Организационно-распорядительная документация

Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

ОРД (ГОСТ) – письменные документы, в которых фиксируются решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечение и регулирование деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и ДЛ.

Согласно ОКУД, ОРД систематизированы по различным функциям и разделены на 3 группы:

1. организационная документация: уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания и т.д.

2. распорядительные документы: приказы, распоряжения, указания, постановления, решения.

3. информационно-справочная документация: письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы, справки, докладные записки, заключения и т.д.

+

4. кадровые документы: большинство из них имеют унифицированную форму: заявления, справки, личные карточки, приказы и т.д.

Оформление осущ. в соотв. с ГОСТ Р 6.30-2003

Бланк документа – стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа. (справа 10 мм, всё остальное – 20 мм). Формат А5 используется с текстом не более 7 строк.

Варианты расположения реквизитов:

• продольный

• угловой: для тех док-в, кот. в правом верхнем углу имеют реквизиты (предпочтительнее).

Состав реквизитов:

• постоянные – в обязательном порядке воспроизводятся на бланках всех документов данного вида

• переменные – наносятся при непосредственном изготовлении документы на бланк.

• обеспечивающие юр. силу док-та

• облегчающие реквизиты

Бланки с гербами РФ в субъектах РФ изготавливаются только типографским способом и подлежат строгому учёту и регистрации. Бланки негос. организаций изготавливаются с помощью оперативной типографии или с помощью компьютера. Используют шаг письма – размер печатного знака. Установлен ГОСТои – 2,6 мм. Межстрочный интервал – 4,25 мм. Шрифты – Times New Roman, Arial и Курьер Нью. Текст – 14 шрифт, 12 – для таблиц, 15 – для выделения.

Сочетание межстрочных интервалов в зависимости от вида док-та:

формат ОРД	межстрочный интервал для текста	отделение друг от друга составных частей реквизитов	отделение реквизитов друг от друга
А4	1,5 (тексты для ручной правки, а также для издания типографским способом – ч/з 2 интервала)	1,5	3-4
А5	1,5 (но допустим и 1 интервал)	1,5/1	если ч/з 1 инт – то 2, 3-4 (если ч/з 1,5)

При размещении многострочных реквизитов следует использовать строки полной длины. Выравнивание.

Изображение герба рекомендуется выполнять на бланках в пределах квадрата со стороной 20 мм на середине строки с наименованием организации-автора документа.

Реквизит 03 может располагаться над уровнем реквизита 08 или … Организация сама решает, где будет располагать эмблему. Реквизиты 01, 02, 03 – взаимоисключающие (либо).

Реквизит 04. 8 знаков.

Реквизит 05. ОГРН. 13 знаков.

06. ИИН/КПП. Также цифровое значение через слэш. ИНН – 10 зн. КПП – 11 зн.

07. Код формы документа. Нужен для передачи документа по электронной связи.

08. Наименование организации-автора документа.

Наименование организации в целом д. включать:

1. сокращённое либо полное наименование организации

2. указание на организационно-правовую форму или характер деятельности организации

3. собственное индивидуальное наименование организации в кавычки

4. сокращённое наименование организации, если закреплено в учредит. документах (в скобках ниже или за)

5. наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения, ДЛ, если оно является автором документа.

Если документ является продуктом совместного творчества, то он оформляется не на бланке, а на стандартном листе бумаги.

09. Сначала название улицы, номер дома, номер кв./офиса, название населённого пункта, района, республика/край/и т.д., страны, почтовый индекс + коды.

10. Наименование Д. печатается прописными буквами под наименованием организации-автора документа. В письмах наименование вида документа не указывается.

11. Дата документа.

12.

13. Регистрационный номер может записываться от руки или проставляться механически.

Обозначение «г.» не ставится перед словами Москва и г., которые заканчиваются на –град.

15.

Реквизиты адресов:

• наименование учреждения/организации в И.п.

• наименование структурного подразделения в И.п.

• указание должности получателя в Дат. п.

• инициалы и фамилия в Дат. п.

• почтовый адрес.

Реквизиты рекомендуется печатать, отступив от границы левого поля – 32 знака, 4-5 межстрочных интервала от верхнего поля бланка. Знаки препинания м/у частями реквизита не ставятся. Почтовый адрес не указывают при направлении документа в высшие органы гос. власти, вышестоящей организации, подведомственной организации и постоянным корреспондентам. Гриф утверждения документа – это реквизит, указывающий на нормативный или правовой характер содержания документа.

По результатам рассмотрения документа руководитель отражает своё решение по поводу содержания документа в резолюции. Она д.б. чёткой, конкретной, краткой. Место резолюции располагается м/у реквизитами текст и адресат.

Если исполнителей документа несколько, они все указываются в резолюции, указывается главный (подчеркнуть фамилию, либо указываем его первым).

18. Заголовок к тексту. Объём не более 5 строк, длина каждой – 28 знаков.

19. Отметка о контроле. На контроль ставятся входящие документы, имеющие резолюцию руководителя и внутренние распорядительные документы. Суть контроля – обеспечить своевременную реакцию исполнителя на распоряжения начальника. Обычно контролируется срок исполнения, а качество – сам руководитель. Он может проводиться с помощью карточек, картотек, компьютера.

Эту отметку располагают на верхнем поле документа справа, штамп представляет квадрат со стороной 18 мм.

20. Текст: максимум 5 стр., но лучше 2.

21. Реквизит размещают непосредственно под текстом от границы левого поля без абзаца. Если приложение является утверждаемым документом, в соотв. пункте распорядительной части делается отметка «Прилагается».

22. Подпись.

06.09.2012

Когда используется бланк с заранее внесенной должностью первого лица и расшифровка. Часто в данной ситуации расписываются за директора. Можно подвергнуть сомнение подлинность документа.

В таком случае заместитель может указать свою должность, расшифровку и расписаться ниже. обычно на время отсутствия какого-либо лица издается приказ, в таком случае пишется: временно исполняющий обязанности, расшифровку и подпись.

Так же может быть испольлзования факсимильная подпись. Такие моменты должны быть отражены в организационных документах.

23. Гриф согласования документа - реквизит, свидетельствующий об экспертизе документа в другой организации и ее согласие с содержанием документа.

Гриф располагается в левом нижнем углу от границы левого поля. Если грифов согласования несколько, то их располагают вертикальными рядами. Если грифов согласования много, то можно их оформлять на отдельном листе согласования. В этом случае на документе перед подписью на месте реквизита 21 делается запись "лист согласования прилагается". А на листе согласования в правом верхнем углу указываются полные выходные данные этого документа. Если док имеет тит лист, то гриф согласования указывается там.

24. Виза согласования - внутреннее согласование.

На визе согласования не должно быть слова "согласована".

Также оформляется столбиком.

Визы согласования оформляется на оборотной стороне, если подлинник документа остается в организации.

Если документ отправляется, то на подлиннике не ставится виза, а на копии ставится на лицевой стороне.

Если несколько, то несколькими вертикальными рядами.

Допускается по усмотрению организации полистное визирование каждое его приложение, если есть опасность изменения текста.

В инструкции по делопроизводству желательно указать какие док какими лицами должны визироваться.

25. Оттиск печати заверяет подлинность.

Печать нельзя ставить на подпись.

Печать должна затрагивать несколько последних букв наименований должности.

Если есть М.П., то это место для печати.

Оттиск печати должен хорошо читаться, то есть нужно позаботиться о краске. Печать ставится на док, касающихся трудовой деятельности граждан.

Виды док и порядок применения печатей и штампов устан в регламентах, распорядит док, положения по службе.

Помещается перечень документов, на которых должна быть проставлена печать.

26. Отметка о заверении копии

Верно

Должность подпись расшифровка

Дата

Оттиск печати, где обычно.

Печать ставится на копии после проставления заверительной отметки, когда передается кому-то на руки или отсылается.

27. Отметка об исполнителе

Для того, чтобы не отвлекать руководителя от его прямых обязанностей для разъяснения каких-то моментов.

Если по фамилии нельзя определить пол, то лучше указать имя и отчество полностью.

28. Отметка об исполнении документа

Подписывается и датируется исполнителем или руководителем структурного подразделения. Чел, который выполнял распоряжения, содержащиеся в резолюции.

Кратко указываем действия, которые были совершены, если нет возможности сослаться на документ.

Номер дела, в котором будет хранится документ указываем по номенклатуре дел.

_____________________________

В деле №… роспись дата

Если не надо ничего исполнять, то отметку:

в деле №… роспись дата

29. отметка о поступлении дела в организацию

Можно в виде штампа, как правило, в нем указывается краткое наим организации и подразделение, которое принимает док, далее место для даты, времени, часов минут, еще и подписывается иногда.

Правый нижний угол. При невозможности на лицевой стороне, может быть проставлена на обороте.

30. идентификатор электронной подписи документа

Делается, если документ вносится в память машины, это электронный адрес, по которому его можно найти.

Колонтитул в левом нижнем углу.