- •В.П.Егоров, а.В.Слиньков е.В.Карпычева д о к у м е н т о в е д и его специальность Учебник Часть I
- •Оглавление
- •Раздел 3. Документационное обеспечение управления (организация делопроизводства) ............................ Глава 10. Информационно-документационное обеспечение работы аппарата
- •Глава 11. Документационное обеспечение управления (доу). Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы
- •Глава 12. Создание документов в федеральном органе исполнительной власти ......................................
- •Глава 13. Организация документооборота ....................
- •Глава 14. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти .....................................................
- •Введение
- •Раздел 1.Введение в специальность
- •Глава 1. История Развития профессии
- •От древнего Египта к Древней Руси
- •Делопроизводство в Древней Руси
- •Приказное делопроизводство
- •Коллежское делопроизводство
- •Министерское делопроизводство
- •Делопроизводство в ссср в хх веке
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 2. Государственный Стандарт высшего профессионального образования по специальности документовед
- •Общие положения
- •Образовательный стандарт
- •Циклы государственных образовательных программ
- •Требования к уровню подготовки выпускника по специальности
- •Виды профессиональной деятельности при овладении программой
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 3. Документ и его место в системе управления
- •Понятия «документ», «информация»
- •Способы документирования
- •Система документации и управление
- •Контрольные вопросы:
- •Раздел 2. Документоведение
- •Глава 4. Документоведение как научная дисциплина
- •Понятие о документоведении как научной дисциплине, объект и предмет документоведения
- •Основные этапы развития документоведения
- •Структура документоведения
- •Взаимосвязь документоведения с другими науками
- •Источники в документоведении
- •Нормативно-методическая база документационного обеспечения
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 5. Системный подход к документу как объекту исследования
- •Сущность, генезис и развитие понятия «документ»
- •Соотношение понятий «документ», «информация» и «материальный носитель»
- •Свойства, признаки и функции документа
- •К отличительным признакам документа относятся:
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 6. Методы и способы документирования
- •6.1. Общие положения и понятия документирования
- •6.2. Понятие о языках
- •Знаковый метод фиксирования информации
- •Знаковая система обладает определенными свойствами:
- •Способы и средства записи информации
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 7. Классификация документов
- •Понятие о классификации документов
- •Классификация по информационной составляющей документа
- •Классификация по материальной составляющей документа
- •Классификация документов по обстоятельствам их функционирования во внешней среде
- •Контрольные вопросы:
- •Тесты для самоконтроля:
- •Глава 8. Системы документации
- •Понятие системы документации. Историческое развитие систем документации
- •Основные функциональные системы документации в Российской Федерации
- •Унифицированные системы документации
- •Электронные системы документации
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 9. Унификация и стандартизация управленческих документов в документационном обеспечении управления
- •9.1. Унифицированные системы документации
- •Извлечение из Общероссийского классификатора управленческой документации (окуд) ок 011-93. Класс 0200000 «Организационно-
- •Основы стандартизации
- •Общие положения
- •Краткие сведения из истории развития стандартизации
- •Государственная система стандартизации (гсс)
- •Задачи стандартизации
- •Соответствие государственному стандарту (государственным
- •Органы и службы стандартизации
- •Нормативные документы по стандартизации
- •Контрольные вопросы:
- •Раздел 3. Документационное обеспечение управления (организация делопроизводства)
- •Глава 10. Информационно-документационное обеспечение работы аппарата управления
- •Основные виды документной деятельности
- •Информация в управленческой деятельности
- •В зависимости от потребителя информационные ресурсы могут
- •Информация как объект правовых отношений в социуме
- •10.3. Управление документацией
- •10.4. Организация информационно-поисковых систем по документам учреждения
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 11. Документационное обеспечение управления (доу). Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы
- •Документационное обеспечение управления
- •«Понятие делопроизводство»: цели и задачи
- •Документ, созданный организацией или должностным лицом и
- •Для создания документов используются текстовые редакторы.
- •Для обмена информацией используются компьютерные сети
- •. Культура труда делопроизводственного персонала
- •Организация рабочих мест делопроизводственного персонала.
- •Компьютер и делопроизводство
- •Автоматизированные системы обработки документов
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 12. Создание документов в федеральном органе исполнительной власти
- •Инструкция по делопроизводству. Общие положения. Основные понятия
- •Бланки документов
- •Устанавливается состав реквизитов для каждого вида бланков:
- •№ 12.6.2О. Образец бланка приказа федерального органа исполнительной власти (федерального министерства)
- •№ 12.6.5.2О. Образец бланка письма федерального органа исполнительной власти (федерального министерства)
- •№ 3О. Образец бланка письма должностного лица (статс- секретаря-заместителя министра)
- •При использовании общего бланка на нем указываются следующие реквизиты:
- •12.3. Оформление реквизитов документов
- •Правила оформления реквизитов документов
- •Наименование федерального органа исполнительной власти
- •Наименование должности лица, подписавшего документ
- •Регистрационный номер документа
- •Ссылка на исходящий номер и дату документа
- •Адресат
- •Наименование документа
- •Текст документа
- •Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине
- •Гриф согласования
- •Согласование документа осуществляется с:
- •При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту
- •Подпись должностного лица
- •Гриф утверждения
- •Оттиск печати
- •Отметка о заверении копии
- •Отметка об исполнителе
- •Указания по исполнению документа
- •Отметка о контроле документа
- •Отметка об исполнении документа
- •Отметка о поступлении документа
- •Отметка о конфиденциальности
- •Формуляр – образец документа устанавливает:
- •Подготовка проектов законодательных и иных нормативных правовых актов
- •Приложение №12
- •Раздел I
- •Глава 5. Права, обязанности и ответственность
- •§ 1. Хозяйственные товарищества и общества
- •24 Пт ¦
- •36 Пт ¦
- •№ 12 О. Образец оформления законопроекта
- •18 Пт ¦
- •№ 13О. Образец оформления проекта указа Президента Российской Федерации
- •32 Пт ¦
- •48 Пт ¦
- •№ 13 О1. Образец оформления проекта распоряжения Президента Российской Федерации
- •36 Пт ¦
- •Оформление отдельных видов документов в федеральных органах исполнительной власти
- •Состав документов федерального органа исполнительной власти
- •Приказ, распоряжение
- •№ 12.6.2. Образец оформленияприказа федерального органа исполнительной власти
- •№ 12.6.2.1.Образец оформленияраспоряжения федерального органа исполнительной власти
- •Протокол заседания (совещания)
- •№ 12.6.4. Образец оформления полного протокола
- •№ 12.6.4.1. Образец оформления краткого протокола
- •№ 17. Образец оформления служебного письма
- •12.7. Делопроизводство по обращениям граждан
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 13. Организация документооборота
- •Принципы организации документооборота
- •Прием и первичная обработка поступающих документов
- •Предварительное рассмотрение документов
- •Регистрация поступающих документов
- •Порядок рассмотрения документов руководством федерального органа исполнительной власти и доведения документов до исполнителей
- •Организация работы с отправляемыми документами
- •Регистрация отправляемых документов
- •Отправка документов
- •Регистрация и прохождение внутренних документов
- •Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции
- •Учет и анализ объемов документооборота
- •Контроль за исполнением документов
- •Контроль за исполнением документов и принятых решений. Организация контроля исполнения
- •Осуществление контроля исполнения Департаментом управления делами
- •Осуществление контроля исполнения подразделениями аппарата управления общества
- •Автоматизированная система контроля исполнения
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 14. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти
- •Разработка и ведение номенклатуры дел
- •№ 18. Форма номенклатуры дел структурного подразделения федерального органа исполнительной власти
- •№ 19. Форма номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти
- •Порядок
- •Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение
- •Приложение № 22
- •№ 22. Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения
- •Приложение № 24 правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение
- •Приложение № 25
- •№ 25. Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
- •№ 26. Форма листа-заверителя дела
- •№ 27. Форма внутренней описи документов дела
- •Приложение № 28
- •№ 28. Форма акта о выделении к уничтожению документов
- •Передача дел на архивное хранение
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 15. Особенности работы с электронными документами
- •Порядок создания, получения, обработки электронных документов
- •Обязательные сведения об электронном документе
- •Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти
- •Систематизация дел электронных документов
- •Переписка об административно- хозяйственном обслуживании. Электронные документы
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 16. Работа исполнителя с документами
- •16.1. Условия и правила работы исполнителя с документами
- •Извлечение из Инструкции по делопроизводству в аппарате управления оао «Российские железные дороги» «организация исполнения документов и принятых решений»
- •16.2. Сроки исполнения документов
- •Извлечение из Инструкции по делопроизводству
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 17. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов
- •17.1. Учет печатей и штампов
- •Приложение № 29
- •17.2. Учет бланков документов
- •Приложение № 30 журналы учета бланков документов Журнал учета поступления бланков
- •Журнал учета выдачи бланков в структурных подразделениях
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 18. Международная переписка
- •Международные стандарты по оформлению документов
- •Деятельность Международной организации по стандартизации
- •Форматы бумаги
- •Потребительские форматы по исо 216:1975
- •Реквизиты международного письма
- •Извлечение из Инструкции по делопроизводству в аппарате управления оао «Российские железные дороги»
- •975-2411
- •Контрольные вопросы и задания для самоконтроля:
- •Глава 19. Конфиденциальность информации иконфиденциальность документов
- •Понятия о конфиденциальности информации и конфиденциальности документов
- •К конфиденциальным документам относятся:
- •Научно - техническая информация включает:
- •Деловая информация включает:
- •Сведения, которые не являются кт:
- •Защита документов, содержащих коммерческую тайну
- •Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 20. Терминология и понятия, применяемые вдокументоведении и документационном обеспечении управления
- •Общие понятия
- •Документирование
- •20.3. Информационная составляющая документа
- •Организация работы с документами
- •Архивное дело
- •Обеспечение сохранности документов
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 21. Этикет в практике деловых отношений. Психологические основы взаимоотношений людей
- •Этикет, его понятия
- •Психологические основы взаимоотношений с людьми
- •Профессиональная этика работника службы доу
- •Правила общественного поведения (наиболее распространенные)
- •Этика поведения в различных условиях обстановки
- •Контрольные вопросы:
- •Заключение
- •Нормативно-правовые источники, научная и учебная литература
- •Указы Президента Российской Федерации
- •З. Постановления Правительства Российской Федерации
- •Ведомственные нормативные акты, инструкции и правила по делопроизводству отдельных организаций
- •Государственные стандарты, правила по стандартизации
- •Международные стандарты
- •Общероссийские классификаторы
- •Научная и учебная литература
- •Рекомендуемая тематика рефератов и курсовых работ по курсу «Документоведение и документационное обеспечение управления»
- •Московский государственный университет
- •Путей сообщения
- •Гуманитарный институт
- •Стань Документоведом высшей квалификации
- •Стоимость обучения:
Нормативные документы по стандартизации
Нормативные |
документы по стандартизации |
применяются |
государственными |
органами управления, субъектами |
хозяйственной |
деятельности на |
стадиях разработки, подготовки |
продукции к |
производству, ее изготовления, реализации (поставки, продажи),
использования (эксплуатации), хранения, транспортирования и утилизации, при выполнении работ и оказании услуг, при
разработке технической документации (конструкторской, технологической, проектной), в том числе технических условий, каталожных листов на поставляемую продукцию (оказываемые услуги).
Все действующие в Российской Федерации государственные, межгосударственные, региональные, национальные стандарты других стран вносятся в ежегодно переиздаваемый указатель “Государственные стандарты”. Государственные стандарты (ГОСТ Р) разрабатываются на продукцию, работы и услуги, имеющие межотраслевое значение, и не должны противоречить законодательству Российской Федерации.
Государственные стандарты должны содержать:
требования к продукции, работам и услугам по их безопасности для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества, требования техники безопасности и производственной санитарии;
требования по технической и информационной совместимости,
а также взаимозаменяемости продукции;
основные потребительские (эксплуатационные) характеристики продукции, методы их контроля, требования к упаковке, маркировке, транспортированию, хранению, применению и утилизации продукции;
правила и нормы, обеспечивающие техническое и
информационное единство при разработке, производстве, использовании (эксплуатации) продукции, выполнении работ и оказании услуг, в том числе правила оформления технической документации, допуски и посадки, общие правила обеспечения качества продукции, работ и услуг;
сохранения и рационального использования всех видов
ресурсов, термины и их определения, условные обозначения, метрологические и другие общетехнические и организационно- технические правила и нормы.
В государственных стандартах содержатся как обязательные для выполнения требования к объекту стандартизации, так и рекомендательные.
К обязательным относятся: требования по обеспечению безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества, по обеспечению технической и информационной совместимости, взаимозаменяемости продукции, единства методов их контроля и единства маркировки, а также иные требования, установленные законодательством Российской Федерации.
К требованиям безопасности в стандартах относят: электробезопасность, пожаробезопасность, взрывобезопасность, радиационную безопасность, предельно допустимые концентрации химических и загрязняющих веществ; безопасность при обслуживании машин и оборудования.
Примеры условного обозначения государственных стандартов:
ГОСТ Р 2.51 – 93
Год утверждения стандарта Порядковый регистрационный номер Классификационная группа
Комплекс стандартов (код системы ЕСКД)
В случае отсутствия в структуре обозначения стандарта классификационной группы порядковый регистрационный номер проставляется непосредственно после кода системы.
ГОСТ Р 1.5 – 92
Год утверждения стандарта Порядковый регистрационный номер
Комплекс стандартов (код системы ГСС)
В обозначение стандартов на изделия, используемые только в атомной энергетике, добавляется буква А, проставляемая после двух последних цифр года утверждения стандарта.
Международные и региональные стандарты (при условии присоединения к ним Российской Федерации), а также национальные стандарты других стран (при наличии соответствующих соглашений с этими странами) применяют на территории Российской Федерации в качестве государственных стандартов.
При этом они представляют собой:
-или аутентичный текст на русском языке соответствующего документа;
-или аутентичный текст на русском языке соответствующего
документа с дополнительными требованиями, отражающими специфику потребностей народного хозяйства.
Государственный стандарт, оформленный на основе применения аутентичного текста международного или регионального стандарта (например, ИСО/МЭК 2593: 1993) и не содержащий дополнительных требований, обозначается как ГОСТ Р ИСО/МЭК 2593– 98.
Если в государственном стандарте имеются дополнительные
требования по сравнению с международным (региональным) стандартом, то в скобках приводится обозначение международного стандарта, например, ГОСТ Р 51295– 99 (ИСО 2965– 97).
Региональные стандарты для российских условий – это межгосударственные стандарты (ГОСТ) и стандарты бывшего Совета Экономической Взаимопомощи (СТ СЭВ). До сих пор в странах СНГ (в том числе и в Российской Федерации) применяются стандарты СЭВ, вводимые в действие в качестве межгосударственных.
Межгосударственные стандарты (ГОСТ) действуют, как региональные стандарты в странах СНГ. Основу Межгосударственной системы стандартизации (МГСС) составили государственные стандарты бывшего Союза ССР. В Российской Федерации действующие государственные стандарты бывшего Союза ССР применяются постольку, поскольку они не противоречат законодательству Российской Федерации.
Межгосударственные стандарты принимаются Межгосударственным
Советом по стандартизации, метрологии и сертификации (МГС) или Межгосударственной научно-технической комиссией по стандартизации, техническому нормированию и сертификации в строительстве (МНТКС).
Решение об отмене того или иного стандарта СССР на территории Российской Федерации принимают Госстандарт или Госстрой России. Условные обозначения межгосударственных стандартов аналогичны обозначениям государственных стандартов Российской Федерации.
Межгосударственный стандарт, оформленный на основе
применения аутентичного международного стандарта (например, ИСО9591: 1992), обозначается как
ГОСТ ИСО 9591–93.
Если в межгосударственном стандарте имеются дополнительные требования по сравнению с международным стандартом, то в скобках приводится обозначение международного стандарта, например, ГОСТ20231-92 (ИСО 7173-89).
Международные стандарты (ИСО, МЭК, ИСО/МЭК) наиболее широко
используются во всем мире; представляют собой тщательно отработанный вариант технических требований к продукции (услуге), что значительно облегчает обмен товарами, услугами и идеями между всеми странами мира.
Крупнейший партнер ИСО – Международная электротехническая комиссия (МЭК). Они поддерживают тесное сотрудничество с Европейским комитетом по стандартизации (СЕН). В целом эти три организации охватывают международной стандартизацией все области техники; кроме того, стабильно взаимодействуют в области информационных технологий и телекоммуникаций.
Международные стандарты ИСО, МЭК и ИСО/МЭК не имеют статуса обязательных для всех стран-участниц. Любая страна мира вправе применять или не применять их. Решение вопроса о применении международного стандарта связано в основном со степенью участия страны в международном разделении труда и состоянием ее внешней торговли. По своему содержанию стандарты ИСО в меньшей мере касаются требований к конкретной продукции. Основная же масса нормативных документов касается требований безопасности, взаимозаменяемости, технической совместимости, методов испытаний продукции, а также других общих и методических вопросов. Таким образом, использование большинства международных стандартов ИСО предполагает, что конкретные технические требования к товару устанавливаются в договорных отношениях.
По содержанию стандарты МЭК отличаются от стандартов ИСО
большей конкретикой: в них изложены технические требования к
продукции и методам ее испытаний, |
а также |
требования по |
безопасности, что актуально не |
только |
для объектов |
стандартизации МЭК, но и для важнейшего аспекта подтверждения
соответствия — сертификации на соответствие требованиям стандартов по безопасности. Для обеспечения этой области, имеющей актуальное значение в международной торговле, МЭК разрабатывает специальные международные стандарты на безопасность конкретных товаров.
ИСО и МЭК совместно разрабатывают стандарты ИСО/МЭК, руководства
ИСО/МЭК и директивы ИСО/МЭК по актуальным вопросам стандартизации, сертификации, аккредитации испытательных лабораторий и методическим аспектам.
Международные, региональные стандарты, документы ЕЭК ООН и
других международных, региональных организаций и национальные
стандарты других стран могут применяться в качестве стандартов отраслей, стандартов предприятий и стандартов научно- технических, инженерных обществ и других общественных объединений до их принятия в качестве государственных стандартов Российской Федерации.
Допускаются изготовление и поставка продукции на экспорт в соответствии с требованиями международных, региональных и
национальных стандартов других стран и стандартов фирм зарубежных стран по предложению потребителя (заказчика) этих стран на договорной (контрактной) основе. Общероссийские классификаторы технико-экономической информации создаются в рамках Единой системы классификации и кодирования технико- экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭСИ), в которую входят общероссийские классификаторы, средства их ведения, нормативные и методические документы по их разработке, ведению и применению.
Основные положения по системе ЕСКК изложены в следующих документах:
ПР 50 – 733 – 93. Основные положения Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и унифицированных систем документации Российской Федерации;
ПР 50-734-93. Порядок разработки общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации;
ПР 50 - 735 -93. Положение о ведении общероссийских
классификаторов на базе информационно-вычислительной сети Госкомстата России. (Примечание. С 1999 г. Госкомстат России преобразован в Российское статистическое агентство).
Объектами классификации и кодирования в ЕСКК выступают:
статистическая информация, макроэкономическая финансовая и правоохранительная деятельность, банковское дело, бухгалтерский учет, стандартизация, сертификация, производство продукции, предоставление услуг, таможенное дело, торговля и внешнеэкономическая деятельность. Общее руководство и координацию работ по созданию ЕСКК осуществляют Госстандарт РФ и Росстатагентство. Научная часть этой работы ведется Всероссийским научно-исследовательским институтом классификации, терминологии и информации по стандартизации и качеству (ВНИИКИ).
Одновременно с ОКП с 1991 г. в России действует внешнеторговый классификатор – Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности (ТН ВЭД), которая является основой таможенного тарифа. Для увязки этих классификаторов используются переводные таблицы. Составной частью ЕСКК ТЭСИ является каталогизация продукции. Она предусматривает составление перечней производимой, экспортируемой и импортируемой продукции с ее описанием (идентификацией). Каталогизация требуется специалистам всех уровней для обоснованного принятия управленческих, коммерческих и технических решений. Формируемая в настоящее время Федеральная система каталогизации продукции для государственных нужд (ФСК) решает следующие задачи:
однозначная идентификация предметов снабжения за счет единых стандартных правил описания;
сбор, регистрация и хранение информации;
выявление взаимозаменяемых, дублирующих и устаревших видов продукции;
информационное обслуживание пользователей ФСК.
Источником информации для каталогизации являются каталожные листы (КЛ), представляемые в Центры метрологии и стандартизации при регистрации предприятием-изготовителем ТУ на продукцию. В
настоящее время ведется большая работа по созданию взаимосвязанных между собой классификаторов, что дает возможность обеспечивать достоверной информацией федеральные органы государственной власти России, а также иметь сопоставимую информацию при обмене ею между государствами.
Стандарты отраслей (ОСТ) могут разрабатываться и приниматься государственными органами управления в пределах их компетенции
применительно к продукции, работам и услугам отраслевого значения по процедурам, установленным этими органами. В частности, стандарты отраслей разрабатывают на организационно- технические и общетехнические объекты, продукцию, работы (процессы) и услуги, применяемые в отрасли, в том числе организацию проведения работ по отраслевой стандартизации, типоразмерные ряды и типовые конструкции изделий отраслевого применения (специфический крепеж, инструмент и др.), организацию работ по метрологическому обеспечению в отрасли.
Стандарты отраслей не должны нарушать обязательные требования государственных стандартов, а также правила и нормы
безопасности, установленные государственными надзорными органами по вопросам, отнесенным к их компетенции. Требования стандартов отраслей подлежат своевременному приведению в соответствие с достижениями науки, техники и технологии, а также требованиями государственных стандартов.
Стандарт отрасли применяют на территории Российской Федерации предприятия, подведомственные государственному органу
управления, принявшему данный стандарт. Иные субъекты хозяйственной деятельности применяют стандарты отраслей на добровольной основе.
Требования стандартов отраслей к продукции, работам (процессам) и услугам подлежат обязательному соблюдению субъектами хозяйственной деятельности, если об этом указывается
в технической документации изготовителя (поставщика) продукции, исполнителя работ и услуг или в договоре.