Документация и бухгалтерские документы, их использование при выявлении и раскрытии преступлений.

Бухгалтерский документ – это юридически значимый документ, подтверждает факт совершения финансовой операции, является средством предупреждения хищения, злоупотребления товарно-материальными ценностями.

Требования к первичным учетным документам:

1. Должны быть составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации согласно ст. 9 Фз о бухгалтерском учете.

2. Должны содержат все необходимые реквизиты

3. Должны быть составлены в момент совершения хозяйственной операции в исключительных случаях непосредственно после ее окончания.

4. Исправление первичных документов должны быть подтверждены подписями лиц, участвующих в хозяйственной операции с указанием даты исправления. Кассовые и банковские документы не подлежат исправлению.

5. Хранение первичных документов должно обеспечивать сохранность записей в течение срока, установленного для их хранения в архиве.

При необходимости организации дано право самостоятельно разрабатывать отдельные формы первичных документов и учетных регистров (книги, журналы, карточки, которых нет в альбомах унифицированных форм первичной документации и альбомах специализированных форм документов). Согласно ст. 9 обязательно должны быть следующие реквизиты:

1. Наименование документа.

2. Дата составления документа

3. Наименование организации от имени которой составлен документ

4. Содержание хозяйственной операции

5. Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении

6. Наименование должностей и лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции

7. Личные подписи должностных лиц

Для отдельных первичных документов могут быть предусмотрены дополнительные реквизиты (печати, штампы, образцы подписей для банковских документов).

Классификация бухгалтерских документов:

1. По назначению:

• Распорядительные – содержат указание на выполнение хозяйственной операции (распоряжение, чек, приказ)

• Исполнительные - составляются в момент совершения операции или сразу же после нее (акт о списании ценностей, накладная, расходный ордер).

• Комбинированные – содержат распоряжение на выполнение операции, а также акт о ее совершении (платежное поручение, расходный кассовый ордер)

• Документы бухгалтерского оформления – служат для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе (бухгалтерская справка, бухгалтерская справка-расчет о износе основных средств).

2. По месту составления:

• Внутренние – документ оформляется и используется в пределах организации (накладная на внутреннее перемещение товаров, расходный кассовый ордер, требование на отпуск продукции)

• Внешние – документ поступает из другой организации или направляется из данной организации в другую (счет-фактура, платежное поручение)

3. По объему содержания:

• Первичные – они впервые регистрируют хозяйственную операцию, составляют основу текущего учета (накладные, кассовые приходные и расходные ордера, приказы, распоряжения, акты на списание, акты выполненных работ).

• Сводные – это вторичные документы, которые составляются на основе первичных и обобщают их (авансовый отчет подотчетного лица о командировке, отчеты кассира, кладовщика по движению материальных ценностей по складу).

4. По порядку составления:

• Разовые – они составляются в один рабочий прием (квитанция, требование, приходный и расходный кассовые ордера).

• Накопительные – они составляются в несколько рабочих приемов и отражают однородные операции за определенный период (личная карточка (счет) работника по заработной плате, лимитно – заборная карта, накопительная ведомость).

5. По способу исполнения:

• Исполненные ручным способом.

• Исполненные машинным способом: с помощью электронно - вычислительных машин, исполненные на печатных машинках.

6. По содержанию хозяйственных операций:

• Материальные – предназначены для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей (накладная, акт о приемке материалов, акт приемки-передачи).

• Денежные – используются для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами (платежное поручение, приходный кассовый ордер).

• Расчетные – используются для оформления расчетных взаимоотношений организации со своими контрагентами по возникшим обязательствам (счет-фактура).

05.11.09

7. По числу учитываемых позиций:

• Однострочные, то есть документы, которые содержат одну учетную позицию (приходный кассовый ордер)

• Многострочные – они содержат две и более учетные позиции (авансовый отчет)

8. По содержанию хозяйственных операций:

• Материальные – они используются для оформления операций по движению товароматериальных ценностей (Накладная, акт приемки-передачи основных средств, акт о приемке материалов)

• Денежные

• Расчетные

9. По качественным признакам:

• Полноценные (доброкачественные) – это документы, которые должны отвечать следующим требованиям:

• Правильно оформленными, то есть должны быть составлены по форме, установленной для данного документа и иметь все обязательные (необходимые) реквизиты.

• Должны отражать законные по содержанию операции

• Они должны отражать действительно совершенные операции

• Они должны отвечать всем предусмотренным выше требованиям одновременно

• Неполноценные:

• Неправильно оформленные: недооформленные, в которых отсутствуют необходимые реквизиты (без подписи, без даты); документы, имеющие ненадлежащие реквизиты (чек на получение денег, подписанный неправомочным лицом); Документы, которые имеют лишние реквизиты (накладная с гербовой печатью); документы, оформленные на бланках не установленной формы.

• Документы, отражающие незаконные операции (акт на списание материалов с завышением их стоимости), то есть данные документы составляются на хозяйственные операции, которые по существующим правовым номам не должны совершаться.

• Подложные документы – это документы, которые отражают вымышленные операции, которые в действительности не осуществлялись:

• Документы, которые содержат материальный подлог или фальсифицированные.

• Документы, которые содержат заведомо ложные сведения, то есть содержат интеллектуальный подлог: безденежные и бестоварные (расходный кассовый ордер – безденежный документ, так как деньги по данному кассовому ордеру в действительности не выдавались, бестоварными называются документы, которые содержат все реквизиты документа, но по которым в действительности передача товара не осуществлялась – накладная, счет-фактура). Оформление бестоварных документов может осуществляться с целью:

• Выдача сторонним организациям заведомо фиктивных документов для прикрытия и противозаконных действий

• Составление фиктивных документов или изменение подлинных документов в целях сокрытия недостачи материальных ценностей, которая образовалась в следствие хищения

• Представление подложных данных о фактическом расходовании сырья и материалов на производство продукции, работ, услуг с последующим их хищением

• Документы, содержащие случайные ошибки, связаны с невнимательностью, неопытностью материально ответственных лиц, а так же незнанием ими основ учетной работы (неправильно указанный объем выполненных работ, даты совершения хозяйственной операции) Это ошибка, которая совершилась один раз, если повторяется, то уже не случайная ошибка.

• Документы не официального учета – не предусмотрены действующими нормативными актами, однако в нарушении правил ведутся материально ответственными лицами в виде не официальных карточек, книг черновых отвесов, двухсторонних записей товарных и денежных средств. В ходе осмотра в помещении у материально ответственных лиц можно обнаружить черновые записи товарных или денежных документов, акты не официального снятия остатков.

Бухгалтерские документы имеют существенное значение при выявлении и расследовании экономических преступлений в связи с тем, что они являются носителями юридически значимой информации.

С документацией тесно связан документооборот. Документооборот – это движение документов внутри организации от момента их создания или получения от других организаций до передачи этих документов в архив.