- •В.П.Егоров, а.В.Слиньков е.В.Карпычева д о к у м е н т о в е д и его специальность Учебник Часть I
- •Оглавление
- •Раздел 3. Документационное обеспечение управления (организация делопроизводства) ............................ Глава 10. Информационно-документационное обеспечение работы аппарата
- •Глава 11. Документационное обеспечение управления (доу). Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы
- •Глава 12. Создание документов в федеральном органе исполнительной власти ......................................
- •Глава 13. Организация документооборота ....................
- •Глава 14. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти .....................................................
- •Введение
- •Раздел 1.Введение в специальность
- •Глава 1. История Развития профессии
- •От древнего Египта к Древней Руси
- •Делопроизводство в Древней Руси
- •Приказное делопроизводство
- •Коллежское делопроизводство
- •Министерское делопроизводство
- •Делопроизводство в ссср в хх веке
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 2. Государственный Стандарт высшего профессионального образования по специальности документовед
- •Общие положения
- •Образовательный стандарт
- •Циклы государственных образовательных программ
- •Требования к уровню подготовки выпускника по специальности
- •Виды профессиональной деятельности при овладении программой
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 3. Документ и его место в системе управления
- •Понятия «документ», «информация»
- •Способы документирования
- •Система документации и управление
- •Контрольные вопросы:
- •Раздел 2. Документоведение
- •Глава 4. Документоведение как научная дисциплина
- •Понятие о документоведении как научной дисциплине, объект и предмет документоведения
- •Основные этапы развития документоведения
- •Структура документоведения
- •Взаимосвязь документоведения с другими науками
- •Источники в документоведении
- •Нормативно-методическая база документационного обеспечения
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 5. Системный подход к документу как объекту исследования
- •Сущность, генезис и развитие понятия «документ»
- •Соотношение понятий «документ», «информация» и «материальный носитель»
- •Свойства, признаки и функции документа
- •К отличительным признакам документа относятся:
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 6. Методы и способы документирования
- •6.1. Общие положения и понятия документирования
- •6.2. Понятие о языках
- •Знаковый метод фиксирования информации
- •Знаковая система обладает определенными свойствами:
- •Способы и средства записи информации
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 7. Классификация документов
- •Понятие о классификации документов
- •Классификация по информационной составляющей документа
- •Классификация по материальной составляющей документа
- •Классификация документов по обстоятельствам их функционирования во внешней среде
- •Контрольные вопросы:
- •Тесты для самоконтроля:
- •Глава 8. Системы документации
- •Понятие системы документации. Историческое развитие систем документации
- •Основные функциональные системы документации в Российской Федерации
- •Унифицированные системы документации
- •Электронные системы документации
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 9. Унификация и стандартизация управленческих документов в документационном обеспечении управления
- •9.1. Унифицированные системы документации
- •Извлечение из Общероссийского классификатора управленческой документации (окуд) ок 011-93. Класс 0200000 «Организационно-
- •Основы стандартизации
- •Общие положения
- •Краткие сведения из истории развития стандартизации
- •Государственная система стандартизации (гсс)
- •Задачи стандартизации
- •Соответствие государственному стандарту (государственным
- •Органы и службы стандартизации
- •Нормативные документы по стандартизации
- •Контрольные вопросы:
- •Раздел 3. Документационное обеспечение управления (организация делопроизводства)
- •Глава 10. Информационно-документационное обеспечение работы аппарата управления
- •Основные виды документной деятельности
- •Информация в управленческой деятельности
- •В зависимости от потребителя информационные ресурсы могут
- •Информация как объект правовых отношений в социуме
- •10.3. Управление документацией
- •10.4. Организация информационно-поисковых систем по документам учреждения
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 11. Документационное обеспечение управления (доу). Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы
- •Документационное обеспечение управления
- •«Понятие делопроизводство»: цели и задачи
- •Документ, созданный организацией или должностным лицом и
- •Для создания документов используются текстовые редакторы.
- •Для обмена информацией используются компьютерные сети
- •. Культура труда делопроизводственного персонала
- •Организация рабочих мест делопроизводственного персонала.
- •Компьютер и делопроизводство
- •Автоматизированные системы обработки документов
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 12. Создание документов в федеральном органе исполнительной власти
- •Инструкция по делопроизводству. Общие положения. Основные понятия
- •Бланки документов
- •Устанавливается состав реквизитов для каждого вида бланков:
- •№ 12.6.2О. Образец бланка приказа федерального органа исполнительной власти (федерального министерства)
- •№ 12.6.5.2О. Образец бланка письма федерального органа исполнительной власти (федерального министерства)
- •№ 3О. Образец бланка письма должностного лица (статс- секретаря-заместителя министра)
- •При использовании общего бланка на нем указываются следующие реквизиты:
- •12.3. Оформление реквизитов документов
- •Правила оформления реквизитов документов
- •Наименование федерального органа исполнительной власти
- •Наименование должности лица, подписавшего документ
- •Регистрационный номер документа
- •Ссылка на исходящий номер и дату документа
- •Адресат
- •Наименование документа
- •Текст документа
- •Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине
- •Гриф согласования
- •Согласование документа осуществляется с:
- •При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту
- •Подпись должностного лица
- •Гриф утверждения
- •Оттиск печати
- •Отметка о заверении копии
- •Отметка об исполнителе
- •Указания по исполнению документа
- •Отметка о контроле документа
- •Отметка об исполнении документа
- •Отметка о поступлении документа
- •Отметка о конфиденциальности
- •Формуляр – образец документа устанавливает:
- •Подготовка проектов законодательных и иных нормативных правовых актов
- •Приложение №12
- •Раздел I
- •Глава 5. Права, обязанности и ответственность
- •§ 1. Хозяйственные товарищества и общества
- •24 Пт ¦
- •36 Пт ¦
- •№ 12 О. Образец оформления законопроекта
- •18 Пт ¦
- •№ 13О. Образец оформления проекта указа Президента Российской Федерации
- •32 Пт ¦
- •48 Пт ¦
- •№ 13 О1. Образец оформления проекта распоряжения Президента Российской Федерации
- •36 Пт ¦
- •Оформление отдельных видов документов в федеральных органах исполнительной власти
- •Состав документов федерального органа исполнительной власти
- •Приказ, распоряжение
- •№ 12.6.2. Образец оформленияприказа федерального органа исполнительной власти
- •№ 12.6.2.1.Образец оформленияраспоряжения федерального органа исполнительной власти
- •Протокол заседания (совещания)
- •№ 12.6.4. Образец оформления полного протокола
- •№ 12.6.4.1. Образец оформления краткого протокола
- •№ 17. Образец оформления служебного письма
- •12.7. Делопроизводство по обращениям граждан
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 13. Организация документооборота
- •Принципы организации документооборота
- •Прием и первичная обработка поступающих документов
- •Предварительное рассмотрение документов
- •Регистрация поступающих документов
- •Порядок рассмотрения документов руководством федерального органа исполнительной власти и доведения документов до исполнителей
- •Организация работы с отправляемыми документами
- •Регистрация отправляемых документов
- •Отправка документов
- •Регистрация и прохождение внутренних документов
- •Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции
- •Учет и анализ объемов документооборота
- •Контроль за исполнением документов
- •Контроль за исполнением документов и принятых решений. Организация контроля исполнения
- •Осуществление контроля исполнения Департаментом управления делами
- •Осуществление контроля исполнения подразделениями аппарата управления общества
- •Автоматизированная система контроля исполнения
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 14. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти
- •Разработка и ведение номенклатуры дел
- •№ 18. Форма номенклатуры дел структурного подразделения федерального органа исполнительной власти
- •№ 19. Форма номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти
- •Порядок
- •Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение
- •Приложение № 22
- •№ 22. Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения
- •Приложение № 24 правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение
- •Приложение № 25
- •№ 25. Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
- •№ 26. Форма листа-заверителя дела
- •№ 27. Форма внутренней описи документов дела
- •Приложение № 28
- •№ 28. Форма акта о выделении к уничтожению документов
- •Передача дел на архивное хранение
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 15. Особенности работы с электронными документами
- •Порядок создания, получения, обработки электронных документов
- •Обязательные сведения об электронном документе
- •Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти
- •Систематизация дел электронных документов
- •Переписка об административно- хозяйственном обслуживании. Электронные документы
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 16. Работа исполнителя с документами
- •16.1. Условия и правила работы исполнителя с документами
- •Извлечение из Инструкции по делопроизводству в аппарате управления оао «Российские железные дороги» «организация исполнения документов и принятых решений»
- •16.2. Сроки исполнения документов
- •Извлечение из Инструкции по делопроизводству
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 17. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов
- •17.1. Учет печатей и штампов
- •Приложение № 29
- •17.2. Учет бланков документов
- •Приложение № 30 журналы учета бланков документов Журнал учета поступления бланков
- •Журнал учета выдачи бланков в структурных подразделениях
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 18. Международная переписка
- •Международные стандарты по оформлению документов
- •Деятельность Международной организации по стандартизации
- •Форматы бумаги
- •Потребительские форматы по исо 216:1975
- •Реквизиты международного письма
- •Извлечение из Инструкции по делопроизводству в аппарате управления оао «Российские железные дороги»
- •975-2411
- •Контрольные вопросы и задания для самоконтроля:
- •Глава 19. Конфиденциальность информации иконфиденциальность документов
- •Понятия о конфиденциальности информации и конфиденциальности документов
- •К конфиденциальным документам относятся:
- •Научно - техническая информация включает:
- •Деловая информация включает:
- •Сведения, которые не являются кт:
- •Защита документов, содержащих коммерческую тайну
- •Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 20. Терминология и понятия, применяемые вдокументоведении и документационном обеспечении управления
- •Общие понятия
- •Документирование
- •20.3. Информационная составляющая документа
- •Организация работы с документами
- •Архивное дело
- •Обеспечение сохранности документов
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 21. Этикет в практике деловых отношений. Психологические основы взаимоотношений людей
- •Этикет, его понятия
- •Психологические основы взаимоотношений с людьми
- •Профессиональная этика работника службы доу
- •Правила общественного поведения (наиболее распространенные)
- •Этика поведения в различных условиях обстановки
- •Контрольные вопросы:
- •Заключение
- •Нормативно-правовые источники, научная и учебная литература
- •Указы Президента Российской Федерации
- •З. Постановления Правительства Российской Федерации
- •Ведомственные нормативные акты, инструкции и правила по делопроизводству отдельных организаций
- •Государственные стандарты, правила по стандартизации
- •Международные стандарты
- •Общероссийские классификаторы
- •Научная и учебная литература
- •Рекомендуемая тематика рефератов и курсовых работ по курсу «Документоведение и документационное обеспечение управления»
- •Московский государственный университет
- •Путей сообщения
- •Гуманитарный институт
- •Стань Документоведом высшей квалификации
- •Стоимость обучения:
Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения
Делопроизводитель, допущенный к конфиденциальным сведениям и документам, прежде чем получить доступ к ним, должен пройти инструктаж и ознакомиться с памяткой ( инструкцией) о сохранении КТ организации. Памятка составляется с учетом специфики организации и утверждается руководителем.
Ведение делопроизводства, обеспечивающего учет и сохранность
документов, содержащих конфиденциальные сведения, предусматривает выполнение ряда рекомендаций.
Для сохранения КТ в организации приказом руководителя
назначается ответственное лицо, которое несет персональную ответственность за утерю документов или утечку информации из них.
Документы, имеющие гриф «КТ», формируются в отдельное дело
(или дела). На обложке дела в правом верхнем углу ставится гриф
«KT». На внутренней стороне обложки делапишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом.
Листы дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. В начале дела подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нем, в конце дела подшивается заверительный лист, причем указывается общее количество листов (цифрами и прописью).
Хранятся дела в сейфе, который опечатывается секретарем. Другие сотрудники организации не должны иметь доступ к этому сейфу.
Документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению. На документе в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра проставляют гриф ограничения доступа:
Конфиденциально Экз. № 1
или
Коммерческая тайна Экз. № 1
Гриф показывает, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит организации и охраняется
законодательно.
В тексте документа также может быть оговорена конфиденциальность сведений, права на них организации, порядок использования и т.п. Например, если КТ является результатом
совместной деятельности с другой организацией, то необходимость сохранять ее должна быть отражена в контракте.
В случае отсутствия грифа «КТ» и указаний на
конфиденциальность в тексте предполагается, что автор и лица, подписавшие или утвердившие документ, предусмотрели все возможные последствия от свободной (без ограничения доступа) работы с документом.
На документе с грифом «КТ» указывается количество экземпляров документа и место нахождения каждого из них (ниже реквизитов «Подпись» и «Отметка об исполнителе»). Например,
Составлен в двух экз.:
экз.№1 - в адрес;
экз. №2 - в дело №3-5
Отметка о количестве составленных экземпляров проставляется на экземпляре, который подшивается в дело.
На обороте листа документа, имеющего гриф, руководитель пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом. Например:
Разрешаю:
А. Е. Петрову А. В. Сидорову
Подпись руководителя
Дата
Печатает документы с грифом «KT» обычно делопроизводитель. В случае их большого объема они могут изготавливаться
централизованно, в специально отведенном помещении (рабочем месте), исключающем доступ посторонних лиц.
Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет.
Черновики (или файлы), варианты документа уничтожаются с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа:
«Черновик (или файл) уничтожен. Подпись. Дата».
Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в
«Журнале регистрации документов с грифом “КТ”». При значительном объеме документов могут быть заведены журналы отдельно для
входящих, исходящих и внутренних документов организации. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются.
Поступающие (входящие) документы с грифом «КТ» принимаются и вскрываются секретарем. При поступлении обязательно проверяется
целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия или недостачи в конвертах (пакетах) документов с грифом «КТ» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.
Движение (выдача и возврат) документов с грифом «КТ» должно своевременно отражаться в «Журнале учета выдачи документов с
грифом «КТ».
При выдаче делопроизводителем документа, сотрудник, получивший документ с грифом «КТ», должен сверить номер
полученного документа с номером в журнале, проверить количество листов и поставить в журнале свою подпись. Выданные для работы документы с грифом «КТ» подлежат возврату делопроизводителю в тот же день. С разрешения руководителя отдельные документы с грифом «КТ»» могут находиться у исполнителя в течение необходимого для выполнения работы срока, при условии полного обеспечения сохранности документов на его рабочем месте (наличие сейфа, кодового замка и т.д.). При возврате документа с грифом
«КТ» делопроизводитель сверяет номер документа по журналу, проверяет количество листов документа и в присутствии работника
ставит в графе «Отметка о возврате» свою подпись и дату возврата документа.
Передача документов и дел другим сотрудникам организации,
имеющим допуск к этим документам, производится только через
секретаря с обязательной записью в журнале. Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом «КТ» из одного дела в другое без разрешения руководителя и отметок в «Журнале регистрации документов с грифом «КТ».
Документы с грифом «КТ» запрещается выносить из офиса. Лишь в исключительных случаях руководитель может разрешить вынос таких документов (для согласования, подписания и т.п.) с принятием необходимых мер предосторожности.
В организации должен быть принят строгий порядок размножения документов с грифом «КТ». Они должны копироваться с разрешения руководителя организации в специально выделенном помещении.
Копии конфиденциальных документов берутся на учет в специальном журнале или в «Журнале регистрации документов с грифом «КТ». Количество экземпляров документов с грифом «КТ» должно быть ограничено, причем каждый экземпляр готовится для заранее определенного адресата или исполнителя. Размножение документов следует производить в присутствии лица, ответственного за документ. Бракованные копии он забирает. Они подлежат немедленному уничтожению. Дела с грифом «KT» и журналы их учета в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел организации.
По окончании года специально созданная комиссия организации
выполняет следующие работы:
проверяет наличие всех документов с грифом «КТ»;
отбирает документы с грифом «КТ» для архивного хранения;
отбирает документы с грифом «КТ» для уничтожения.
Проверка наличия документов с грифом «КТ» по решению руководителя может производиться с другой периодичностью, например по окончании каждого квартала.
В случае установления факта утраты документа с грифом «КТ»
немедленно ставится в известность руководитель организации, служба безопасности. Принимаются меры к розыску. Для расследования факта утраты документа руководителем организации назначается комиссия. На утерянный документ после того, как розыск не принес положительных результатов, составляется акт. В
«Журнал регистрации документов с грифом “КТ» вносятся соответствующие отметки об утрате.
В случаях, когда делопроизводитель переходит на другую работу или увольняется, производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь назначенному лицу. Акт приема- передачи этих документов утверждается руководителем организации или его заместителем. При передаче дел в архив на документы с грифом «КТ» делопроизводитель составляет отдельную опись. На документы с грифом «КТ», отобранные к уничтожению, секретарем составляется акт, утверждаемый руководителем организации. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.
Сам факт фиксации ценной информации на носителе предполагает наличие защитных мер в отношении информации и носителя от различных рисков.
В наибольшей безопасности находится конфиденциальная
информация, не зафиксированная ни на каком носителе. Угрозы ценной информации появляются немедленно при возникновении мысли о необходимости ее документировать. В связи с этим система защиты конфиденциальной информации должна «срабатывать» заблаговременно, т.е. до момента нанесения на чистый лист бумаги первых письменных знаков будущего документа.
Перед реализацией мысли о создании документа вначале
решаются вопросы: является ли данная информация конфиденциальной и, если да, то какой уровень грифа конфиденциальности ей должен быть присвоен. Своевременное установление уровня грифа конфиденциальности сведений, подлежащих включению в будущий документ, является первым и основным элементом защиты документированной информации, позволяющим обеспечить относительно надежную безопасность тайны организации.
Система грифования (маркирования) документов не гарантирует сохранности информации, однако позволяет четко организовать работу с документами и, в частности, сформировать систему доступа к документам персонала.
Делопроизводитель должен четко представлять, что гриф конфиденциальности или гриф ограничения доступа к традиционному, машиночитаемому или электронному документу представляет собой реквизит (элемент, служебная отметка, помета, пометка) формуляра документа, свидетельствующий о конфиденциальности содержащихся в документе сведений и проставляемый на самом документе и (или) сопроводительном письме.
Информация и документы, отнесенные к коммерческой тайне, имеют несколько уровней грифа ограничения доступа, соответствующих различным степеням конфиденциальности информации.
Первый, массовый уровень - грифы «Конфиденциально»,
«Конфиденциальная информация». Не следует ставить гриф «КТ», так как грифом обозначается не вид тайны, а характер ограничения
доступа к документу.
Второй уровень достаточно редкий - грифы «Строго конфиденциально», «Строго конфиденциальная информация»,
«Конфиденциально», «Особый контроль». Присваивается документу
лично руководителем организации, им изменяется или отменяется. Исполнение, использование и хранение документов с этим грифом также организуется руководителем с возможным привлечением руководителя службы конфиденциальных документов. Исполнителям документы с этим грифом не передаются.
На документах, содержащих сведения, отнесенные к служебной тайне, ставится гриф «Для служебного пользования» или
«Конфиденциально».
Гриф ограничения доступа, указываемый на документе, пишется полностью и не сокращается. Под обозначением грифа указывается
номер экземпляра документа, срок действия грифа и иные условия его снятия. Гриф располагается на первом и титульном листах документа, а также на обложке дела (тома) в правом верхнем углу.
На электронных документах и документах, записанных на любых машинных носителях, гриф обозначается на всех листах. Ниже грифа или ниже адресата могут обозначаться ограничительные пометы типа: «Лично», «Только в РУКИ», «Только адресату», «Лично в руки» и др. При регистрации конфиденциальных документов к его номеру добавляется сокращенное обозначение грифа конфиденциальности, например № 37к, 89ск, 97дсп.
Документы и информация, конфиденциальные в целом (например,
документация службы персонала, службы безопасности, документы, отнесенные к профессиональной тайне, и т.д.), как правило, не маркируются, потому что в полном объеме обладают строгим ограничением доступа к ним персонала.
На ценных, но не конфиденциальных документах может проставляться отметка, надпись, штамп, привлекающая особое внимание к сохранности таких документов. Например: «Собственная
информация фирмы», «Информация особого внимания», «Копии не снимать», «Хранить в сейфе» и др.
Может ставиться штамп, что данная информация без согласия
организации не может быть использована в каких-либо коммерческих целях, а за ненадобностью должна быть возвращена собственнику.
Гриф или штамп обязательно проставляются при направлении конфиденциальной для организации информации в государственные
учреждения, которые обязаны держать ее в тайне.