4 Организационные структуры в управленческой деятельности
Рассматриваемые вопросы
Организация как упорядоченное состояние элементов целого.
Организация как процесс по упорядочению элементов в целесообразное единство.
Организация как объединение людей, совместно реализующих некоторую программу или цель.
Признаки организации как объекта управления.
Системная модель организации.
Характеристика моделей организаций.
Миссия, цели, стратегия организации.
Факторы внешней среды организации.
Внутренняя среда организации и ее элементы.
Термин «ОРГАНИЗАЦИЯ»
Употребляется в трех основных значениях:
- как упорядоченное состояние элементов целого;
- как процесс по упорядочению элементов в целесообразное единство;
- как объединение людей, совместно реализующих некоторую программу или цель и действующих на основе определенных процедур и правил.
Управленческая трактовка организации связана с рассмотрение её как:
- объекта управления;
- процесса исполнения управленческих решений;
- результата проектирования структуры управления.
Цели и задачи функции организации
Цели функции организации:
- обеспечение перехода объекта управления из исходного состояния в заданное;
- определение способов, с помощью которых можно с наименьшими затратами и в минимальные сроки достичь запланированных показателей.
Задачи функции организации:
- формирование структуры организации исходя из её размеров, целей, технологии, персонала и других переменных;
- установление конкретных параметров, режимов работы подразделений организации, отношений между ними;
- обеспечение деятельности организации ресурсами (кадровыми, финансовыми, материально-техническими, информационными).
Процедуры реализации функции организации
Для реализации функции организации следует выполнить следующие процедуры:
- построение организационной структуры – выделение подразделений, определение их состава, задач, функций;
- установление соподчиненности и взаимосвязей – определение прав, обязанностей и ответственности структурных подразделений и отдельных лиц;
- обеспечение взаимоотношений в организации как горизонтальных, так и вертикальных – распорядительство, т.е. доведение до подчиненных распорядительных актов.
Принципы эффективной реализации функции организации
- неразрывная связь с целями организации, определяемыми в ходе планирования;
- делегирование полномочий – поручение различных задач работникам и объединение их в управляемые рабочие группы или подразделения;
- координация различных видов деятельности, порученных каждой группе, посредством установления рабочих (служебных) взаимоотношений, включая четкое определение того, кто осуществляет руководство;
- использование эффективных параметров управляемости (так называемого диапазона контроля).
Если норма управляемости не будет соответствующим образом ограничена, возникнет перегрузка руководителя.
В практике сложилась оптимальная норма управляемости в соотношении 1 : (7+,- 2).
Организационная структура управления (ОСУ)
Это определенная упорядоченность задач, ролей, полномочий и ответственности, создающая условия для осуществления организацией своей деятельности и достижений целей.
ОСУ характеризуют с помощью таких понятий, как сложность, формализация, централизация, координация, звено управления, уровень управления, связи, делегирование полномочий.
Сложность организационной структуры определяется числом отделов, групп, высококвалифицированных специалистов и уровней иерархии.
Формализация характеризует масштабы использования правил и распоряжений для регулирования поведения людей.
Централизация характеризует распределение прав, обязанностей и ответственности по вертикали управления, а её уровень показывает, в какой мере члены организации привлекаются к принятию управленческих решений.
Координация базируется на использовании механизмов интеграции распределенных ресурсов и действий, например посредством создания специальных комиссий, комитетов, рабочих групп и распределения задач по иерархии управления.
Звено управления – обособленное подразделение со строго очерченными функциями. В качестве звена управления может выступать отдельное подразделение, выполняющее часть функции управления, всю функцию или совокупность функций управления. К понятию «звено» относят также и руководителей.
Уровень управления – совокупность звеньев, находящихся на определенном уровне иерархии управления. Отношения между звеньями управления поддерживаются благодаря горизонтальным и вертикальным связям.
Горизонтальные связи – связи кооперации и координации равноправных звеньев управления, которые носят характер согласования и являются, как правило, одноуровневыми.
Вертикальные связи – разноуровневое расположение звеньев управления по общности их функций – представляют собой соподчиненность звеньев управления снизу доверху.
Делегирование полномочий – акт, превращающий работника в руководителя.
Означает передачу задач и полномочий сверху вниз лицу или группе, которые принимают на себя ответственность за их выполнение.
Организационная работа реализуется через административно-организационное и оперативное управление.
Административно-организационное управление предполагает определение структуры организации, установление взаимосвязей и распределение функций между всеми подразделениями, предоставление прав и установление ответственности между работниками аппарата управления.
Оперативное управление обеспечивает функционирование организации в соответствии с утвержденным планом. Оно заключается в периодическом или непрерывном сравнении фактически полученных результатов с результатами, определенными планом, и последующей их корректировке. Оперативное управление тесно связано с текущим планированием.
Организация исполнения управленческих решений
Под организацией исполнения управленческих решений понимается совокупность действий, операций субъекта управления, с помощью которых принятое решение претворяется в практику работы.
Процесс организации исполнения любого решения включает в себя следующие стадии:
- подбор и расстановку исполнителей, их инструктаж и обучение;
- обеспечение деятельности исполнителей;
- организацию взаимодействия между ними;
- организацию всестороннего обеспечения деятельности исполнителей;
- контроль за исполнением решений, корригирование и регулирование;
- подведение итогов исполнения решений.
Основные компоненты структуры управленческой деятельности
1. Целеполагание и определение стратегии (замысла) действий по достижению поставленной цели.
2. Формирование внутриорганизационной культуры, способствующей сплочению сотрудников и обеспечивающей комфортность профессионально-корпоративных отношений.
3. Мотивация и стимулирование творческого и результативного труда сотрудников.
4. Создание организационного порядка, обеспечивающего морально-психологическую устойчивость персонала, оперативность и надежность управления.
5. Организация контроля за уяснением содержания полученных задач, методической поддержки и всесторонней помощи по их реализации.
6. Обеспечение готовности к оперативным и эффективным действиям при угрозе и возникновении кризисных ситуаций и резких изменениях обстановки.
7. Формирование системы мониторинга полноты и качества реализации функциональных задач, выявления и диагностики очагов и звеньев социальной напряженности.
Организационная структура управления
Под организационной структурой управления понимается совокупность уровней и звеньев управленческой деятельности в единстве с их функциональным предназначением, расположенными в строгой соподчиненности и обеспечивающими взаимосвязь между управляющей и управляемой системами для эффективного достижения цели.
В организационной структуре управления выделяются следующие основные элементы: уровни (ступени) управления, его звенья и связи горизонтальные и вертикальные.
ОРГАНИЗАЦИЯ как объединение людей, совместно реализующих некоторую программу или цель и действующих на основе определенных процедур и правил.
Организацией называются социальные общности, представляющие из себя определенным образом взаимодействующие группы людей, деятельность которых координируется и управляется для достижения общих целей.
Группы людей, которые созданы по воле руководства для реализации определенных задач и взаимодействие, в которых регламентируется соответствующими нормативными документами, называются формальными организациями.
В качестве общих характеристик рассматриваются: ресурсы, зависимость от внешней среды, разделение труда и необходимость управления.
Ресурсы представляют предмет труда и характеризуют организацию. В общем случае цели всякой организации определяют достижение ею желаемых результатов путем использования и преобразования определенных ресурсов.
Основными ресурсами, используемыми организацией, являются: люди (человеческие ресурсы), капитал (финансовые ресурсы), материалы (материальные ресурсы), технологии и информация.
Общая характеристика организационных структур
Организационная структура – это одновременно способ и форма объединения людей для осуществления общих для них производственных и управленческих задач.
В менеджменте различают два вида структур, свойственных любой организации:
– производственная;
– управленческая.
Обе они находятся в тесной взаимосвязи.
Совершенствование одной ведет к обязательному совершенствованию другой, иначе возникает диспропорция между уровнем организации производственного процесса и системой управления им.
Одно из определений структуры управления
Под структурой управления понимается упорядоченная совокупность взаимосвязанных элементов, находящихся между собой в устойчивых отношениях, обеспечивающих их функционирование и развитие как единого целого.
Выбор типа организационной структуры определяется масштабностью производства и объемом продаж, номенклатурой выпускаемой продукции, уровнем специализации, концентрации, комбинирования и кооперирования производства, сложностью выпускаемой продукции и ее унификацией, а также степенью развития инфраструктуры региона и международной интегрированностью организации.
Классификация структур управления:
а) линейная структура управления;
б) линейно-функциональная структура;
в) матричная структура управления;
г) дивизиональная (или штабная) структура управления.
Остальные структуры - комбинация предыдущих.
На выбор структуры управления влияют:
1) стоящие задачи;
2)имеющиеся в наличии ресурсы;
3) окружающая среда (поставщики и конкуренты) и т.д.
Классификация структур
МИССИЯ ОРГАНИЗАЦИИ
Миссия — это краткое выражение основной цели организации, четко сформулированная причина её создания и существования.
Внешняя среда организации
Определяется как факторы её внешнего окружения, которые имеют непосредственное отношение к функционированию организации.
Влияние внешней среды проявляется через воздействие ее факторов на результаты деятельности организации.
Факторы внешней среды делятся на две основные группы:
- среда прямого воздействия (поставщики, профсоюзы, законы и учреждения государственного регулирования, потребители и конкуренты);
- среда косвенного воздействия (состояние экономики, научно-технический прогресс, социальные, культурные и политические изменения и т.д.).
Внутренняя среда организации
Факторы внутренней среды определяют направленность усилий и обеспечение скоординированной деятельности людей (членов организации) для достижения общего желаемого результата.
Внутренние факторы определяются самой организацией и могут быть изменены менеджером (менеджерами), поэтому их называют внутренними переменными.
К внутренним переменным относят цели, задачи, структуры, технологии и людей (человеческие ресурсы).