Заключение

- документ, содержащий мнения, выводы комиссии или специалиста по к-л документу или вопросу.

Составляются на проекты документов (по результатам представленных данных и т.д.).

Заключение м.б. оформлено на общем бланке организации в том случае, если оно подписывается руководителем организации или его заместителем. Или на стандартных листах бумаги с угловым воспроизведением постоянных реквизитов бланка флаговым методом.

Если заключение составляется не на бланке, подпись составителя заверяется печатью организации.

При направлении заключения, сост. не на бланке, в другое учреждение, составляется сопроводительное письмо за подписью руководителя.

Обяз. реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, текст, подпись, в необх. случаях оттиск печати.

Текст заключения состоит из 2-х частей:

в первой части: даётся краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений, предложений, их общая оценка.

во второй части: излагаются конкретные замечания по существу вопроса, кот. рассматривается, выводы и предложения. Если заключение составляется на проект документа, то после описания его основных моментов, анализа, при отсутствии замечаний и предложений, во второй части указывается – «с проектом таким-то согласны/по проекту такому-то замечаний нет».

Справка

- документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. Никаких предложений, замечаний, рекомендаций справки не содержат.

Справки отражают основную деятельность организации или подтверждают сведения географического или служебного характера.

Справки, отраж. осн. деят-ть организации, м.б. внешними и внутренними.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации.

Внутренние – на стандартном листе А4с реквизитами.

Заголовок к тексту справки может включать указание на период времени, к кот. относятся изложенные в справке сведения.

Текст справки состоит из 2-х частей:

в первой части излагаются факты, послужившие основанием или поводом.

во второй части – конкретные сведения, отраж. суть вопроса.

Справка может иметь разделы и м.б. составлена в виде таблицы, кот. оформляется по общему правилу. Разделы нумеруются арабскими цифрами.

Внешние справки подписываются руководителем организации или его заместителем.

Если справка содержит сведения финансового характера, то она имеет 2 подписи – руководителем, гл. бухгалтером и заверяется оттиском печати.

Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем.

Справки, составляемые для отражения сведений биографического или географического характера, могут составляться на бланке форматом А5 и также подписывается 2-мя лицами: руководителем и главным бухгалтером (напр., о з/п) или руководителем и заведующим отделом кадров (сведения биографического или служебного характера) и заверяется оттиском печати. Для таких справок в организации используются унифицированные формы с трафаретом.

Если справка сост. без унифицированной формы – текст следует начинать с ФИО работника, кот. выдаётся справка в именительном падеже (Иванов Иван Иванович, работает там-то с такого-то периода по такой-то и т.д.).

Не рекомендуется исп. архаичные формы – наст. справка дана тому-то…

Справки по личному составу всегда оформляются как внешние.