днем защитника Отечества

С праздником, защитники Отечества! Дорогие ветераны, мы не забыли ваши подвиги, совершенные во время Великой Отечественной войны. Каждый из вас сражался за Родину ради мирной жизни. В этот праздничный день мы с особой сердечностью поздравляем солдат, прошедших ту войну с первого до последнего дня, и с которыми «Тверскую, 13» связывают добрые отношения: А.П. Маресьева, СВ. Шестерикова, В.Л. Говорова, Е.Я. Весника, В.И. Попкова, Н.В. Попо­ва, А.Н. Потемкина, капитана Алексея Чагина, получившего Героя России уже во время чеченских событий. Этот список можно продолжать очень долго. Благодарим вас за все, что вы сделали для нас, для своей Родины! Долгих вам лет жизни!