Rozrachunki z odbiorcami I dostawcami
Jednostka gospodarcza, prowadząc swoją działalność produkcyjną, handlową czy usługową, sprzedaje odbiorcom wyroby, usługi i roboty będące efektami własnej działalności bądź też zakupione towary. Z drugiej strony jednostka ta zakupuje u dostawców materiały, towary i usługi obce. Dokonywanie transakcji sprzedaży i kupna jest związane z zawieraniem umów z kontrahentami: odbiorcami i dostawcami. Dlatego rozrachunki z odbiorcami i dostawcami są podstawową grupą rozrachunków danej jednostki z innymi jednostkami zewnętrznymi.
Rozrachunki z odbiorcami powstają w efekcie rozbieżności w czasie między prawnym momentem sprzedaży a momentem otrzymania zapłaty w postaci wpływu środków pieniężnych. Z kolei rozrachunki z dostawcami są efektem rozbieżności w czasie między prawnym momentem zakupu a momentem dokonania zapłaty w postaci wydatku środków pieniężnych. Zazwyczaj rozrachunki z odbiorcami mają charakter należności, natomiast rozrachunki z dostawcami – charakter zobowiązań.
Do syntetycznej ewidencji rozrachunków z odbiorcami i dostawcami służy konto “Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”. Należy zaznaczyć, że nie zawsze prowadzenie ewidencji należności od odbiorców i zobowiązań wobec dostawców na jednym koncie syntetycznym zaspokaja potrzeby informacyjne jednostki gospodarczej. Dlatego niekiedy przeprowadza się podział pionowy konta “Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” i wydziela się dwa konta syntetyczne przeznaczone do odrębnego ujęcia należności i zobowiązań, tj. konta:
“Rozrachunki z odbiorcami”;
“Rozrachunki z dostawcami”.
W przypadku gdy jednostka gospodarcza dokonuje transakcji zarówno z kontrahentami krajowymi, jak i zagranicznymi konto “Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” może ulec podziałowi na dwa konta syntetyczne:
“Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami krajowymi”;
“Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami zagranicznymi”.
Do konta “Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” jest prowadzona ewidencja analityczna, która powinna umożliwić ustalenie stanu należności oraz zobowiązań w stosunku do każdego kontrahenta oraz stanu należności i zobowiązań długoterminowych i krótkoterminowych. Rozrachunki z kontrahentami zagranicznymi mogą być również wyodrębnione w formie ewidencji szczegółowej, z ewentualnym podziałem na należności i zobowiązania w walucie polskiej i w walucie obcej.
Funkcjonowanie konta “Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” jest przedstawione na schemacie 6.1.
Schemat 6.1. Ewidencja rozrachunków z odbiorcami i dostawcami
Objaśnienia:
1. Należności od odbiorców z tytułu sprzedaży produktów – według faktur:
kwota przychodu netto;
podatek VAT.
2. Należności od odbiorców z tytułu sprzedaży towarów – według faktur:
kwota przychodu netto;
podatek VAT.
3. Naliczenie odsetek za zwłokę w zapłacie należności.
4. Należności z tytułu kar i odszkodowań umownych.
5. Odpisanie zobowiązań przedawnionych, umorzonych i nieściągalnych.
Spłata zobowiązań z rachunku bankowego.
Zobowiązania wobec dostawców – według faktur.
Uznanie reklamacji z tytułu sprzedaży produktów:
kwota przychodu netto,
podatek VAT.
9. Odpisanie należności przedawnionych, umorzonych i nieściągalnych.
10. Zarachowanie odsetek od zobowiązań dotyczących:
działalności operacyjnej,
środków trwałych w budowie.
11. Wpływ należności od odbiorców na rachunek bankowy.
12. Przyjęcie weksla obcego na pokrycie należności.