Тема 12. Система информационного обеспечения и коммуникации в менеджменте

Сущность информации и её роль в управлении. Классификация информации по различным признакам. Требования к информации: достоверность, точность, достаточность, доступность, своевременность поступления. Типы информации: общая, специфическая, стимулирующая, контрольная, распределительная и направляющая. Внутрифирменная система информации: принципы, цели, задачи и функции. Технология информационной деятельности. Определение коммуникаций. Коммуникации внутри организаций: межуровневые; нисходящие и восходящие; горизонтальные; межличностные; коммуникации руководитель – подчиненный, руководитель – рабочая группа; неформальные коммуникации.

Элементы и этапы процесса коммуникаций. Барьеры эффективных межличностных коммуникаций. Способы повышения эффективности межличностного общения. Типология коммуникативных стилей по признакам: адекватность обратной связи и открытость по отношению к партнёру по коммуникации. Преграды в организационных коммуникациях. Способы совершенствования коммуникаций в организациях.

Вопросы для самостоятельной подготовки к занятию

1. Сущность информации и её роль в менеджменте.

2. Внутрифирменная система информации.

3. Понятие и сущность коммуникации.

4. Виды коммуникаций и их характеристика.

5. Процесс коммуникации и его этапы.

6. Совершенствование коммуникаций в организациях.

Задание 1. На рисунке 4 постройте коммуникационную сеть, в которую включены Вы и все люди, с которыми Вы взаимодействуйте в своей повседневной деятельности.

Какую форму будет иметь Ваша коммуникационная сеть — паутины концентрических кругов, сложной иерархической системы или чего-либо другого? Где в этой сети Вы поместите себя?

Рис 4. Коммуникационная сеть

Задание 2. Ознакомьтесь с ситуацией и ответьте на предложенные вопросы.

2.1. Кирилл и Олег лично не очень часто встречаются, отчасти потому, что у них не складываются отношения друг с другом, а отчасти потому, что они работают в разных зданиях, хотя на одном и том же участке. Они считают неприятным, когда по работе от них требуют частых контактов. Эту проблему они пытаются преодолеть, разговаривая друг с другом по телефону.

Кирилл — молодой математик, выпускник университета, служащий в отделе обработки данных. Хотя он пришел на работу в банк всего несколько лет назад прямо из университета, его быстро повысили в должности до уровня руководителя среднего звена. Он не женат, живет рядом с офисом, часто может работать допоздна.

Олегу под 50 лет, он пришел в банк в возрасте 18 лет, стал руководителем лишь недавно. У него большой опыт работы по специальности, но он не знаком с последними достижениями в обработке данных. Он всегда утверждает, что у него есть вся информация, какая ему нужна. В банке считают, что он часто игнорирует информацию, которая не совпадает с его собственным мнением. Он пунктуален, придерживается строго определённого режима, молчалив, каждый вечер уезжает за город к своей семье.

Кирилл думает, что банк — довольно закоснелое учреждение. Эту точку зрения он часто и охотно сообщает каждому, кто готов его выслушать. Он погружен в мир компьютеров и в совершенстве владеет ими. У него нет времени на людей.

Определите препятствия для коммуникации между двумя этими людьми. Что можно сделать, чтобы устранить барьеры в коммуникации?

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2.2. Транспортно-экспедиционная компания «Экспресс» осуществляет пассажирские и грузовые перевозки. Во главе компании стоит президент, который отвечает за ее политику. При президенте имеются структуры со штабными полномочиями (по внешним связям, стратегическому планированию и технической политике компании).

В компании «Экспресс» имеются вице-президент по маркетингу и вице-президент по финансам. За решение технических вопросов, связанных с функционированием парка автомашин, их состоянием, организацией грузоперевозок, ответствен вице-президент по технике и эксплуатации. В подчинении директора сервисного хозяйства находятся службы, обеспечивающие техническое обслуживание автомашин. Логистические вопросы вверены директору организации перевозок, который контролирует распределение пассажиро- и грузопотоков исходя из имеющихся возможностей компании, с учетом оптимизации транспортных маршрутов, привлекаемых ресурсов и затрачиваемых на перевозку средств. Производственно-диспетчерская служба следит за своевременностью исполнения производственных программ по перевозке грузов и пассажиров, соблюдением расписания отправки и прибытия, географией маршрутов, осуществляя координацию и контроль. Она подчинена директору организации перевозок. Схема организации структуры транспортно-экспедиторской компании приведена на рис. 5.

Рис. 5. Схема организации структуры транспортно-экспедиторской компании

Составьте схему (рис. 6) коммуникации в организации в соответствии с прилагаемой структурой.

Рис. 6. Схема коммуникации

Для этого необходимо:

– определить информационные потоки;

– выделить восходящие и нисходящие коммуникации;

– выделить горизонтальные коммуникации между подразделениями;

– установить коммуникации типа руководитель – подчиненный;

– построить модель обмена информацией между президентом и вице-президентами;

– определить цель обратной связи;

– уточнить коммуникационные роли руководителей подразделений.

Будьте готовы защитить выбранный вами вариант организационной коммуникации перед аудиторией, а также задать вопросы коллегам по их вариантам решения.

Задание 3. Вспомните, какие коммуникативные стили Вы чаще всего используете в общении:

а) с друзьями

_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

б) со знакомыми

_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

в) с родителями

_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

г) с преподавателями

_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Задание 4. В настоящее время, по мнению специалистов, тот, кто владеет информацией, владеет всем. Об этом свидетельствует представленная схема (рис. 7).

Рис. 7. Возможности эффективного информационного обеспечения

Вопросы

1. Что еще, помимо приведенного в схеме, обеспечивает для российского менеджера обстоятельная и своевременная информация?

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. Если бы Вас назначили менеджером фирмы, какие возможности информационного обеспечения Вы использовали бы в первую очередь?

___________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Задание 5. Прочитайте и выберите правильный вариант ответа.

1. Что не относится к основным элементам процесса коммуникаций?

а) отправитель;

б) получатель;

в) сообщение;

г) канал связи;

д) обратная связь;

е) функция.

2. Если анализируется стоимость информации, то каково направление такого анализа?

а) синтаксическое;

б) прагматическое;

в) семантическое;

г) экономическое.

3. Что такое документооборот?

а) количество документов, поступающих от отправителя к потребителю, в единицу времени (год, квартал, месяц);

б) движение всей массы документов в различных направлениях по различным каналам;

в) состав и содержание документа;

г) количественная оценка информации по документам.

4. Что такое информация с точки зрения менеджмента?

а) объём экономических данных в символах;

б) снятие неопределенности и однообразия;

в) количество документов;

г) количество знаков.

5. К какой информации относится размер (норматив) налога на прибыль?

а) переменной;

б) вторичной;

в) условно-постоянной;

г) производной.

Контрольные вопросы

1. Как Вы понимаете роль и назначение информации в менеджменте?

2. Какие основные требования предъявляются к информации?

3. Что понимается под экономической информацией?

4. Как подразделяется экономическая информация в зависимости от выполняемых функций?

5. В чем состоит сущность коммуникаций в менеджменте?

6. Какое значение для организации имеют ее внешние коммуникации?

7. Почему возникают неформальные коммуникации в организации?

8. Как Вы понимаете невербальные коммуникации?

9. Какие основные типы невербальной коммуникации Вы знаете?

10. В чем сущность коммуникационных сетей?

11. Какие коммуникационные стили Вы знаете?

12. Какие коммуникационные стили чаще всего проявляются в Вашем повседневном общении?