I Regeln für Briefeschreiben (Правила написания письма)

Übung: Lesen Sie bitte folgende Regeln für Briefschreiben und machen sich kurze Notizen.

Как говорится, каждое письмо – это «лицо» или «визитная карточка» пишущего его. Поэтому каждое письмо должно быть написано аккуратно, на хорошей бумаге и без ошибок, не содержать иносказаний и двусмысленностей. Стиль изложения должен быть четким, кратким однозначно понятным. В особой степени это касается писем, направляемых в различные властные структуры и служебные инстанции. Желательно, а порой и обязательно, придерживаться правил, стандартов и устоявшихся клише при написании писем, так, например, правила машинописных работ в официальных организациях часто определены в стандарте DIN 5008 – “Regeln für Maschinenschreiben” (DIN – Deutsche Institut für Normung e.V.). Тем не менее, они вполне применимы при написании (печатании на машинке или компьютере) писем частным лицом.

Написать письмо сразу начисто довольно-таки трудно, особенно для тех, кто нечасто занимается такой работой. Поэтому мы рекомендуем предварительно составить план письма, в котором необходимо приблизительно набросать структуру письма. При этом нужно обязательно осветить такие пункты письма как: кому оно адресовано, т.е. максимально полно и точно написать адрес получателя, предмет письма или для чего пишется данное письмо, и набросать сам текст письма, руководствуясь в какой-то степени приводимыми ниже рекомендациями и пользуясь образцами писем из этой книги. При составлении текста письма Вам необходимо ответить как минимум на следующие вопросы: что послужило причиной написание этого письма (например, невозможно посетить какое-либо учреждение из-за болезни в установленный срок); Ваши действия, предшествующие этому письму (например, Вы посетили врача и получили справку о своей болезни); чего Вы хотите добиться своим письмом или цель Вашего письма (например, Вы хотите установить новый срок посещения вышеназванного учреждения). Ответив конкретно на эти три вопроса, Ваше письмо в рассматриваемом примере будет содержать максимум три предложения, а также становиться однозначно понятным предмет письма, т.е. предмет письма – перенос даты посещения, а сам текст письма может выглядеть следующим образом: первое предложение – на такое-то число мне была назначена встреча в таком-то учреждении, второе предложение – я не могу посетить в назначенное время это учреждение из-за своей болезни и прошу назначить новую дату встречи, третье предложение – прилагаю справку врача о своей болезни. Таким образом, всего три предложения составляют весь текст письма. Такое письмо легко читается и по нему исполнитель письма может сразу принять решение. Можно привести еще массу примеров написания подобных писем из различных областей жизни, но об этом ниже.

Каждое письмо пишется только с одной стороны листа и обязательно должно иметь поля. При этом рекомендуется оставлять слева как минимум 2,5 – 3 см, что необходимо, например, для подшивания письма в дело, а справа – минимум 1,5 – 2 см. Впрочем, эти рекомендации, как и все последующие, весьма условны при современной либерализации норм эпистолярного стиля и установка полей – дело вкуса каждого, кто пишет письмо. Особенно это проявляется при написании писем на компьютере, когда поля, как правило, уже выставлены автоматически в текстовом редакторе, в котором Вы набираете письмо. Сверху и снизу страницы рекомендуется оставлять 2,5 – 3,5 см (если письмо пишется не на бланке фирмы). Таким образом, на странице помещается около 30 строк примерно по 60 знаков в каждой. Абзацные отступы (как, например, в русской деловой переписке – 5 ударов на пишущей машинке) в немецкой деловой переписке устанавливать не принято, вместо того между абзацами ставятся пробелы – пустые строки, которые зрительно отделяют друг от друга логические части письма. Деление на абзацы может быть произвольным, вместе с тем не рекомендуется делать промежутки чрезмерно большими или разбивать письмо на большое количество абзацев. Обычно абзац не должен содержать более 2 – 5 предложений. Причем, длиннее письмо, тем на больше количество абзацев оно должно быть разбито, или структурировано.

Ниже приводится пример структурирования письма.

Leipzig, 10.04.1997 Karl Pupke Firma Grobenstr. 29	Лейпциг, 10.04.1997 Карл Пупке Название фирмы Улица Гробенштрассе 29
00000 Leipzig Tel. 00000000 E-mail: pupke@compuserve.com	00000 Лейпциг Тел.. 00000000 E-mail: pupke@compuserve.com
Herm Paul Klettke Puppenstr. 29	Господину Паулю Клеттке Пуппенштрассе 29
00000 Leipzig	00000 Лейпциг
Tag der offenen Tür	День открытых дверей
Sehr geehrter Herr Paul Klettke, in diesen Tagen feiert unsere Firma ihr 5.-jähriges Bestehen. Wir möchten aus diesem Anlaβ unseren Kunden die Möglichkeit bieten, uns in privater Atmosphäre kennenzulernen und einen Blick hinter die Kulissen zu werfen. Wir laden Sie herzlich am 30.04.1997 um 14.00 Uhr ein. Mit einer Auswahl an verschiedenen Snacks und Getränken haben wir auch an liebliches Wohl der Gäste gedacht. Wir bitten Sie, uns bis zum 10.04.97 telephonisch wissen zu lassen, ob wir Sie an diesem Tag zu unseren Gästen zählen dürfen. Mit freundlichen Grüβen	Уважаемый господин Пауль Клеттке, в эти дни наша фирма празднует свой пятилетний юбилей. Мы хотим по этому случаю предоставить нашим клиентам возможность познакомится с нами в неформальной обстановке и бросить взгляд за кулисы (нашей официальной жизни). Мы сердечно приглашаем Вас (к нам) 30.04.1997 в 14.00. Мы позаботились об угощении гостей – будет широкий выбор закусок и напитков. Мы просим Вас сообщить нам до 10.04.97 по телефону о Вашем присутствии в числе наших гостей в этот день. С дружеским приветом
(Position des Unterzeichners) (Unterschift)	(должность подписавшегося) (подпись)

Как видно из вышеприведенного примера, шапка письма содержит:

адрес отправителя письма,

место и дату написания письма,

адрес получателя и

предмет письма.

Адрес отправителя

Absenderadresse

Адрес отправителя располагается слева вверху и включает в себя: имя и фамилию отправителя, название фирмы (если письмо от имени фирмы), а также адрес отправителя письма. Адрес отправителя может содержать также телефонный номер (номер факса) отправителя, что желательно на случай возникновения у получателя письма каких-либо вопросов или, как в вышеприведенном примере, если имеется необходимость телефонного подтверждения приглашения. В последнее время с развитием электронной почты и сетей Интернет, можно, а порой и рекомендуется, указывать также адрес своей электронной почты, что позволит намного ускорить получение Вами ответа.

Место и дата написания (отправки) письма

Ort und Datum

Справа на одном уровне с первой строкой адреса отправителя (в той же строке) ставится место и дата написания письма. В настоящее время дата написания писем может оформляться следующим образом:

Berlin, 08.08.97

Berlin, 08.08.1997

Berlin, 08.Aug.1997

Berlin, 8.Aug.1997

Berlin, 08.August 1997

Berlin, 8 August 1997

Адрес получателя

Anschrift (Adresse)

Адрес получателя, по возможности, не должен занимать более 8-10 строк, так как это обусловлено требованиями формата стандартного конверта с окошком (8-10 строк с адресом получателя как раз помещаются в нем), что позволит Вам избежать дополнительной работы по надписыванию конвертов.

Адрес получателя располагается слева вверху, отделенный несколькими пустыми строками от адреса отправителя.

+

+

Отправитель = Absender Berlin, 20.08.97

+

+

+

+

Herm Pieter Braun

Landsstraβe 99

+

D-00000 Hamburg

+

(Здесь и далее крестиками отмечены пустые строки.)

В адресе получателя указываются: имя и фамилия получателя, его должность, название фирмы или учреждения (если письмо от имени или по поручению фирмы или организации), название улицы и номер дома и, как правило, отделенные пустой строкой, потовый индекс и название города.

Если Вам необходимо сделать пометку о способе отправки письма, например: заказное, с оплаченным ответом и т.п., то эта пометка размещается обычно 2 – 4 строками ниже адреса отправителя или непосредственно под ним:

+

+

Herm Peter Sollinger

+

+

Einschreibebrief, Einschreiben = заказное письмо

Предмет письма (касательно)

Betreff

Предмет письма, или касательно чего оно пишется, - это одно, максимум два предложения с кратким резюме цели или содержания письма.

Verlängerung der Gültigzeit …

Продления срока действия …

Bauliche Verländerung

Внесение конструктивных изменений

Reservierung

Бронирование (например, места в гостинице)

Abmahnung

Предупреждение (например, работнику)

Einweihung Ihrer Geschäftsräume

Торжественное открытие (презентация) Ваших торговых помещений

В настоящее время помета «Betreff» или «Betr.» (касательно), как правило, не используется при написании писем. Предмет письма, или касательно чего письмо, (одно - два предложения) располагается 4 – 8 строками ниже адреса получателя письма или, если таковая имеется, ниже строки с указанием способа отправки письма.

Если вы конкретно не знаете кому адресовано письмо, то начните со стандартного обращения:

Sehr geehrte Damen und Herren (уважаемые дамы и господа),

Если Вы пишете в мужской коллектив:

Sehr geehrte Herren (уважаемые господа),

Если в женский коллектив:

Sehr geehrte Damen (уважаемые дамы).

После обращения в современной немецкой переписке ставится запятая, а сам

текст письма начинается с новой строки с маленькой буквы. Обычно между обращением и текстом письма оставляется одна – две пустых строки.

Например:

Sehr geehrte Damen und Herren,

auf meinem Kontoauszug Nr. 5, Blatt – Nr. 2 stellte ich eine doppelte Abbuchung fest.

Уважаемые дамы и господа,

В моей выписке из счета N 5, лист N 2 я обнаружил двойное списание суммы.

Обычно письмо заканчивается приводимыми ниже фразами (так называемые Gruβformeln – формы приветствия), расположенными в порядке частотности их употребления:

Mit freundlichen Grüβen

• (дословно) с дружескими приветами

Mit freundlichem Gruβ

- с дружеским приветом

Freundliche Grüβe

- (дословно) дружеские приветы

Эти фразы размещаются слева, обычно после отступа в 1-3 пустых строки от последней строки текста письма.

Иногда вышеприведенные фразы может предварять фраза Ich bedanke mich im voraus für Ihre Antwort und verbleibe (Name und Vorname) – (дословно) заранее благодарен за Ваш ответ, остаюсь (имя, отчество) – или аналогичная ей. Такая фраза обычно располагается 1 – 2 строки от нее – заключительные фразы, приводившиеся выше, скажем, Mit freundlichen Grüβen.

Н апример:

Briefende

Ich bedanke mich im voraus für Ihre Antwort und verbleibe,

Mit freundlichen Grüβen

Herr Mandel

(Unterschrift)

В прочем, и при написании заключительных фраз письма, как говорилось выше, все зависит от Вашего вкуса, степени знакомства с адресатом и т.п. Вместе с тем, при написании заключительных фраз письма не следует давать слишком большую волю своему творчеству, так как немецкий эпистолярный стиль все-таки консервативен и подчиняется определенным нормам в употреблении устоявшихся клише, которые были приведены выше.

После заключительной фразы, отступив еще 2 – 3 пустых строки, указывается должность, звание написавшего письмо, название фирмы, если написавший письмо действует от лица или по поручению фирмы, название органа власти, если написавший письмо действует от лица или по поручению этого органа власти, имя и фамилия написавшего письмо и затем – через 1 – 2 пустых строки – его подпись.

Письмо может также подписываться без указания вышеприведенных данных или реквизиторов написавшего данной письмо. При этом подпись размещается слева и ниже на 1 – 2 пустых строки от так называемых Gruβfolmeln.

Например:

1. Ende des Textes

Окончание текста письма

Mit freundlichen Grüβen

Baumeister

Egon Schulz

(Unterschrift)

2. Ende des Textes

Окончание текста письма

Mit freundlichen Grüβen

(Unterschrift)

К онверт для отправки делового письма – стандартный, без картинок и надписей на лицевой части, с окошком или без. О преимуществах конвертов с окошком мы уже говорили выше – не нужно надписывать адрес получателя на конверте. Оформленный конверт с окошком будет выглядеть следующим образом:

(Anschrift)

Herm Peter Mayer

Berlinerstr. 22a

00000 Hamburg

Briefstruktur	Структура письма
Abstand = 2, 5 - 3 cm	Левое поле = 2, 5 3 см
1. (Absender) Vorname und Zuname	1. (Отправитель) Имя Фамилия
2. Straße	2. Улица
3. PLZ Ort	3. Почтовый индекс и наименование населенного пункта
4. Telefon – oder Faxnummer (ev. E-mail)	4. Номер телефона или факса (возможно Е-mail - адрес электронной почты)
5. ...	5. ...
6. Einschreiben	6. Заказное (указание способа доставки письма)
7. ...	7. ...
8. (Anschrift) (Behörde)	8. (получатель) (учреждение или должностное лицо)
9. Straße	9. Улица
10. ...	10. ...
11. PLZ Ort	11. Почтовый индекс и наименование населенного пункта
12. ...	12. ...
13. Betreff	13. Касательно (чего написано письмо) или тема письма
14. ...	14. …
15. Anreden	15. Обращение
16. ...	16. ...
17. Beginn des Textes	17. Начало текста письма
18. ...	18. ...
19. Ende des Textes	19. ...Конец текста письма
20. ...	20. ...
21. Grußformel	21. ...Заключительные (приветственные слова)
22. ...	22. ...
23. Unterschrift	23. Подпись (или фамилия и имя написавшего и подпись – см. выше)
24. Anlagen	24. Приложения