Коммуникация в системе управления
Сущность коммуникационного процесса. Коммуникационный процесс – это обмен между двумя и более людьми. Основная цель – обеспечение понимания информации. В процессе обмена информацией выделяют 4 базовых элемента:
отправитель – это лицо, собирающее информацию и передающее ее,
сообщение – информация, закодированная с помощью символов,
коммуникация – средство передачи информации,
получатель
Основные виды коммуникаций. Межуровневые коммуникации – перемещение информации в рамках вертикальной коммуникации. Могут происходить по нисходящей (приказы, сообщения) и по восходящей (отчеты, докладные).
Горизонтальные коммуникации – обмен информацией между функциональными подразделениями для координации задач.
Руководитель и подчиненный – связано прояснением задач, ожидаемых результатов, обсуждением проблем, эффективности работы.
Между руководителем и рабочей группой позволяют руководителю повысить эффективность действия группы.
Неформальные – коммуникация распространения слухов, по которым информация передается быстрее, чем по каналам формального сообщения. Руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации типа «между нами».
Трудности в развитии коммуникаций.
Искажение сообщений. Информация внутри организации может искажаться по ряду причин:
непреднамеренное искажение – происходит при затруднении межличностных контактах;
сознательное искажение – когда человек не согласен с сообщением, модифицирует сообщение так, чтобы изменение смысла происходило в его интересах;
фильтрующее – для ускорения движения информации, различные сведения приходиться суммировать и упрощать направлениями в разные элементы организации;
несовпадение статусов уровня организации – руководители высшего звена имеют более высокий статус, поэтому возникает тенденция снабжать их положительной информацией, подчиненные могут говорить только то, что хочет слышать руководитель;
страх перед наказанием
Пути улучшения системы коммуникаций. Управленческое регулирование – менеджеры на всех уровнях должны иметь представление о собственных потребностях в информации, а также должны уметь оценивать качественную и количественную стороны своих информационных потребностей.
Система обратной связи – опрос работников как вариант системы обратной связи позволяет выяснить:
четко ли доведены до них цели их деятельности;
с какими проблемами они сталкиваются;
получают ли они точную и своевременную информацию необходимую им.
Принятие решений
Организационные решения – это те выборы которые должен делать руководитель для достижения задач, возложенных на него данной формой организации. Главная цель решения сделать выбор позволяющий реализовать поставленную перед ним задачу с минимальными издержками побочными отрицательными эффектами.
Программированные решения – принимаются в типовых ситуациях и представляют из себя стандартную программу действий для каждой ситуации.
Не программированные решения – принимаются в сложных, редко повторяющихся с множеством новых неизвестных факторов ситуации.
Каждое решение связано с выбором лучшей из альтернатив достижения конкретной цели. На каждое решение имеется положительное и отрицательное последствие для организации, поэтому при выборе решения руководитель должен ориентироваться не только на величину выгоды, но и на возможные отрицательные последствия.
Подходы к принятию решений. Интуитивные подход – основан на личном чувстве, правильности или неправильности, принимаемого решения.
Решения, связанные с суждением опыта – позволяет решать типовые ситуации и экономично. К сожалению, руководители стараются любую ситуацию подогнать под свой прошлый опыт, сжать, таким образом, свое время и силу. Что приводит к неэффективности принимаемых им решений.
Рациональное решение – основано на профессиональных знаниях и оценки ситуаций.
Этапы рационального решения
Д иагноз проблемы
Ф ормирование ограничений и стандартов принятых решений
В
ыявление
возможных альтернатив
О ценка альтернатив
Выбор альтернативы
Диагноз проблемы: проблема это отклонение работы от планового пути (срывы в работе); управление, которое основывается на выявлении причин нарушения в работе, и в устранении этих нарушений называются реактивными, управлениями. Управление основано на выявлении нереализованных возможностей и на их достижении называется активным. Существует ряд показателей функционирования организации, отслеживая которые можно определить проблемы, например: снижение прибыли, качества продукции, производительности труда, рост издержек конфликты в организации и т.д. Главное заключается не в том, чтобы назвать проблему, а определить основные причины, которые ее вызвали. Формирование ограничений и стандартов принятых решений
Ограничения могут заключаться в возможностях предприятия на данный момент (сырье, кадры, финансы, технология);
в общественном мнении;
в законодательстве;
в реализуемости этой проблемы.
Стандарты – это не параметры, которые формируются на основе ограничения в соответствии с возникшей проблемой, на основе которой и будут сравниваться между собой предлагаемые варианты решений.
Варианты – чем больше предлагаемых вариантов, тем больше возможностей выбрать эффективное решение.
Оценка альтернатив. При оценке руководитель определяет положительные и отрицательные стороны этих решений и возможные общие последствия.
Выбор альтернативы. Если проблема правильно определена, альтернативные решения оценены, принять решение сравнительно просто, но если проблема сложная и не одна альтернатива не будет лучшим выбором, то главная роль принадлежит хорошему суждению и опыту.
Дополнительные факторы, влияющие на принятие решений:
личностные ценности руководителя;
среда принятия решения.
Определенная среда – то есть такая среда, когда заранее известны результаты вашего решения
Рисковая среда – когда результаты решения строго не определены, но известна вероятность этого решения. Вероятность это степень возможности наступления этого события, степень вероятности определяется на основе долгосрочных и множественных статистических наблюдений.
Неопределенная среда – когда результаты решения не предусмотрены в связи с необычностью, сложностью и быстрой изменчивостью ситуации. Можно повысить определенность среды, если есть возможность отложить решение на время, проконсультироваться подогнать ситуацию под уже имеющийся у вас опыт.