2. Информация в управленческой деятельности

Под управленческой информацией понимается совокупность сведений о процессах, протекающих внутри организации и ее окружении, которые служат основой принятия управленческих решений.

Управление любым предприятием – это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается

решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются (схема 10.2).

Вышестоящие органы

Отчеты

Законы, указания, рекомендации, нормы

Служба

Решения

Администрация

Акты, протоколы, заключения

Служба контроля

Службы делопроизводства

Служебные записки, отчетность

управления

Приказы, задания

Исполнители

Схема 10.2. Общая структура документационного обеспечения управления

Процесс организации работы с документами, включая их создание, регистрацию, контроль, продвижение, систематизацию и хранение, называют делопроизводством.

Информация может быть классифицирована по ряду позиций, в частности:

• по назначению (одноцелевая, связана с решением одной

конкретной проблемы; многоцелевая используется при решении нескольких разнообразных проблем);

• по возможности хранения (фиксируемая информация может

храниться практически бесконечно, не подвергаясь при этом искажению, о чем свидетельствуют наскальные надписи и рисунки, не фиксируемая информация используется в момент получения: она также может храниться некоторое время, но при этом постепенно искажается и исчезает);

• по степени готовности для использования (первичная

информация представляет собой совокупность полученных непосредственно из источника и систематизированных данных, содержащих много лишнего и ненужного; промежуточная информация состоит из сведений, прошедших процессы предварительной

«очистки» и систематизации, позволяющих решить вопрос о конкретных направлениях и способах их дальнейшего применения;

конечная информация дает возможность принимать обоснованные управленческие решения);

• по полноте информация может быть частичной или комплексной

(последняя дает всесторонние исчерпывающие сведения об объекте и возможность непосредственно принимать любые решения; первая на практике может использоваться только в совокупности с другой информацией);

• по степени надежности информацию можно разделить на

достоверную и вероятностную (вероятностный характер может быть обусловлен принципиальной невозможностью получить от существующего источника надежные сведения, поскольку имеющиеся методы не позволяют этого сделать; неизбежными искажениями при их передаче, особенно в условиях иерархии управленческой структуры; заведомым распространением изначально ложных сведений).

Информация может быть также классифицирована по объему,

источникам, возрасту, способам передачи и распространения.

Существующие на сегодняшний день определения информации применительно к человеческому обществу выражаются в виде:

• сведений, запечатленных в организмах результатах отражения

движения объектов материального мира и являющихся одной из форм проявления информации;

• сообщений, образуемых организмами в целях обмена

сведениями с другими организмами, представляющих собой другую форму проявления информации.

Нетрудно заметить, что каждое из рассмотренных определений является всего лишь частным случаем одного из двух ранее рассмотренных классов информации: внутренней (структурной) и внешней (оперативной) соответственно.

Мы живем в информационном мире. Все, что мы видим, слышим, помним, знаем, переживаем, – это различные формы информации. Совокупность сведений становится знанием лишь после интерпретации их субъектом и включения их в свою информационную модель окружающей действительности. Следовательно, информацию в широком смысле можно определить так же, как совокупность знаний

об окружающем нас мире. В таком понимании информация является важнейшим ресурсом научно-технического и социально- экономического развития общества.

Под информационными ресурсами в широком смысле понимается

вся накопленная человечеством информация об окружающей нас действительности, зафиксированная на материальных носителях, обеспечивающих ее хранение и передачу во времени и пространстве между различными потребителями для удовлетворения их потребностей.

В отличие от материального и энергетического ресурсов, информационный ресурс не уменьшается при потреблении, а

накапливается со временем, сравнительно легко и просто с помощью технических средств обрабатывается, хранится и передается на значительные расстояния.