Контрольные вопросы:

1. Какими документами устанавливаются федеральные государственные образовательные стандарты?

2. Для чего предназначены государственные образовательные стандарты?

3. Квалификационная характеристика документоведа?

4. Федеральный и национально-региональный компоненты

образовательного стандарта?

5. Циклы государственных образовательных программ?

6. Что должен знать выпускник, окончив вуз?

7. Что должен уметь выпускник, окончив вуз?

8. Чем должен владеть выпускник, окончив вуз?

9. Учебная, производственная и преддипломная практики. Организация и проведение?

10. Виды профессиональной деятельности?

Глава 3. Документ и его место в системе управления

1. Понятия «документ», «информация»

2. Способы документирования

3. Система документации и управления

1. Понятия «документ», «информация»

Подготовка	по специальности “Документоведение	и
документационное	обеспечение управления” сегодня открыта	во
многих вузах,	получаемая выпускниками квалификация	-

документовед. Вдумаемся в эти названия. Ключевым, базовым

понятием в них выступает слово документ. Документоведение и документовед – т.е. все ведающий, знающий о документе. Что же

это такое документ, о котором надо так много знать, что необходимо учиться в высшем учебном заведении.

Документ – явление сложное и древнее. Его появление,

эволюция, функции документа, требования, предъявляемые к его составлению и оформлению, а также весь порядок работы с ним изучаются в цикле специальных документоведческих дисциплин, а курс “Документоведение и документационное обеспечение управления” открывает профессиональную подготовку специалиста высшей квалификации.

В рамках данного материала остановимся лишь на значении

документа, чтобы понять, почему он заслуживает такого

углубленного изучения. Понятие “документ” имеет много определений, их можно найти в каждом словаре и в энциклопедии. Анализу и сопоставлению этих определений посвящаются специальные занятия в курсе “Документоведение”. И хотя определения будут отличаться, делая акцент на различные свойства документа и его функции (назначение), в них одно общее – они рассматривают документ как носитель информации, как результат ее запечатления. Таким образом, документ неразрывно связан с информацией.

Понятие “информация” не менее сложно, чем документ и в его

определении также много вариантов. Пока для целей введения в специальность ограничимся определением, данным в Федеральном законе “Об информации, информационных технологиях и о защите информации”. В нем информация определяется как “сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления”. Естественная потребность человека – сообщить другим о том, что он узнал, видел, о чем думал.

Информация побуждает человека к размышлению, к осмысливанию событий, фактов, к поступкам, действиям. Можно сказать, что

информация является побудителем к любому действию. Только на базе информации, узнав, о чем-либо, принимается решение что-то предпринять, сделать, куда-то отправиться и т.д.

Всякое сообщество может существовать, толькообмениваясь

информацией. Лишь располагая своевременно полученной и достаточной информацией можно принять правильное решение и выиграть сражение, захватить власть, получить прибыль. Шпионаж - это тоже добыча информации о противнике или конкуренте, чтобы на ее основе предпринять какие-либо предупреждающие действия. Не случайно у немцев существует поговорка: кто владеет информацией, тот владеет ситуацией, тот и король.

В настоящее время мир переживает информационный бум, что напрямую связано с развитием человечества и научно-технической революцией, изменившей способы фиксации и передачи информации и средства связи.

XXI век назван веком информатизации, а информация рассматривается как стратегический ресурс. Давно известны такие понятия, как ресурсы полезных ископаемых, трудовые ресурсы,

финансовые ресурсы, а во 2-й половине XX века появляется понятие“информационные ресурсы”. Но информация часто нуждается в сохранении, чтобы к ней можно было обратиться спустя какое-то время, и в передаче ее на расстояние. Поэтому человек ищет способ закрепить информацию для передачи во времени и пространстве. Так появляется документ.

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.