Процессы анализа.

Это большая группа процессов, которые идут после начала исполнения проекта и предназначены для ответа на вопросы – хорошо или плохо исполняется проект, каковы прогнозы по его завершению и нужно ли применять корректирующие воздействия.

Процессы анализа включают анализ плана и анализ исполнения проекта.

Анализ плана означает определение того, удовлетворяет ли составленный план исполнения проекта предъявляемым к проекту требованиям и ожиданиям участников проекта. Обычно процессы анализа плана включаются в группу процессов планирования, делая этот процесс итерационным. На стадии планирования результатом анализа плана может быть принятие решения о необходимости изменения начальных условий и составления новой версии плана, либо принятие разработанной версии в качестве базового плана проекта, который в дальнейшем служит основой для измерения исполнения.

Процессы анализа исполнения предназначены для оценки состояния проекта и прогноза успешности его завершения согласно критериям и ограничениям, определенным на стадии планирования.

Основными исходными данными для проведения анализа исполнения проекта являются: базовый план проекта, бюджет проекта и результаты процессов исполнения и контроля, т.е. оперативные отчеты и отчеты о статусе проекта (учет исполнения).

Процессы анализа исполнения принято делить на основные и вспомогательные. К основным процессам анализа относят те процессы, которые непосредственно связаны с целями и критериями успеха, т.е. для абсолютного большинства проектов это - анализ сроков, анализ стоимости, анализ качества и подтверждение целей.

К вспомогательным процессам относят те, которые связаны с анализом факторов, влияющих на цели проекта и критерии успеха. Например, вспомогательным является анализ ресурсов – определение соответствия фактической загрузки и производительности ресурсов запланированным, а также анализ соответствия фактического расхода материалов плановым значениям.

Рассмотрим основные процессы анализа исполнения проекта.

Анализ сроков - определение соответствия фактических и прогнозных сроков исполнения операций проекта директивным или запланированным. В ходе этого процесса происходит принятие решения о необходимости корректировки базового плана проекта и подготовки запроса на изменения.

Анализ стоимости - определение соответствия фактической и прогнозной стоимости операций и фаз проекта директивным или запланированным. Предназначен для принятия решения о необходимости корректировки бюджета проекта.

Анализ качества - мониторинг результатов проекта с целью их проверки на соответствие принятым стандартам качества.

Подтверждение целей - процесс формальной приемки результатов проекта его участниками (инвесторами, потребителями и т.д.). В случае прерывания исполнения проекта подтверждение целей позволяет установить и документировать степень его завершенности.

Методика освоенного объема.

Методика освоенного объема основана на концепции C/SCSC – cost/schedule control systems criteria, разработанной в Америке и изначально имевшей 35 критериев. Популярность в коммерческой деятельности получила модифицированная методика данной концепции. Встречается также иное название данной методики - метод фактической выработки. Знание методики освоенного объема является обязательным при всевозможных сертификациях по управлению проектами.

Дата внутри проекта, на которую производится анализ по методике освоенного объема, называется статусной датой. Анализ может проводиться как для отдельных операций проекта, так и для групп операций, фаз и проекта в целом. Также анализ может проводиться как нарастающим итогом с начала проекта, так и за отдельные периоды времени. При этом необходимо обращать внимание на то, что выводы по результатам анализа будут отличаться.

Упрощенный анализ по методике освоенного объема базируется на трех исходных показателях, определяемых для каждой операции:

1. BCWS (Budgeted cost of work scheduled) – плановая стоимость запланированных работ. Это часть плановой стоимости операции, которая должна была быть израсходована к рассматриваемому моменту согласно базовому плану проекта. Иными словами это - плановый объем. Показатель определяется из базового плана проекта.

2. BCWP (Budgeted cost of work performed) – плановая стоимость выполненных работ. Это плановая стоимость фактически выполненных к рассматриваемому моменту времени операций или их частей. Иными словами это - освоенный объем или фактическая выработка. Плановая стоимость выполненных работ показывает, сколько работ выполнили, но в плановых ценах. Показатель определяется из базового плана проекта и учета исполнения.

3. ACWP (Actual cost of work performed) – фактическая стоимость выполненных работ. Это фактические затраты на выполненных к рассматриваемому моменту времени операциях или их частях. Иными словами это – фактические затраты. Фактическая стоимость выполненных работ показывает, сколько денег потратили фактически на те работы, которые выполнили. Показатель определяется из учета исполнения и финансовых отчетов об исполнении проекта.

Для применения методики освоенного объема следует соблюдать три обязательных условия.

1. Наличие подробного календарного плана проекта и бюджета проекта, разработанных на стадии планирования проекта. Только их наличие позволяет определить исходные показатели методики.

2. Фактические затраты должны собираться по тем же статьям, что и плановые, т.е. планирование затрат и ввод фактических данных по затратам должен осуществляться для одних и тех же уровней иерархической структуры, работ и ресурсов. В противном случае результаты анализа искажаются.

3. Показатели фактической выработки, должны сохраняться по отдельным периодам времени, а не в виде суммарной величины на момент статусной даты. Соблюдение условия необходимо для того, чтобы в случае возникновения отклонений от календарного плана и бюджета проекта существовала возможность определить момент, когда возникло отклонение, а следовательно, и причину отклонения.

Рассмотрим методику освоенного объема на примере. Пусть реализуется проект, состоящий из четырех операций, выполняемых последовательно (рис. 3). Стоимость каждой из операций составляет 100 единиц. Для упрощения будем полагать, что длительность операций может быть различна, но кратна некоторой условной единице времени. В качестве статусной даты рассмотрим момент времени t*, момент окончания 2-ой операции.

Рис. 3. Пример проекта.

Определим исходные показатели методики освоенного объема для рассматриваемого примера. По плану к моменту времени t* должны были быть выполнены операции №1 и №2, тогда BCWS = 200 единиц. Допустим, что фактически к рассматриваемому моменту времени была выполнена только операция №1, тогда BCWP = 100 единиц. Допустим также, что из оперативных отчетов нам известно, что на выполнение операций к рассматриваемому моменту времени было потрачено 150 единиц, тогда ACWP = 150 единиц.

При выполнении обычного анализа отклонений, без применения методики освоенного объема, в расчетах участвуют только два показателя: плановый объем и фактические затраты. При этом сравнивается сколько запланировали потратить и сколько потратили фактически. Для рассматриваемого примера к моменту времени t* запланировано потратить 200 единиц, а фактически потрачено 150 единиц. Таким образом, получаем экономию средств в размере 50 единиц. Но введение показателя освоенного объема изменяет эту картину. Каким образом? Давайте проведем анализ проекта по методике освоенного объема.

Сначала рассчитаем бюджет проекта по завершении BAC (Budget at completion) - это суммарная стоимость работ проекта согласно базовому плану проекта. Для того, чтобы определить данную величину, необходимо полное планирование всего проекта до начала его исполнения. В нашем случае бюджет проекта составит 400 единиц.

Анализ по методике освоенного объема включает в себя три вида анализа:

• анализ стоимости,

• анализ сроков,

• прогноз завершения проекта.

Анализ стоимости выполняется по следующим показателям:

1. CV (Cost variance) - отклонение по стоимости, представляющий собой разницу между плановой стоимостью выполненных работ и фактической стоимостью выполненных работ:

CV = BCWP – ACWP. (1)

Если показатель CV положителен, происходит экономия бюджета, если отрицателен, то перерасход бюджета. В нашем случае CV= -50 единиц. Следовательно, на данную статусную дату проект превышает бюджет на 50 единиц.

2. CPI (cost performance index) – индекс выполнения стоимости - отношение плановой и фактической стоимости выполненных работ:

CPI = BCWP / ACWP. (2)

Если CPI меньше единицы, то имеет место перерасход средств, т.е. превышение бюджета. Если CPI больше единицы, то имеет место экономия средств. В нашем случае CPI= 0,67. Следовательно, имеет место перерасход средств.

Анализ сроков выполняется по следующим показателям.

1. SV (Schedule variance) - отклонение по срокам - это разница между плановой стоимостью выполненных работ и плановой стоимостью запланированных работ:

SV = BCWP – BCWS. (3)

Если значение SV положительно, проект опережает календарный план, в противном случае проект отстает от календарного плана. В нашем случае SV= -100 единиц, т.е. проект отстает от календарного плана на 100 единиц. Совместив анализ CV и анализ SV, получим, что в проекте не только выполнено работ меньше запланированного, но при этом еще и превышен бюджет проекта. Получается, что простой анализ отклонений дал нам искаженную картину.

2. SPI (schedule performance index) – индекс выполнения сроков – это отношение плановой стоимости выполненных работ к плановой стоимости запланированных работ:

SPI = BCWP / BCWS. (4)

Если SPI меньше единицы, имеет место отставание от календарного графика. Если SPI больше единицы, имеет место опережение календарного графика. В нашем случае SPI= 0,5, т.е., имеет место отставание от графика и видно, что выполнили работ всего на 50% от запланированных.

Наличие индексов выполнения сроков и стоимости позволяет выполнять сравнение исполнения различных проектов или различных этапов проекта.

Для выполнения прогноза завершения проекта рассчитываются индикаторы тенденций.

1. FCAC (forecast of completion) – прогноз по завершении - это сумма фактической стоимости выполненных работ и плановой стоимости оставшихся работ, умноженной на коэффициент исполнения KI:

FCAC = ACWP + KI*(BAC – BCWP). (5)

Данный показатель показывает с каким бюджетом будет завершен проект при таком исполнении проекта, которое существует на момент статусной даты. Значение данного показателя будет зависеть от коэффициента исполнения KI. Значение коэффициента исполнения KI зависит от субъективной оценки текущих отклонений стоимости работ командой проекта:

• если команда проекта считает, что текущие отклонения носят случайный характер, и в дальнейшем стоимость работ будет соответствовать запланированной, то KI= 1;

• если предполагается, что текущие отклонения соответствуют будущим, то значение KI полагается обратным индексу выполнения стоимости, т.е. KI=1/CPI.

В нашем случае при FCAC= 450 единиц при KI=1, и FCAC= 597 единиц при KI=1/CPI=1,49. Т.е., если проект и дальше будет выполняться с такой же эффективностью, как на момент статусной даты, то бюджет проекта по завершении составит 597 единиц. Если же мы в будущем ликвидируем отклонения по стоимости, которые были в рассматриваемом периоде, то бюджет проекта составит 450 единиц. Естественно, что это прогноз, и как любой прогноз он может оказаться в действительности и лучше и хуже. Но это дает информацию к размышлению.

2. CVR (completion variance) – отклонение по завершении. Сравнивает бюджет по завершении с прогнозом по завершении проекта:

CVR = BAC – FCAC. (6)

В нашем случае CVR принимает два значения: или -50 единиц или –197 единиц, что говорит о превышении бюджета проекта по завершении.

Таким образом, результаты расчетов по методике освоенного объема свидетельствуют о том, что для возвращения проекта к первоначальному плану и бюджету следует предпринять ряд мероприятий. В противном случае проект будет выполнен с превышением бюджета и отставанием от календарного плана.

Анализ по методике освоенного объема можно сделать и не рассчитывая значения данных показателей. Для этого используется графический анализ по методике освоенного объема, подробно рассмотренный в методическом пособии по теоретическому курсу.

Применение методики освоенного объема дает ряд преимуществ. Так, методика освоенного объема дает возможность уже на ранних этапах реализации проекта – по завершении первых 15-20% от общего объема работ – откорректировать плановые показатели. В нашем случае мы выполнили 100 единиц от запланированных 400, т. е. 25% выполнение проекта, и уже сейчас мы можем сказать, что тенденции исполнения проекта не совсем хороши и требуют либо корректировки плановых показателей либо повышения эффективности работы.

Результаты методики освоенного объема реальны и значимы даже на ранней стадии реализации проекта, т.к. если рассмотреть весь период реализации проекта как один полный цикл, то более точное планирование обеспечивается именно в начальный период, и присутствует определенная надежда на лучшее в более поздние периоды. При этом, если бюджет проекта жестко ограничен, то и корректнее распределен он для раннего периода проекта. Каждый человек, планируя, лучше продумывает начальный период и, по возможности, надеется на благополучный исход в конце. Поэтому и применение методики освоенного объема вполне обоснованно на начальном этапе исполнения проекта.

Основной недостаток методики в том, что отставание и опережение календарного графика измеряется в денежном выражении. Логично, чтобы временные показатели проекта измерялись все-таки в единицах времени, а не в денежном выражении. Один из способов модификации методики к анализу временных показателей исполнения проекта приведен в методическом пособии по теоретическому курсу.

В результате выполнения процессов анализа либо принимается решение о продолжении исполнения проекта по намеченному ранее плану (при положительном прогнозе исполнения), либо определяется необходимость применения корректирующих воздействий (при отрицательном прогнозе).

Результаты процессов анализа служат исходными данными для следующей группы процессов – управления. Поэтому говорят, что процессы управления инициируются процессами анализа.