Контрольные вопросы:

1. Понятие документ в документоведении?

2. Признаки документа?

3. Что предполагают признаки документа?

4. Эволюция документационного понятия документ?

5. Различное толкование слова «документ»?

6. Понятие информация?

7. Что включает в себя информационная система ( ИС)?

8. Что представляет собой база данных?

9. Что представляет собой банк данных?

10. Специфика информации, содержащейся в документе ?

11. Понятие «материальная составляющая документа»?

12. Понятие носитель информации (материальный носитель)?

13. Понятие «документ как целое»?

14. Что понимается под свойством документа?

15. Наиболее существенные свойства документа?

16. Отличительные признаки документа?

17. Понятие функции документа?

18. Группы функций?

19. Что понимается под информационной функцией?

20. Что понимается под коммуникативной функцией?

21. Что понимается под кумулятивной функцией?

22. Специальные функции?

23. Что позволяет определить (узнать) знание функций документа?

Глава 6. Методы и способы документирования

1. Общие положения и понятия документирования

2. Понятия о языках

3. Знаковый метод фиксирования информации

4. Способы и средства записи информации

6.1. Общие положения и понятия документирования

Документирование – это создание документа с использованием различных методов, способов и средств фиксирования информации на материальном носителе.

Метод документирования – это прием или совокупность приемов

фиксирования информации на материальном носителе с помощью знаковых систем (характер кодов языков, знаковые системы и т.д.).

Способ документирования – это действие или совокупность

действий, применяемых при записи информации на материальном носителе (высекание, резьба, окрашивание, перфорирование, фотохимический, электромагнитный, оптический, механический, ручной и другие способы документирования).

Средство документирования – это предмет (орудие) или

совокупность приспособлений (оборудование, инструменты), используемых для создания документа (ручные, механизированные и автоматизированные приспособления).

Методами документирования определяется специфика знаковой

системы записи информации на носителе. Способы, средства и инструменты создания документа в своей совокупности являются

основой видового многообразия документов.

Непременным условием процесса документирования является кодирование информации.

Кодирование информации – это специально выработанная система

приемов (правил) фиксирования информации.

Основными атрибутами кодирования являются код, знак, язык, с помощью которых информацияфиксируется и передается в

пространстве и времени.

Код – это набор знаков, упорядоченных в соответствии с

определенными правилами того или иного языка, для передачи информации.

Знак – это метка, предмет, которым обозначается что-нибудь

(буква, цифра, отверстие). Знак вместе с его значением называют символом.

Язык – это сложная система символов, каждый из которых имеет

определенное значение. Языковые символы, будучи общепринятыми и соответственно общепонятными в пределах данного сообщества, в процессе речи комбинируются друг с другом, порождая разнообразные по своему содержанию сообщения.

Код, знак и язык позволяют передавать информацию в символическом виде, удобном для ее кодирования и декодирования.

Системе кодирования информации свойственны следующие отличительные черты:

а) код должен	хорошо восприниматься, воспроизводиться	и
передаваться. Этим	определяются особенности его формы	–

неизменность, однотипность и определенность;

б) код должен быть однозначным, понятным всем участникам

коммуникационного процесса. С этой целью разрабатывается система правил, которая позволяет кодировать и декодировать информацию;

в) кодов существует гораздо больше, чем материальных носителей. Различают следующие виды кодов: алфавитный – система

букв, цифровой – система цифр, алфавитно-цифровой – смешанная система алфавитных и цифровых кодов, рельефно-точечный – система выпуклых точек (шифр Брайля), матричный – система углублений или отверстий и другие. Используя в качестве кода буквы, можно фиксировать слова на разных языках, следовательно, использовать разные коды;

г) выбор кода зависит от материального носителя. Бумажным

материальным носителям соответствуют различные варианты графического изображения кодов. Волновая природа материального носителя определяет такой способ кодирования, который базируется на изменении длины волн;

д) информация не зависит от выбранного кода, т.к. одно и то же сообщение может быть передано на разных языках, различными знаками. Сообщение, переданное по телетайпу с помощью

электромагнитных волн, может быть преобразовано в текст;

е) чем короче код, тем длиннее текст. Существуют письменности, у которых код огромен. Например, китайские

иероглифы. У нас тоже есть иероглифы. Но иероглифические тексты, в сравнении с текстами других систем письма, кратки. Например, если написать буквами номер сорок пять – понадобится 14 букв, а если иероглифами, то нужно три знака № 45. Однако если бы для каждого слова имелся иероглиф, то код был бы, как в китайском письме, многотысячным.

Выработка коротких кодов – важная задача. Примером создания языка с коротким кодом, то есть с ограниченным словарем,

является Бейсик (Basic English (British American Scientific International Commercial English) – британско-американский научный интернациональный коммерческий английский язык). Создал этот язык английский философ Огден в 1920-х годах. Было отобрано 850 крупнейших слов, грамматика ограничена самыми необходимыми конструкциями.