Контрольные вопросы:

1. В чем заключается унификация документов?

2. В чем заключается форма юридического закрепления унификации документов?

3. В чем суть унификации документов?

4. В чем суть стандартизации документов?

5. Что включает в себя работа по унификации документов?

6. Каковы основные принципы унификации?

7. Какие существуют способы унификации текстов, их содержания?

8. Кто осуществляет государственное управление стандартизацией документации?

9. Какой орган осуществляет государственное управление стандартизацией в Российской Федерации?

10. Какие вопросы решает Госстандарт России в области

стандартизации?

11. Какие существуют виды документов?

12. Что представляют собой Табель форм документов, Альбом форм документов?

13. Как подразделяются классификаторы?

14. Кто выступает объектами классификации и кодирования в ЕСКК?

15. Кто ведет научную работу по созданию ЕСКК?

16. Назовите действующие общероссийские классификаторы?

17. Что является объектом стандартизации?

18. История развития стандартизации?

19. В каких документах изложена ГСС?

20. Задачи стандартизации?

21. Понятие «нормативный документ»?

22. Понятие «стандарт»?

23. Назовите органы стандартизации?

24. Назовите службы стандартизации?

25. Назовите нормативные документы по стандартизации?

Раздел 3. Документационное обеспечение управления (организация делопроизводства)

Глава 10. Информационно-документационное обеспечение работы аппарата управления

1. Основные виды документной деятельности

2. Информация в управленческой деятельности

3. Управление документацией

4. Организация информационно-поисковых систем по документам учреждения

1. Основные виды документной деятельности

На ранних этапах становления и развития сферы управления, науки, техники, равно как и других отраслей человеческой деятельности, работа с документами входила в число вспомогательных операций для лиц, занятых в этих сферах. Но постепенно объем подобного рода операций увеличился настолько, что вызвал необходимость выделения специальных профессиональных групп для ихвыполнения. В результате работа, связанная с созданием, обработкой, хранением, распространением документов, стала обособляться в отдельную отрасль профессиональной документной деятельности. Так появились делопроизводители, библиотекари, переводчики, архивариусы и многие другие подобного рода профессии.

Со временем произошла институционализация информационно- документационной сферы. Появился целый ряд специальных социальных институтов, занимающихся исключительно упорядочением информационного пространства, оптимизацией и направлением движения информационных потоков, обеспечением сохранности накопленных информационных ресурсов или, иначе говоря, созданием, распространением, хранением, поиском, организацией использования документов.

На современном этапе документная деятельность представляет собой сложно-структурированную систему.

В ней выделяют четыре основных направления:

• непосредственная работа с документами, осуществляемая практическими сотрудниками (делопроизводителями, секретарями, архивистами, библиотекарями и т.д.) на предприятиях, в

учреждениях, организациях;

• административно-управленческая деятельность, регулирующая работу документоведов-практиков. Ею занимаются руководители

соответствующих организаций, учреждений, предприятий, а также руководители их специализированных структурных подразделений (общие отделы, канцелярии, отделы кадров и т.п.);

• научная деятельность, ориентированная на разработку

теоретических проблем и рационализацию практики работы с документами.

Ее осуществляют, главным образом, ученые вузов, работающие на кафедрах документоведческого профиля, а также сотрудники

специализированных научно-исследовательских институтов (например, ВНИИДАД), ведущие специалисты крупных архивов, библиотек, центров научно-технической информации;

• информационно-методическая деятельность, направленная на внедрение в практику результатов научных исследований и передового опыта работы с документами.

Она выполняется, в частности, сотрудниками научно-

методических отделов архивов, библиотек. Важное место в этой работе занимают специализированные журналы документоведческого профиля («Делопроизводство», «Секретарское дело» и др.).

Документная деятельность включает всю совокупность действий, связанных с документом от момента его создания до утилизации или организации постоянного хранения и дальнейшего использования.

Важнейшими видами документной деятельности являются:

•Производство документов;

•Обработка документов;

•Хранение документов;

•Поиск документов;

•Использование документов.

В основе системы организации и технологии работы с документами лежат научные принципы и методы, а также огромный практический опыт, накопленный за многие сотни лет документной деятельности в различных сферах и разных странах. Это обусловило формирование и развитие не только специализированных учреждений, учебных заведений соответствующих профессий, специальностей и специализаций, но и появление целого ряда прикладных документоведческих дисциплин, ориентированных на разработку оптимальных методов работы с теми или иными конкретными видами документов и системами документации.