11 Відділ зовнішньоекономічних зв'язків

На виробничих підприємствах, що приймають активну участь у зовнішньо­економічній діяльності, зовнішньоекономічний апарат в даний час існує в основному в двох формах: 1. Відділу зовнішньоекономічних зв'язків (ВЗЕЗ) в рамках діючого апарату управління. 2. Зовнішньоторгової фірми (ЗТФ). Відділ зовнішньоекономічних зв'язків (ВЗЕЗ) не являється самостійним структурним підрозділом підприємства. Він являє собою частину апарату управління. Його головне завдання полягає в управлінні ЗЕД як елементом єдиної цілісної системи внутріфірмового управління. Цей відділ не займається безпосередньо транспортуванням вантажів, митними процедурами і т. д. Він створюється, як правило, для планування, організації і координації ЗЕД (хоч на практиці зустрічаються й інші варіанти). Головними завданнями ВЗЕЗ підприємства можуть бути: 1. Участь в розробці стратегії ЗЕД підприємства. 2. Сприяння розвитку ЗЕД підприємства з метою прискорення його соціально-економічного розвитку. 3.Управління експортним потенціалом підприємства, постійне його зміцнення й розвиток. 4.Забезпечення виконання зобов'язань, що випливають з договорів та угод із зарубіжними партнерами. 5.Вивчення коньюктури іноземних ринків, збір і накопичення відповідної інформації. 6. Організація експортно-імпортних операцій, забезпечення їх ефективності. 7. Здійснення рекламної діяльності. 8. Організація протокольних міроприємств та ін. Основними завданнями ЗТФ, як правило, являються: 1 .Планування, організація і регулювання зовнішньоторгових угод. 2.Збільшення об'єму експорту і вдосконалення його структури. 3.Підвищення ефективності імпортних закупок у відповідності до стратегії підприємства. 4. Підвищення конкурентноздатності продукції за кордоном, сприяння покращенню її якості. 5. Вивчення коньюктури товарних світових ринків і виявлення критеріїв та вимог, які ставляться до конкурентноздатності товарів. 6.Вивчення діяльності конкурентів, їх сильних і слабких сторін. 7.Організація післяпродажного обслуговування за кордоном. 8. Вироблення рекламних міроприємств з метою розширення експорту. 9.Забезпечення правового захисту зовнішньоекономічних інтересів підприємства. 10.Участь разом з іншими підрозділами в організації транспортування і збереження продукції. 11 .Участь в купівлі-продажу патентів і ліцензій, "ноу-хау". 12.Участь в здійсненні протокольних міроприємств і т. д. Вирішення цих та інших завдань, що стоять перед ЗТФ, визначає її функції і організаційну структуру управління.Директор ЗТФ, як правило, підлягає директору підприємства чи його заступнику по зовнішньоекономічних зв'язках. Основними функціональними підрозділами ЗТФ являється маркетингова і оперативно-комерційна служба. Також створюються служби, що забезпечують обслуговування ЗЕД фірми: планово-економічних розрахунків, валютно-фінансових операцій, обліку і звітності, юридичних та інженерно-технічних питань.

12. Формування організаційної структури підприємства у випадку експортної та імпортної спрямованості зед.

Для фірм, що здійснюють зовнішньоекономічну діяльність, важливим є завдання адаптації їх організаційної структури до міжнародних стратегій і середовища, що змінюється, для більш ефективного пристосування діяльності закордонних філій до цілей корпорації. При цьому організаційна структура буде результатом взаємодії ряду чинників, у тому числі місця розташування і типу закордонних підприємств, їхнього впливу на загальну ефективність роботи корпорації, характеру активів, використовуваних для ведення бізнесу поза країною базування, і перспектив досягнення цілей міжнародної діяльності і загальних цілей корпорації в часі .

Ціль організаційних структур значних підприємств - установлення чітких взаємозв'язків між окремими підрозділами, розподіл між ними повноважень, прав, обов'язків і відповідальності.

Організаційні структури для управління експортними операціями:

1) Відділ збуту - діяльність на внутрішньому ринку сполучається з проведенням експортних операцій.

2) Якщо немає коштів утримувати власну експортну організацію - можна скористатися послугами відділу збуту інших підприємств. Такий експеримент оплачується через систему комісійних нарахувань, хоча реалізація продукції здійснюється від імені підприємства-експортера зі зберіганням його торгової марки.

3) Спільний збут фірми - коли якась фірма практично купує товар у підприємств-фундаторів і реалізує його відповідно до домовленості від імені цих підприємств або під власною торговою маркою. При цьому діяльність фірми націлена на одержання прибутку.

4) В окремих випадках доцільно створювати експортні асоціації - вони існують на засоби фундаторів (по фінансовій вартості або у відсотках від прибутку), свою діяльність засновують не на одержанні прибутку для власних цілей, а з метою обгрунтованого поділу між підприємствами-фундаторами.

5) Певні договірні зобов'язання з крупними фірмами, наприклад, на основі франчайзинговых договірних відношень.

6) Використання іноземних представників на основах договору про визначені послуги. Вони є службовцями МП, що знаходяться на повному його забезпеченні, і можуть мешкати в країні збуту або в країні, де розміщена материнська компанія. Оплата праці - у відсотках від обсягу реалізації або від прибутку в процентному відношенні по прогресивній або регресивній ставці, із фіксованою або плаваючою мінімальною зарплатою і т.п.).

7) Роз'їзні агенти - комівояжери - виступають від імені підприємства, забезпечують одержання замовлень від потенційних покупців на основі демонстрації зразків товарів. Оплата праці - відрядна, погодинна або комісійна.

8) Вмонтований експортний відділ - підпорядковується віце-президенту по ЗЕД. Вмонтований експортний відділ входить до складу служби збуту підприємства і здійснює тільки експорт продукції материнської компанії, а дочірні підприємства займаються збутом самостійно в країнах базування (підпорядковуються безпосередньо вищому керівництву материнської компанії

9) Спеціальний експортний відділ («Міжнародний відділ», «Відділ міжнародної торгівлі», «Зовнішньоекономічний відділ» і т.д.) підпорядковується віце-президенту по зовнішньоекономічних зв'язках і самостійно вирішує всі питання, пов'язані з експортом товарів. Функціонує в достатньо автономному режимі.

Може бути побудований по:

- Функціональному принципу (доцільно виділяти сектори замовлень, розрахунків, маркетингових досліджень, реклами і т.п. Робота виконується незалежно від групи товарів, країни реалізації і т.д. )

- Товарному(якщо фірма здійснює багато експортних операцій у багатьох країнах. При цьому створюються сектори, що виконують усі види робіт, пов'язаних з експортом конкретного товару або групи товарів)

- Територіальному принципу(Сектори спеціальних експортних відділів закріплюються за конкретними країнами (групами країн) і виконують усі види робіт, пов'язаних з експортною діяльністю, незалежно від номенклатури товару).

Організаційні структури для управління імпортною діяльністю дрібних і середніх підприємств

Найбільшу частину імпорту дрібних і середніх підприємств являє собою імпорт сировини, палива, матеріалів, устаткування і НТП. Імпортні служби зосереджуються в портах, на вокзалах, тобто там, де зручніше здійснювати митне оформлення, експедиторське і транспортне обслуговування, облік і контроль.

Класифікація.

1. При порівняно невеличких імпортних операціях - доцільні вбудовані імпортні відділи усередині відділу постачання, тобто усередині структур, що давно функціонують на внутрішньому ринку і мають значний досвід у галузі матеріально-технічного постачання. Вбудований імпортний відділ перевіряє замовлення, контролює угоди, підтримує зв'язок із представниками за кордоном, оформляє товари на митниці, веде фінансові документи. Але значну частину робіт будуть виконувати інші служби відділу постачання.

2. При великих обсягах замовлення - спеціальні імпортні відділи на чолі з керуючим імпортом:

- Адміністративний сектор (відділення): підтримує зв'язки з іноземними постачальниками, підготовляє для них інформацію; митне оформлення товарів;

- контроль процесу упаковки і транспортування вантажів;

- оформлення фінансових документів, облік та аналіз;

- контроль за надходженням дивідендів;

- перепродаж імпортних товарів у порту, на вокзалі або з митного складу.

- Закупівельне відділення - здійснення безпосередніх закупівельних операцій.

3. Якщо підтримувати постійні і довгострокові зв'язки - можуть відкривати свої представництва.

4. Сезонні продажі - чай, кава, овочі, фрукти - комівояжери за замовленням ( їхню функцію можуть виконувати керівники підприємств).

5. Дрібним і середнім підприємствам роздрібної торгівлі, посередницьким фірмам, імпортерам сировини і т.п. вигідно здійснювати централізовані закупівлі й організовувати спільні контори у формі імпортної асоціації, що дозволяє вирішити такі питання:

Зменшення або усунення конкуренції між імпортерами своєї країни.

Зменшення ролі посередників, як результат, зменшення собівартості товарів.

Закупівля товарів значними партіями.

Стандартизація документального оформлення імпортних операцій.

Збутові контори не зберігають товарних запасів і найбільш часто зустрічаються в сфері текстильних та галантерейних товарів. Закупівельні контори відіграють таку саму роль, що і брокери чи агенти, але є структурним підрозділом організації покупця.