3. Информационно-справочные документы

Процесс принятия управленческого решения связан с использованием большого количества информации.

Предложения, переписка, накладные записки.

Документы этой системы будут играть большую служебную роль, они не содержат поручений, не предписывают действовать каким-либо образом, но сообщают ведения, побуждающие принимать определенные решения. То есть они инициируют управленческие решения.

Особенность: в управленческой системе они идут снизу вверх или по горизонтали.

Протокол заседания

ПЗ - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, аудиенциях, деловых встречах. Он отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. Оформляются протоколы на основании черновых записей, ведущихся во время заседания, звукозаписи или стенограммы, а также документов, подготовленных к заседанию.

Если заседание стенографировалось, то после заседания стенограмма расшифровывается, оформляется и прилагается к протоколу, то в этом случае допускается вести краткий протокол.

Ответственность за подготовку протокола лежит на секретаре коллегиального органа или на секретаре руководителя. Секретарь несет ответственность за правильность записей в протоколе.

Существует 2 вида протокола: полный и краткий.

Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании. Краткий - только фамили выступавший и записи отдельных выступлений. Решение, какую форму вести принимает руководитель, либо организации, либо коллегиального органа.

Первый лист протокола оформляется на общем бланке организации с наименованием протокол, либо на спец бланке организации.

Обяз реквизиты протокола: наименование организации автора документа, наименование вида документа, дата и номер протокола, если заседание длиться несколько дней, то в качестве даты указывается дата начала и дата окончания через дефис, место заседания, гриф утверждения, если утверждается, заголовок к тексту, наименование коллегиального органа и форма проведения заседания (протокол собрания трудового коллектива).

Текст протокола состоит из 2 частей: вводной и основной.

Вводная часть оформляется аналогично и в полной, и в краткой форме. Во вводной части указываются:

1) фамилии и инициалы руководителя и секретаря;

2) фамилии или общее количество (более 15) участников и приглашенных лиц;

3) повестка дня, вопросы повестки дня располагаются в порядке их сложности и важности, наряду с вопросом указывается фамилия докладчика и его должность. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и начинается с о или об. Мелкие вопросы можно обозначить одним пунктом и обозначить его "разное".

4) должности, если разовое собрание.

Основная часть:

по каждому вопросу строится по схеме: слушали, выступили, постановили или решили (прописными буквами с новой строки). Нумеруется лишь раздел СЛУШАЛИ. В кратких протоколах пишутся лишь фамилии. В полной форме - фамилия и инициалы докладчика в именительном падеже, затем ставится тире и записывается кратко суть выступления от 3его лица, единственного числа.

Если выступления есть в письменном виде, то можно не записывать то, что он говорил, а сделать отметку "текст доклада прилагается".

В разделе выступили в кратких протоколах указываются только фамилии, а в полных - выступление по той же схеме, что и в разделе слушали + вопросы и ответы.

В разделе постановили записывается принятое решение, указывается количество голосов за и против, воздержавшихся, список лиц, не участвовавших в голосований . Решений излагается на отдельном листе и прилагается к протоколу. О наличии особого мнения делается запись после записи о решении. Решение записывается в именительном падеже. В особо важных случаях выступающие должны визировать протокол, визы проставляются на уровне записи высупления слева.

Некоторые протоколы подлежат утверждению (комиссий, испытаний). протоколы, в которых затрагиваются только внутренние вопросы могут оформляться на листах А4 с сокращенном воспроизведением постоянным реквизитов бланка.

Выписка из протокола - точная копия части текста, которая воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, касающийся данного вопроса, текст, касающийся данного вопроса. Выписку подписывает только секретарь, он же делать заверительную надпись. Если выписка предоставляется в другую организацию, то она заверяется печатью.