Письмо (переписка)

Классификация деловых писем:

1. по тематическому признаку:

• деловая корреспонденция: решают организационные вопросы, правовые проблемы, вопросы экономических отношений корреспондентов и т.д. Деловое письмо – это всегда официальное сообщение, информация носит протокольный характер, поэтому письма всегда регистрируются и факт устного сообщения не исключает почтового отправления.

• коммерческая: при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени ЮЛ и часто имеет правовую силу. Решает вопросы сбыта продукции и услуг, снабжения:

• письма-запросы

• письма-рекламации (претензии)

• ответы на эти письма

2. по функциональному признаку:

• инициативные письма:

• письма, требующие письма-ответа: все коммерческие письма. Кроме этого обяз. ответа требуют письма-обращения, просьбы. Письма-подтверждения, напоминания, предупреждения, извещения, заявления констатируют свершившийся факт и ответа не требуют.

• не требующие письма-ответа: письма-подтверждения, напоминания, предупреждения, извещения, заявления констатируют свершившийся факт и ответа не требуют. Сопроводительные письма также не требуют ответа, т.к. выполняют роль квитанции.

• письма-ответы.

3. по признаку адресата:

• обычные

• циркулярные: отправляются из 1 источника в несколько адресов.

4. по форме отправления:

• традиционные почтовые отправления

• электронные отправления: (+ факс) исп. для решения оперативных вопросов, а письма, имеющие большое юр. значение, высылаются обычным почтовым отправлением.

• факсовые отправления

5. по структурным признакам:

• регламентированные: стандартные по содержанию текста. Составляются по определённому образцу. Клешированные фразы. Стандартные синтаксические конструкции.

• нерегламентированные: нестандартные – авторский текст, кот. реализуется в виде формально логического повествования или этикетного текста. Тем не менее, нестандартные письма также подчиняются тем же правилам, что и регламентированные в отнош. языка, стиля и оформления. Стандартизация носит менее выраженный характер, но она присутствует.

При составлении и оформлении служебных писем собл. след. требований:

1. на формате А4, А5 и подписывается руководителем организации или его заместителем в соотв. с компетенцией. Письмо д.б. составлено грамотно, аккуратно без грубых помарок и исправлений

2. д.б. посвящено 1 вопросу.

Независимо от содержания излагается офиц.-деловым стилем, д. содержать объективные сведения о фактах и событиях, иметь достаточную аргументацию, если она необходима, в необходимых случаях иметь дополняющие и разъясняющие материалы.

Для ведения переписки исп. бланки организации, структурных подразделений и ДЛ.

Бланк структурного подразделения и ДЛ исп. в том случае, если ДЛ и руководитель структурного подразделения наделены правом подписывать письма (это регламентируется актом руководителем организации либо структурными документами).

Обяз. реквизиты: наименование организации, справочные данные об организации, коды располагаются на бланке письма по усмотрению, дата, регистрационный номер, ссылка на дату и номер поступившего документа, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка об исполнителе. Не рекомендуется опускать отметку об исполнителе – даёт возможность выяснить вопросы, кот. не вошли в состав письма, не привлекая руководство.

В сопроводительном письме: отметка о наличии приложений, гарантийных письмах, письмах финансового содержания и нек. других, требующих особо распоряжения, оттиск печати.

В зависимости от назначения и содержания письма могут состоять из 1, 2 и 3-х частей: введение, осн. часть, заключение.

Письма, адресованные руководителю по вопросам, требующим особого внимания, могут содержать вступительное обращение (формулу вежливости).

Объём письма – не более 2-х страниц.

В искл. случаях допускает объём письма до 5-ти страниц. Если необходимо указать цифровой материал, то это оформляется в виде приложений и лучше, если в виде таблицы (легче сопоставлять).

Вносить какие-либо исправления и дополнения в уже подписанное письмо – запрещается.

Дата письма – дата его подписания.

Реквизиты по горизонтали:

Отсчёт ведётся от границы левого поля в печатных знаках:

1. нулевое положение от границы левого поля печатают все элементы реквизита бланка, если не на бланке: дата исходящего документа, ссылка на индекс входящего документы, заголовок к тексту (абзацный отступ – 1,25 – 5 ударов по пробелу), наименование должности в реквизите «подпись», первый гриф согласования, виза согласования, фамилия исполнителя и номер его телефона, заверительная надпись «ВЕРНО», наименование должности и дата в отметке заверения копии, отметка об исполнении документа, направление его в дело, а также слова «слушали, выступили, постановили в протоколах, приказываю, предлагаю др».

2. первое положение – 5 знаков от границы левого поля: начало абзаца в тексте.

3. второе положение – 16 знаков от границы левого поля: индекс исходящего документа, дату в 13 реквизите, расшифровку подписи в первом грифе согласования и визе согласования, переменную часть информации во вводной части актов и протоколов.

4. третье положение – 24 знака от границы левого поля: наименование вида документа в продольном бланке, расшифровку подписи исполнителя в реквизите «отметка об исполнении документа, направление его в дело».

5. четвёртое положение – 32 печатных знака – номер страницы в многостраничном документе, реквизит адресат.

6. пятое положение – 40 знаков от границы левого поля – гриф ограничения доступа к документу, гриф утверждения, второй гриф согласования и 2-ую визу согласования, надпись над приложением к документу с указанием номера приложения.

7. шестое положение – 48 печатных знаков от границы левого поля: расшифровка подписи в реквизите гриф утверждения, расшифровку подписи в реквизите подпись, отметку о поступлении документа, отметку о контроле.

8. седьмое положение – 56 знаков: при необходимости печатают слово КОПИЯ.

При составлении документов с помощью компьютера следует рассчитывать расстояние в мм, исходя из размера печатных знаков.

При этом положения со 2-7 – условные.

нулевое и первое положение – обязательны.