Особенности составления официально-деловых документов

Основной формой письменной речевой коммуникации в профессиональной деятельности современного руководителя является официально-деловой текст – текст документов любого вида, составленных с целью управления.

Деловое письмо в России традиционно характеризуется тем, что отдельные документы не циркулируют изолированно. Они объединены в унифицированные системы документации (УСД), каждая из которых предъявляет свои требования к оформлению и содержанию документа.

Этика письменной речи

Основные правила служебного речевого этикета:

1. Формы обращения уже сложились в официальной письменной речи (одна из главных – Уважаемый). Запятая после обращения придает письму будничный характер, а ! указывает на то, что факту обращения придается особое значение. Уважаемые коллеги– уместно среди лиц одной профессии. Более эмоционально – Дорогие коллеги! Нейтральный тон – Коллеги… Если в обращении указывается имя и отчество, а фамилия не названа, то обращение приобретает более личный характер. Включение в формулу обращения фамилии адресата придаст тексту документа вежливо-официальный характер.

2. Категории одушевленности/неодушевленности, неразличение которых может привести к нарушению этики: посетители, не пришедшие в назначенное время, сдаются в архив, а потом подлежат уничтожению.

3. Выбор залога глагола. Действительный залог употребляется тогда, когда нужно выбелить субъект действия; он придает динамизм изложению. Предложения с действительным залогом употребляются в настоящем времени и производят впечатление живого обмена информацией между адресатом и адресантом (пишет, отсылает, рекомендует). Страдательный залог употребляется тогда, когда факт совершения действия важнее, чем указание на лиц, совершивших действие: Вы не выполнили мои указания– Мои указания не выполняются (внимание концентрировано на факте невыполнения, при этом конкретный виновник не назван прямо, а лишь имеется в виду).

4. Роль вида глагола: когда нужно подчеркнуть, чо действие свершилось, используется совершенный вид глагола, а если действие находится в развитии – несовершенный вид.

5. Употребление вводных слов и оборотов. Удачно найденное вводное слово, кстати сделанное обособление снимают напряженность тона изложения: Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам – К сожалению, ваша просьба не может быть удовлетворена (снижение напряженности текста).

6. Местоимение Я в деловой переписке: в деловом письме имеет сейчас тенденцию утрачиваться, при этом указание на 1 л.ед.ч.выражается окончанием.

7. Употребление местоимения ОН: универсальное обозначение лиц и предметов + сохраняет указательное значение. Это местоимение– средство обезличивания, требует осторожности при использовании в служебных документах.

8. Тон служебного документа: нейтральный. Основное требование к служебному (официальному) документу – объективность содержания и, как следствие, объективность тона изложения. Официальные письма пишутся в доброжелательном тоне, не допускается ирония, грубость. Другая крайность – использование чрезмерной вежливости (не откажите в любезности…), при этом следует помнить, что современной деловой корреспонденции присуща значительная сухость. Результат делового общения должен быть благоприятным и вызывать положительные эмоции, большое значение при этом имеет построение фразы.