2.Принципы структуризации

Эти принципы отражают, как должны строиться связи между элементами системы и группироваться работы (практически - это принципы построения структуры управления организацией).

2.1. Принцип единоначалия. Подчиненный должен получать приказы только от одного руководителя и отчитываться только перед одним руководителем. Если этот принцип выполняется, то в отношениях по вертикали возникает меньше противоречий, и у подчиненного появляется больше личной ответственности за результаты. Если подчиненный получает указания от нескольких руководителей, то возникает масса отрицательных последствий: подчиненный может выбирать более выгодную работу и не получать заданного фирмой результата, дисциплина подчиненного падает, между руководителями возникают противоречия и конфликты.

2.2. Скалярный принцип (принцип иерархии). Для эффективности принятия решения должны быть четко определены линии полномочий от руководителей к непосредственным подчиненным. Скалярная цепь - это цепь линий соподчинения, протягивающаяся от высшей власти до нижних звеньев. Этот принцип непосредственно связан с принципом единоначалия, в соответствии с которым у подчиненного должна быть связь только с непосредственным руководителем. В скалярном принципе принцип единоначалия уточняется: ни один руководитель не имеет права отдавать указания подчиненному нижнего уровня через голову его непосредственного руководителя. Однако линия непосредственного соподчинения не всегда является кратчайшим путем для передачи информации. В больших организациях цепь бывает неоправданно длинной, особенно в государственных организациях, построенных по иерархическому принципу. Таким образом, данный принцип обеспечивающий управляемость организации и надежность информационного обмена, может вступать в противоречие с необходимостью обеспечения оперативности принятия решений. Особенно в высоких структурах.

В рамках простейшей скалярной цепи ADG (рис.9) может возникнуть необходимость установления контакта звена F и звена В. Для этого информация должна подняться вверх по лестнице от F к D, а затем спуститься от D к В. Обратный путь в соответствии со скалярным принципом будет таким же громоздким. Очевидно, замечает А. Файоль, гораздо проще установить непосредственный контакт между F и В, скинув между ними «сходни». Это часто и делается. Однако для обеспечения надежности работы организации при скидывании «сходен» необходимо выполнять два условия согласно принципу скалярной цепи. Во-первых, звенья, устанавливающие прямой контакт по горизонтали, должны поставить об этом в известность непосредственных начальников. Во-вторых, в случае, если соглашение по горизонтали нарушается или если теряется одобрение горизонтальных контактов со стороны начальства, скалярная цепь должна восстановиться.

D

C E

B F

А D

Рис.9. Схема скалярной цепи

Использование «сходен» компенсирует недостаток принципа скалярной цепи, связанный с потерей оперативности. Правда, есть психологическое ограничение в применении этого подхода к повышению оперативности принятия решений - страх ответственности.

2.3. Принцип диапазона контроля (норм управляемости). Основная причина структуризации предприятия связана с невозможностью контролировать одному управляющему большое количество подчиненных и с неэффективностью выполнения всеми работниками одних и тех же функций (отсутствие специализации). Данный принцип формулируется следующим образом: для каждого руководителя существует предельное число подчиненных, которое следует учитывать при структуризации предприятия. Диапазон контроля зависит от способностей управляющего, уровня сложности выполняемых работ и других факторов, влияющих на потребность во времени на контроль. Для сложных объектов управления норма управляемости составляет 5-8 единиц, для простых - 10-12 и более.

2.4. Принцип централизации и делегирования полномочий. Централизация управления и делегирование полномочий - это два метода перераспределения ролей в организации. Централизация является принципом естественного порядка: в любой системе управляющее воздействие формируется в каком-либо центре - в мозгу, органе управления. Централизация управления - это сосредоточение полномочий и ответственности на определенном верхнем уровне. В случае рассредоточения полномочий и обязанностей на нижних уровнях управления централизация оборачивается децентрализацией. Делегирование полномочий это передача на нижний уровень управления полномочий по принятию решений управления при сохранении ответственности на верхнем уровне. Таким образом, делегирование полномочий отличается от децентрализации тем, что при делегировании ответственность за принимаемое решение вниз не передается, а при децентрализации передается вместе с полномочиями.

Само по себе изменение уровня централизации не является положительным или отрицательным, это изменение должно соответствовать определенным условиям, это вопрос меры, или пропорции. Предпочтительный уровень централизации управления определяется следующим факторами: размер организации и потенциал управляющего. Оба фактора влияют на степень централизации через принцип диапазона контроля. При маленьких размерах организации руководитель может контролировать практически все элементы и в этой связи может быть обеспечена максимальная централизация управления. Чем крупнее организация, тем труднее обеспечить контроль за всеми элементами, в связи с чем управляющий вынужден передавать на нижние уровни управления полномочия по принятию решений или полномочия вместе с ответственностью. Последние административные роли (функции), которые высший управляющий не должен отдавать, если не хочет потерять свой статус, это функции организации (формирования структуры и расстановки кадров), контроля и распорядительства по стратегическим вопросам. С другой стороны, степень централизации управления в руках высшего руководителя зависит от его моральной силы (энергии), интеллекта, опыта, коммуникабельности. Если этих способностей не хватает, целесообразно использовать принцип децентрализации управления, чтобы воспользоваться резервом опыта, интеллекта, идей в организации.

Руководители могут использовать принцип делегирования полномочий в случае дефицита времени и в целях проверки возможности повышения подчиненного.