Правила оформления текста документов

Текст документа д.б. структурирован и внешне оформлен в соотв. с этой структурой.

Членение текста на составные части и графическое отделение одной части от другой – рубрикация – внешнее выражение композиции текста, его структуры. Простейшая рубрика – абзац.

Для выделения могут служить подзаголовки, абзацные отступы, увеличенные пробелы м/у строками, подчёркивания, смена шрифта, разрядка и т.д.

Если используется нумерация, то наличие пункта первого предполагает наличие пункта 2. Если 1 пункт – мы его не нумеруем. Оформляется арабскими цифрами с точкой.

Оформление дат

Словесно-цифровой способ оформления дат имеет неск. разновидностей:

• в документах, содерж. сведения финансового характера дата может оформляться при обозначении всех элементов словами. Названия месяцев не сокращаются.

• в тексте: если обозначение времени состоит только из года, то слово «год» - пишется полностью. Если дата состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, то слова год и годы сокращаются.

• период, ограниченный пределами 2-х лет или года и десятилетия указывается ч/з тире.

• все виды некалендарных лет )учебный год, бюджетный, отчётный), т.е. начин. в 1 году, а заканч. в следующем, пишется ч/з косую черту.

• в остальных случаях м/у годами ставится тире.

• квартал обозначается римской цифрой

• слово «полугодие» пишется полностью.

• при римских цифрах падежное окончание не ставится.

• название праздников, знаменательных дат – с прописной буквы пишется первое слово и имена собственные (Восьмое марта, Новый год, День Победы – Победа воспринимается как имя собственное).

• если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово (8 Марта).

• дата в иностранных источниках м.б. записана как угодно.

Употребление сокращений

Все сокращения слов и наименований в документах д.б. общеприняты.

В результате сокращений получаются аббревиатуры. Они м.б. образованы неск. способами: по первым буквам полного наименования (МГУ), по слоговому принципу (Минздравсоцразвития), смешанный способ (УрГЮА).

Если аббревиатуры не стандартизированы, то у адресата могут возникнуть проблемы с их прочтением. Если аббревиатур в тексте много, то они наоборот, затрудняют понимание текста.

Графические сокращения – условные письменные обращения, кот. не произносятся, а потому словами не являются.

Стандартизированы след. графические сокращения: почтовые сокращения, обозн. населённые пункты, название месяца, телеграфные сообщения, условное обозначение величин и единиц измерения (м, кг, т), сокращения, принятые в учётно-расчётной документации (квитанция, накладная, расч. счёт), текстовые сокращения (т.д.), наименование должностей, званий, степеней (к.ю.н.). Некоторые из этих сокращений проявляют тенденцию превратиться в аббревиатуры (зам., зав.).

25