Тема 6. Использование пакетов прикладных программ универсального назначения для автоматизации рабочего места

менеджера

План

1. Характеристика пакетов прикладных программ универсального назначения, используемые для автоматизации рабочего места менеджера.

2. Принципы и направления использования редактора электронных таблиц Excel.

3. Принципы и направления использования текстового редактора Word.

4. Планирования личной работы менеджера с помощью органайзеров.

5. Интернет как мощный информационный ресурс. Проектирование Web-страниц для их презентации в виртуальном пространстве

6.1. Характеристика пакетов прикладных программ универсального назначения, используемые для автоматизации рабочего места

К универсальному относится проблемно-ориентированное прикладное программное обеспечение, назначения для обеспечения компьютерных технологий определенного проблемного направления. В частности, рассмотрен в руководстве универсальное программное обеспечение предназначено для решения задач подготовки сложных текстовых документов (текстовый редактор Word), выполнения сложных математических вычислений и визуализации их результатов (редактор электронных таблиц Excel), создания, сопровождения и эксплуатации баз данных (система управления базами данных Access) и создания и демонстрации компьютерных презентаций (редактор компьютерных презентаций PowerPoint).

Универсальность этого программного обеспечения заключается в том, что его можно использовать без ограничений назначения, целей, задач организации или потребностей частных лиц.

Такая универсальность порождает сложность этого программного обеспечения, что, в свою очередь, приводит ситуацию, когда каждый конкретный пользователь редко может похвастаться знанием всех возможностей и приемов работы с программным обеспечением. И, очевидно, в этом и нет необходимости. Для основательного изучения всех возможностей программного продукта и технологий выполнения в нем конкретных операций и процедур следует пользоваться описанием этого продукта, которую предоставляет фирма-производитель, текстами помощи, входящих в состав программного продукта или специальными популярными изданиями.

22

6.2. Принципы и направления использования редактора электронных таблиц Excel

Бухгалтеры, экономисты, инженеры и представители многих других профессий повседневно работают с информацией, которая оформлена в виде таблиц текстового или числового типа. Для табличных расчетов характерны простые формулы и большие объемы данных. Если исходных данных немного и расчет по табличной форме является одноразовым, то можно использовать микрокалькулятор. Однако, если подобные расчеты являются постоянными или сопровождаются большими объемами вычислений, то работник, которые выполняет, устает, становится рассеянным, и, как следствие, делает ошибки. Анализ большого количества данных, которые связаны между собой сложными зависимостями, требует чрезвычайной тщательности и немалых затрат времени. Быстрое создание, заполнение, оформление и печать таблиц в удобном виде, вычисления сумм или средних значений чисел, расположенных в столбцах или строках таблицы, сложный анализ данных - это те задачи, которые лучше решать с помощью табличного процессора.

Табличные процессоры (другие термины - электронные таблицы или табличные редакторы) - неизменный атрибут программного обеспечения персонального компьютера. Электронная таблица является универсальным средством для автоматизации расчетов по табличным данным. Ее создают в памяти компьютера, затем ее можно просматривать, изменять, записывать на магнитный диск, распечатывать на принтере. На экране таблица представляется в виде матрицы, состоящей из столбцов и строк.

С помощью электронных таблиц можно не только автоматизировать расчеты, но и эффективно анализировать их возможные варианты. Изменяя значение одних данных, можно наблюдать за изменениями других, зависящих от них. Такие вычисления выполняются быстро и без ошибок, предоставляя пользователю за считанные минуты большое количество вариантов решения задачи. Все это дает основания считать электронные таблицы обязательным элементом инженерной, управленческой и научной деятельности.

6.3. Принципы и направления использования текстового редактора Word

Текстовый редактор Word является составной программного продукта Microsoft Office. Этот продукт содержит также другие пакеты, в частности процессор электронных таблиц Excel и систему управления базами данных Access, то есть те пакеты, которые могут использоваться для формирования системы документооборота в учреждениях и организациях.

Для подготовки документов используют специальные программы-текстовые редакторы, самым распространенным среди которых является Microsoft Word для Windows или просто Word. Популярность редактора Word обусловлена ​​его многочисленными преимуществами, к которым в первую очередь относятся широкие

23

функциональные возможности. Трудно найти такую ​​задачу при работе с текстом, которое нельзя было бы решить средствами Word.

Наряду с этим Word сравнительно простой в использовании. Визуальные средства Word (его меню, панели инструментов и интерфейс работы с мышью) снимают потребность в запоминании многочисленных комбинаций клавиш. Кроме этого, в комплект поставки Word входят разнообразные встроенные шаблоны и стили для создания документов, с которыми можно быстро и эффективно работать. Word полностью автоматизирует многие важные задачи, среди которых создание новых документов, преобразования файлов других текстовых редакторов в файлы формата Word и наоборот, форматирование абзацев и исправления текста. При работе с Word можно не только контролировать все параметры создаваемых документов, но и настраивать саму среду Word - меню, панели инструментов, сочетания клавиш и режим просмотра документа.

Существует несколько версий Word для Windows, причем, каждая следующая версия совместима с предыдущими и имеет ряд дополнительных возможностей.

6.4. Планирования личной работы менеджера с помощью органайзеров

6.5. Интернет как мощный информационный ресурс. Проектирование Web-страниц для их презентации в виртуальном пространстве

Основным поставщиком услуг (сервисов) доступа к глобальным сетям есть провайдеры. Хороший провайдер обеспечивает самостоятельно или через специализированных подрядчиков доступ ко всем сервисам Internet.

Все сетевые сервисы предоставляются с использованием технологии "клиент-сервер".

Сервер в глобальной сети - это компьютер или программа, предоставляющая клиентам определенные сетевые услуги. Клиент - это приложение, которое работает на компьютере пользователя, передает запросы серверу и получает ответы на них.

Различные сервисы имеют различные прикладные протоколы и форматы данных и это еще одна причина необходимости использования универсальных протоколов обмена данными TCP / IP.

Основными сервисами глобальных сетей являются:

• FTP (File Transfer Protocol) - протокол передачи файлов, один из старейших сервисов сетей. Позволяет обмениваться двоичными и текстовыми файлами между произвольным компьютерами (не обязательно с сервером). Примером клиентской программы может быть CuteFTP;

• E-Mail - электронная почта, старший сервис сетей. Предназначен для обмена сообщениями с использованием специальных служб через почтовые серверы. Примером программы-клиента может быть TheBat!;

24

• Mail List - рассылка электронной почты по перечням. Назначение то же, что и в электронной почты, но сообщения направляются не одному абоненту, а всем, внесенным в соответствующий перечень;

• Usenet - группы новостей или конференций. Обеспечивает обмен информацией между всеми, кто пользуется этим сервисом (участниками конференции). Электронный аналог доски объявлений. Сервис обеспечивается или браузером, или специальными клиентами как Microsoft Internet News;

• WWW (World Wide Web) - мировая "паутина", служба доступа к гипертекстовой пространства. Использует протокол http (Hyper Text Transfer Protocol). Гипертекстовый пространство заполнено гипертекстовыми документами (Web-страницами), связанными между собой гиперссылками. Большинство гипертекстовых документов хранится на Web-серверах. Эти документы могут, однако, храниться на любом компьютере в сети. Сервис обеспечивается программами - браузерами, например: Internet Explorer, Netscape Communicator, Mozilla;

Web-страница - это то изображение, которое пользователь видит на экране монитора в окне браузера, который интерпретирует по запросу пользователя HTML-документ HTML-документ (Web-документ) - это текстовый файл, содержащий описание изображения документа на языке гипертекстовой разметки HTML ( Hyper Text Markup Language)

• IRC (Internet Relay Chat) - служба, обеспечивающая проведение конференций в реальном времени. Эту службу называют обычно просто чатом. Для доступа к сервису можно воспользоваться программами mIRC или mIRC32;

• ICQ (акроним выражения "I seek you" - я тебя ищу) - установление IP-адреса пользователя, компьютер которого в данный момент подключен к сети. Необходимость такой услуги вызвана тем, что часть пользователей не имеет постоянной IP-адреса. В каждом сеансе они получают динамическую адрес, предоставляет сервер. Именно этот адрес определяет служба ICQ, что дает возможность организовать связь на принципах IRC;

• Telnet - служба удаленного доступа, позволяющая работать на любом компьютере сети, как на собственном (если, разумеется, это позволяет владелец удаленного компьютера). Программа-клиент с таким названием есть в каждой операционной системе.

Для создания Web-страниц используют или простейший текстовый редактор, или специализированное программное обеспечение

Язык HTML (Hyper Text Markup Language - язык разметки гипертекстовых документов) несмотря на прогресс в развитии средств и языков программирования для Web остается основным языком для создания Web-документов.

Строго говоря HTML не является полноценным языком программирования, и процесс создания Web-документов действительно больше напоминает процесс его описания, чем его программирования.

25

При классического программирования на языках высокого уровня процесс по следующей схеме (рис.4):

Компилирование

Программа в машинных кодах

Написание текста программы

Результат выполнения интерпретации программы

Рис.4. Общая схема программирования на языках высокого уровня

Написанный текст программы передается для обработки или с помощью компилятора, или с помощью интерпретатора. В первом случае получаем скомпилированную программу в машинных кодах (файл. Exe или. Com), в результате выполнения которого получаем результаты работы программы. Во втором случае текст программы сразу интерпретируется и выполняется, в результате чего имеем результаты выполнения программы.

В обоих случаях результат выполнения всех операций и процедур предсказуемым, а любая ошибка, не предусмотрена программой, вызывает остановку ее выполнения и появление сообщения об ошибке.

В случае работы с Web-документом его интерпретатором может быть только программа-браузер. Именно здесь видны результаты программирования - Web-страницу. Разные браузеры могут интерпретировать один и тот же код по-разному. Кроме этого, ошибки в программе не приводят к остановке, а лишь к искажению результатов ее выполнения. Учитывая эти обстоятельства, результат интерпретации Web-документа не является (и не может) однозначный, что усложняет процесс создания таких документов, если подходить к идеологии их программирования критериям классического программирования.

Если можно так выразиться, то программирование для Web значительно "демократичнее" от классического программирования и ориентированное на конечного пользователя, т.е. на потенциального адресата таких документов. Только от пользователя зависит, будет ли страница вообще пересмотрена, в каком режиме ее пересматривать и захочется пользователю перенастраивать свой компьютер, чтобы увидеть Web-страницу в лучшем виде.

Инструкциями в языке HTML есть специальные конструкции - дескрипторы или теги, имеют следующий общий формат:

<Имя [атрибуты]>

В соответствии со спецификацией языка описания Web-документов HTML дескрипторы можно писать как большими, так и малыми буквами. Код Web-документов можно писать подряд, без принудительного выделения дескрипторов и их атрибутов отдельными строками. Интерпретация документа браузером от этого не зависит. Но для удобства автора и пользователей следует выделять