Планирование и назначение ресурсов и материалов.

Вопрос управления ресурсами – один из ключевых в управлении проектами. Он включает в себя: управление закупками, выбор поставщиков, контроль за поставками, правовое регулирование закупок, управление запасами, логистику, управление человеческими ресурсами и т.д. Поэтому менеджер проекта должен хорошо владеть этими знаниями. В рамках лекции рассмотрим только основы управления ресурсами проекта: планирование и назначение ресурсов.

Планирование ресурсов и материалов - это определение того, какие ресурсы (материалы) и в каком количестве необходимы для исполнения всех операций проекта и того, какие ресурсы (материалы) и в каком количестве могут быть использованы на всех операциях проекта.

А назначение ресурсов (материалов) – это определение тех ресурсов (материалов), которые будут задействованы на отдельных операциях проекта.

Под ресурсами в данном случае понимаются возобновляемые ресурсы, которые после выполнения какой-либо операции могут быть использованы на других операциях (люди, оборудование). Под материалами понимаются не возобновляемые ресурсы, которые на операциях проекта расходуются и не могут быть повторно использованы. Ресурс, назначенный на выполнение конкретной операции, будем называть назначением.

Планирование ресурсов и материалов состоит из двух элементов – из планирования их потребности и планирования их наличия. Планирование потребности осуществляется на основании созданной иерархической структуры работ и перечня операций, а также на основе информации об объемах работ на операциях. Определение потребности в ресурсах по каждой операции осуществляется для обеспечения точности планирования ресурсов и материалов. А объемы работ на каждой операции определяют конкретный тип необходимого ресурса и его количество, например, при малых объемах операций нецелесообразно использовать высокопроизводительное оборудование. Потребное количество ресурсов (материалов) в целом по проекту может быть определено только после составления расписания проекта, так как его нельзя определить простым суммированием по всем операциям вследствие не всегда последовательного выполнения операций.

Планирование наличия ресурсов и материалов выполняется в соответствии с некоторыми внешними условиями: наличием этих ресурсов и материалов у поставщиков, доступностью этих ресурсов, возможностью привлечения ресурсов и т.д.

Планирование и назначение ресурсов (материалов) - итеративный процесс, состоящий из повторения трех этапов: планирование ресурсов, назначение ресурсов, выбор альтернатив.

1. На этапе планирования ресурсов создается документ, содержащий перечень всех типов ресурсов и материалов, необходимых для выполнения всех операций проекта, с указанием их количества, а также содержащий возможные альтернативные ресурсы, т.е. ресурсы и материалы, которые могут быть использованы для исполнения операций. Такой перечень альтернативных ресурсов, которые могут быть использованы, называется пулом ресурсов. Почему необходимо задавать пул ресурсов? Дело в том, что для исполнения одной и той же операции может быть использовано однотипное оборудование, но с различными характеристиками. Если однозначно не определено, какое оборудование будет использовано, то необходимо привести все возможные (доступные) виды ресурса. Окончательный выбор в пользу того или иного ресурса будет сделан позже.

2. На этапе назначения ресурсов создается документ, содержащий перечень всех операций проекта с указанием всех ресурсов и материалов, необходимых для выполнения каждой конкретной операции. Фактически на данном этапе формируется список назначений (т.е., ресурсов, назначенных на выполнение конкретной операции). Производительность назначения показывает, сколько единиц объема данной операции одна единица ресурса производит за час работы (за единицу времени). Загрузка назначения показывает, насколько данный ресурс загружен на исполнении данной операции (измеряется в процентах). Если на выполнении операции конкретный вид ресурса не определен, то может быть назначен пул ресурсов. При назначении материалов на операции проекта достаточно определить только расход каждого материала на всю операцию проекта. Иногда может быть задан профиль использования материала, то есть неравномерный расход материала в течение операции.

2. Выбор альтернатив – это выбор конкретного вида ресурса, исполняющего операцию, в соответствии с приоритетами проекта.

Рассмотрим процесс выбора альтернатив на примере. Допустим, что в ходе выполнения этапов планирования и назначения ресурсов было определено, что для выполнения n-ой операции с физическим объемом работ 12 м² может быть использовано оборудование с различной производительностью и стоимостью: первый вид оборудования имеет производительность 2 м²/час и стоимость 150 руб./час; второй вид ресурса имеет производительность 4 м²/час и стоимость 400 руб./час. Далее производим расчет расписания и стоимости операции с поочередным назначением первого и второго ресурса. Для первого ресурса получаем длительность операции 6 часов за 900 руб. Для второго ресурса – 3 часа за 1200 руб. Выбор ресурса осуществляется в соответствии с приоритетами проекта. Если приоритетом в проекте является время, то назначается второй ресурс: быстрее, но дороже. Если приоритетом является стоимость проекта – то первый: медленнее и дешевле.

Процесс планирования и назначения ресурсов и материалов тесно связан с последующим: составлением расписания и оценкой стоимости проекта. Это еще раз подчеркивает два основных свойства процессной модели. Выбор альтернатив – основной метод назначения ресурсов и материалов. Так же могут использоваться нормативы, экспертные оценки и оценки по аналогам.