2.2 Мониторинг мероприятий отрасли
Для отслеживания основных мероприятий в отрасли составляется план мероприятий на ближайший год. К сожалению, такой план позволяет лишь приблизительно спрогнозировать наиболее крупные события на рынке недвижимости, к которым необходимо готовится заранее (например, подготовка к выставкам MIPIM и MAPIC, которые ежегодно происходят во Франции, начинается за полгода).
Большинство конференций начинают рекламироваться за 2-3 месяца до назначенной даты. Поэтому план мероприятий нуждается в постоянной коррекции и дополнениях. По опыту о выступлении в большинстве мероприятиях необходимо договариваться за 1-1,5 месяца до назначенной даты. Поэтому подробный список мероприятий формируется на ближайшие два месяца, так, например, в мае формируется список на июнь и июль.
Основным источником мониторинга является Интернет. Основные ресурсы для мониторинга:
Сайты организаторов мероприятий (www.infor-media.ru, www.adamsmithconferences.com, www.lenexpo.ru и т.д.)
Профильные новостные ресурсы (www.arendator.ru, www.g2p.ru и т.д.)
Сайты профильных общественных организаций (www.gud-estate.ru, www.rgr.ru, www.sib-gud.ru и т.д.))
Электронные каталоги по мероприятиям (плохая информативность)
При этом количество мероприятий в области недвижимости и в смежных областях возрастает год от года. Рост количества предлагаемых мероприятий отражается в графике участия компании Becar в мероприятиях.
Интересна также сезонность на рынке конференций. Как привило, пик предлагаемых конференций приходится на июнь и сентябрь. Знание этой закономерности позволяет спланировать загрузку необходимых специалистов и освободить их для участия в конференциях.
Во время делового сезона продавец консалтинговых услуг может набрать достаточно клиентов, для того чтобы обеспечить компанию заказами на несколько месяцев вперед.
2.3 Планирование
Аналитический список мероприятий – таблица в формате эксель, где содержатся следующие данные:
Дата начала мероприятия;
Дата окончания мероприятия;
Месяц,
Место проведения;
Название мероприятия,
Организатор;
Департамент, которому рекомендуется участвовать;
Аудитория;
Ссылки на программу мероприятия;
Бюджет (если необходимо платить за выступление, билеты, гостиницу и т.д.);
Ежемесячно менеджер по мероприятиям делает рассылку по директорам со ссылкой на план мероприятий (рассылка делается по вторникам к собранию директоров NAI Becar в среду), для того, чтобы они приняли решение о возможности своего выступления.
В обязанности отдела продвижения входит еженедельное отслеживание изменения в датах мероприятий, добавление новых событий. База находится на общедоступном корпоративном сервере компании, и потенциальные докладчики могут следить за ее обновлениями. Изменения в базе выделяются цветом.
2.4. Отчетность
Ежемесячно менеджер по мероприятиям представляет отчет по участию спикеров группы компаний NAI Becar в мероприятиях рынка1.
В отчете указывается:
количество предложений к участию мероприятий, количество посещенных;
крупные события на рынке недвижимости;
спонсорство секций крупных выставок, конференций;
участие в конкурсах, премиях рынка недвижимости;
рейтинг спикеров по участию в мероприятиях;
таблица с указанием даты, названия мероприятия, спикера и рекомендаций по целесообразности дальнейшего участия;
пропущенные мероприятия.