Контрольные вопросы:

1. Какие группы конфиденциальных документов образуются в различных типах организационных структур?

2. В чем состоит особенность конфиденциального документа?

3. Как классифицируются конфиденциальные документы по сроку ограничения к ним доступа персонала?

4. Что понимается под разрешительной системой доступа к конфиденциальной информации?

5. Какие этапы входят в процесс документирования конфиденциальной информации?

6. С какой целью на документе ставится гриф конфиденциальности,

и какие виды этих грифов используются? Чем руководствуются при определении уровня грифа конфиденциальности?

7. Какие существуют требования к организации и технологии работы с конфиденциальными документами?

8. На основе каких принципов строится защищенный документооборот? За счет чего достигается защищенность документопотоков?

9. Какие стадии включаются в состав входного документопотока?

10. Какие стадии включаются в состав выходного и внутреннего документопотоков?

11. Что понимается под технологической системой обработки и

хранения конфиденциальных документов? Какие существуют типы систем?

12. Что понимается под входным потоком конфиденциальных

документов?

13. Какие документы несет входной поток?

14. Какие опасности угрожают документам входного потока?

15. Какие технологические стадии обработки проходят конфиденциальные документы входного потока? Каково назначение каждой стадии?

16. Что представляет собой технологическая стадия обработки

конфиденциальных документов, процедура обработки и операция? Их соотношение?

17. В чем состоят особенности процедуры выдачи закрытых дел сотрудникам для работы?

18. Какой состав операций включает в себя процедура снятия грифа конфиденциальности с документа? Цель процедуры?

Глава 20. Терминология и понятия, применяемые вдокументоведении и документационном обеспечении управления

1. Общие понятия

2. Документирование

3. Информационная составляющая документа

4. Организация работы с документами

5. Архивное дело

6. Обеспечение сохранности документов

Основу любой области знаний составляют понятия, которые являют собой набор представлений об общих и наиболее существенных особенностях в изучаемых явлениях и предметах.

Всякое понятие представляет собой какую-то абстрактную структуру, в которой рельефно выделены наиболее существенные и типичные стороны данной структуры (явлений и предметов).

Профессиональный язык в любой области знаний требует

однозначности толкований понятий этой области знаний и терминов. Совокупность терминов отдельной области знаний составляет единую терминосисистему или терминологию.

Приведенная ниже терминология установленанормативными

актами Российской Федерации. Эта терминология в обязательном порядке применяется во всех видах документов и литературе по документоведению, документационному обеспечению управления и архивному делу.

Термины и понятия, применяемые в документоведении и документационном обеспечении управления (согласно федеральных законов и ГОСТов).

1. Общие понятия

1. Делопроизводство, документационное обеспечение управления

• отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

2. Архивное дело - отрасль деятельности, обеспечивающая

организацию хранения и использования архивных документов.

3. Документ, документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

4. Внешние признаки документа - признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.

5. Носитель документированной информации - материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

6. Изобразительный документ - документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.

7. Графический документ - изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени.

8. Аудиовизуальный документ - документ,содержащий

изобразительную и звуковую информацию.

9. Кинодокумент - изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.

10. Фотодокумент - изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

11. Иконографический документ - документ, содержащий преимущественно изображение произведения искусства, специальной

или художественной фотографии.

12. Фонодокумент - документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

13. Текстовой документ - документ, содержащий речевую

информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

14. Письменный документ - текстовой документ, информация

которого зафиксирована любым типом письма.

15. Рукописный документ - письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.

16. Машинописный документ - письменный документ, при

создании которого знаки письма наносят техническими средствами.

17. Документ на машинном носителе - документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих

обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

18. Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

19. Видеограмма документа - изображение документа на экране

электронно-лучевой трубки.

20. Беловой документ - рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без

помарок и исправлений.

21. Черновой документ - рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

22. Автор документа- физическое или юридическое лицо,

создавшее документ.

23. Документ личного происхождения (Ндп. личный документ) - документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

24. Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

25. Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

26. Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством,

компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

27. Подлинный документ- документ, сведенияоб авторе,

времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

28. Подлинник (официального) документа - первый или

единичный экземпляр официального документа.

29. Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

30. Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

31. Заверенная копия документа - копия документа, на которой

в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

32. Дублетный документ - один из экземпляров копии документа.