Процессы завершения.

Завершение проекта - это формализация выполнения проекта и подведение его к упорядоченному финалу.

Любой проект когда-то заканчивается. И процесс завершения проекта не менее важен, чем его планирование или исполнение. Обычно проект считается завершенным после того, как состоялась официальная передача его результатов клиентам. Но не у всех проектов есть такая четкая граница между клиентом и исполнителем. Например, если проект выполнятся внутри одной фирмы, то результаты проекта могут использоваться в других подразделения. В этом случае результат проекта не является объектом официальной передачи. Но в любом случае деятельность по реализации проекта прекращается.

Работа над проектом также прекращается (как бы сама собой), если проект терпит крах, т.е. от выполнения проекта отказываются, и деятельность по проекту сходит на нет.

И в том и в другом случае остаются дела, которые должны быть сделаны, мелкие или крупные – не важно. Но энтузиазм команды уже прошел, члены команды ждут возвращения к своим обязанностям или к другим проектам, а работу доделывать необходимо. Ситуация часто осложняется тем, что руководитель проекта и его ведущие специалисты переходят на другой проект и передают свои полномочия менеджерам поменьше. В этих условиях управлять проектом становится гораздо сложнее.

Поэтому заключительный этап часто представляет собой даже более сложную задачу, нежели начальный этап жизненного цикла проекта.

В этих условиях необходимо отслеживать следующие основные моменты:

1. выполнение оставшихся работ и создание учетной информации по ним;

2. наличие ресурсов на оставшихся работах и их качество;

3. соблюдение условий контрактов;

4. вопросы, связанные с оборудованием: оно должно быть распродано, возвращено владельцам или поставлено на хранение;

5. вопросы, связанные с участниками команды: кого и куда передать, кем кого заменить и прочие вопросы, т.к. по окончании любого проекта его команда должна быть распущена.

Все перечисленные выше операции должны быть спланированы и профинансированы так же, как и любой другой этап проекта. Часто план проекта просто не содержит операций по его завершению. Резкое и незапланированное завершение проекта приводит к появлению пробелов в информации и подрывает доверие клиентов к команде проекта и к результатам проекта.

В ходе завершения проекта вся информация по нему должна быть переведена в разряд архивной информации. Достигнутые результаты должны быть документально зафиксированы и утверждены. Вся необходимая информация должна быть передана потребителю проекта (заказчику), т.к. именно он будет дальше работать с результатами проекта. Обязательно должны быть соблюдены вопросы секретности информации.

Завершение проекта сопровождается двумя основными процессами.

1. Административное завершение - подготовка, сбор и распределение информации, необходимой для формального завершения проекта. Административное завершение не должно откладываться до полного завершения проекта, а должно проводиться по фазам проекта, чтобы не допустить потери важной и полезной информации.

2. Закрытие контрактов – подтверждение выполнения условий контрактов или их досрочное закрытие, включая разрешение всех возникших споров.

И, наконец, последний и не менее важный этап исполнения проекта – это так называемая постпроектная оценка, в результате которой должно быть выяснено следующее: оправдан ли перерасход средств или изменение планов, и были ли методы управления оптимальными. Постпроектная оценка всегда производится по инициативе клиента и может проходить в течение нескольких месяцев после официального завершения проекта. Проведение постпроектной оценки может быть поручено третьей стороне. По результатам постпроектной оценки всегда составляется детальный отчет. Проведение такой оценки часто называют извлечением уроков из проекта.

67