Докладная записка

Докладная записка - документ, адресованный вышестоящему руководителю с изложением конкретной проблемы или постановки вопроса и содержащий выводы и предложения.

Делятся на:

1) инициативные

Цель: побудить руководителя принять решение.

2) отчетные просто предоставляют информацию и могут предоставляться систематически.

Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства.

Текст делится на 2 части:

1) изложение факта, послужившего причиной составления докладной записки

2) выводы, мнения, предложения.

В зависимости от адресата докладные записки могут быть внутренние, то есть направленные руководителю организацию, и внешние, то есть направленные в вышестоящую организацию.

Внешние оформляются на общем бланке организации на бланке А4, подписывает их руководитель организации.

Внутренние докладные записки пишут на стандартном листе бумаги формата А4 с угловым расположение постоянных реквизитов, возможно написание докладной записки от руки.

Обязательные реквизиты:

для внутренней - наименование структурного подразделения, для вншней - наименование организации, наименование вида документа, дата, номер, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, для внешней записки - отметка об исполнителе. Для внешней - угловой бланк.

Служебные записки оформляются по тем же самым правилам. Направление по горизонтали - равные взаимоотношения.

Акт

Акт - документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Существует множество видов актов в зависимости от содержания и назначения (акт обследования, акт ревизии, акт расследования аварии на производстве).

Обязат. реквизиты: наименовании организации, дата и регистр. номер, место составления, заголовок к тексту, кот. составл. либо в родительном падеже (акт работы комиссии) или с предлогами о/об, текст, подписи, в необх. случаях гриф утверждения.

Датой акта является дата события.

Текст акта состоит из 2-х частей: вводная и основная. Вводная – указываются основания его составления, указ. председатель и члены комиссии, присутствующие, если они имеются.

Основная часть: излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения.

В конце текста акта указывается количество экземпляров и место их нахождения (под текстом сразу без доп. пробела пишется – кол-во экземпляров и указ. куда пойдут эти экземпляры).

После отметки о кол-ве экземпляров следует отметка о наличии приложений, если они имеются.

При составлении актов обследований, ревизий с их содержанием знакомим лиц, деятельность кот. обследовалась и отражается в акте под расписку.

Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии. Лицо, не согласное с содержанием акта обязано его подписать с оговоркой о своём несогласии («особое мнение такого-то прилагается»). Эти замечания оформляются на отд. листе и прилагаются к акту.