2.3. Складання планів за допомогою методу «Альпи» та щоденника часу

Планування означає самопідготовку до реалізації цілей.

План дня принципово важливо складати у письмовому вигляді, оскільки:

• письмові плани дня дозволяють розвантажити пам'ять;

• від планів, що тримаються в голові, легко відхилитися;

• письмово зафіксований план має ефект самомотивації до роботи – ваша ділова активність стає більш цілеспрямованою й орієнтованою на дотримання програми дня;

• ви менше відволікаєтесь і концентруєтесь на виконанні саме запланованих справ;

• завдяки контролю не губляться невиконані справи – вони переносяться на наступний день;

• завдяки письмовій фіксації підвищується ефект від планування, оскільки краще оцінюється потреба у часі, є можливість реалістично планувати резервний час;

• послідовне планування дня обумовлює удосконалення особистої методики роботи;

• якщо чітко зрозуміло, що потрібно зробити протягом дня, праця автоматично стає раціональною, відбувається свідома протидія перешкодам внутрішнього або зовнішнього порядку (зайвим телефонним розмовам, зустрічам тощо).

Реалістичний план дня повинен містити лише те, що ви хочете або повинні, а також реально можете зробити в цей день. Чим більш досяжними є поставлені цілі, тим більше сил концентрується і мобілізується на їх реалізацію. Денний план найкраще складати напередодні увечері, таким чином вже зранку ви зможете почати аналізувати проблеми і шукати шляхи їх вирішення.

Метод планування «Альпи» відносно простий, потрібно не більше 10 хвилин для впорядкування щоденного плану, проте при успішному його використанні можливо заощаджувати щодня від 10 до 20% особистого часу (Таблиця 3).

Таблиця 3

Стадії методу «Альпи»

Перша стадія	Впорядкування пунктів плану
Друга стадія	Оцінка тривалості акцій
Третя стадія	Резервування часу (у співвідношення 60/40)
Четверта стадія	Прийняття рішень за пріоритетами і передорученню справ
П’ята стадія	Контроль невиконаного

Перша стадія – впорядкування пунктів плану:

• завдання зі списку справ або з тижневого (місячного) плану;

• невиконане напередодні;

• справи, що додалися поза планом;

• терміни, яких потрібно дотриматись.

При цьому доцільно вживати скорочення, що відповідають виду діяльності або рубрикам у формулярі «План дня»:

• В – візити;

• К – контроль;

• ПВ – поїздки, відрядження;

• ПР – письмова робота;

• Т – телефонні дзвінки;

• Ч – читання (підручників, газет тощо).

Реалістичний план дня повинен бути завжди обмежений тим, що фактично може бути зроблено.

Друга стадія – оцінка тривалості акцій: навпроти кожного пункту плану занотовується приблизний час, який потрібний для його виконання, підсумовується і визначається орієнтовно загальний час. Після накопичення певного досвіду тривалість виконання окремих справ оцінюється достатньо точно. Ми працюємо більш зосереджено і більш послідовно долаємо перешкоди, якщо для виконання запланованого заходу відведено конкретний проміжок часу.

Третя стадія – резервування часу: необхідно дотримуватись основного правила планування часу, відповідно до якого планом повинні бути охоплені не більше 60% вашого часу і приблизно 40% повинні бути залишені в якості резервного часу для непередбачених справ. Якщо орієнтуватись на 8-ми годинний робочий день, запланований час повинен складати не більше 5 годин.

Четверта стадія – прийняття рішень за пріоритетами і передорученню справ: метою є скорочення запланованого часу до вище згаданих норм. Якщо запланований час перевищує норму, потрібно, встановивши пріоритети, скоротити список справ (перенести на інший день, передоручити іншим, викреслити, спробувати зробити за рахунок незапланованого часу). Іншим варіантом є перегляд потреб часу для виконання конкретних справ і при можливості їх скорочення.

П’ята стадія – контроль невиконаного: оскільки не всі справи вдається виконати, виникає потреба у перенесенні невиконаного на наступний день. Якщо одна й та ж справа переноситься багаторазово, доцільно діяти за двома варіантами:

• рішуче взятися за справу і довести її до кінця;

• відмовитися (поки що або зовсім) від цієї справи.

Переваги використання методу «Альпи»:

• впорядкування дня;

• чітке уявлення про денні завдання;

• планування наступного дня;

• досягнення цілей дня;

• концентрація на найбільш суттєвому;

• зменшення обсягу «паперової» роботи;

• прийняття рішень про встановлення пріоритетів;

• раціоналізація шляхом об’єднання завдань у групи;

• скорочення перешкод і небажаних перерв;

• самодисципліна при виконанні завдань;

• зменшення стресів і нервової напруги;

• спокійне сприйняття непередбачених подій;

• покращення самоконтролю;

• відчуття успіху наприкінці робочого дня;

• збільшення задоволення і мотивації;

• зростання особистих результатів;

• виграш у часі за рахунок методичної організації праці.

Для більшої економії часу при впорядкуванні плану можна використовувати так звану бюрографію – скорочення і графічні символи (Таблиця 4).

Можна застосовувати і інші, зручні для вас позначення. За допомогою бюрографії можна також значно підвищити ефективне використання такого допоміжного засобу, як щоденних часу.

Щоденник часу – особиста робоча картотека, яка зручна своєю наочністю (Таблиця 5). Це важливий допоміжний засіб планування часу, а саме – сукупність усіх денних планів, формулярів і листків, які використовуються у повсякденній практиці.

Таблиця 4

Бюрографічні символи

Символ	Значення символу
!	Важливо
!!	Дуже важливо
?	З’ясувати
+	Пріоритетна справа
V	Справу виконано
↑	Терміново
→	Перенесено на більш пізній термін
Х	Нездійсненне завдання або таке, що саме розв’язалося

Таблиця 5

Структурні елементи щоденника часу

ЩОДЕННИК ЧАСУ	Настільний календар
	Особистий щоденник
	Записна книжка
	Письмові різнотермінові плани
	Список адрес
	Довідник
	Картотека ідей

За допомогою щоденника часу реалізується можливість письмового планування завдань у особистій і робочій сферах, кращого використання вашого часу.