4. Определение метода закупок

Различают пять методов закупок:

1. Закупка товара одной партией (оптовые закупки)

Закупка производится единовременно на величину всей потребности за период с единовременной оплатой.

"+" - простота оформления документов

- гарантия поставки всей партии

- предоставление скидки

"–" - большая потребность в складских помещениях

- замедление оборачиваемости капитала

- высокая вероятность перехода запаса в неликвидный запас

2. Регулярные поставки мелкими равными партиями с периодической оплатой.

"+" - ускоряется оборачиваемость капитала

- достигается экономия складских помещений

"–" - вероятность поставки избыточного количества ресурса

- необходимость периодической предоплаты всей партии

3. Периодические (ежедневные, еженедельные, ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям.

Котировочная ведомость содержит следующие сведения:

• полный перечень товаров;

• количество товара на складе;

• требуемое количество товара.

"+" - ускорение оборачиваемости капитала

- снижение затрат на складирование и хранение

- своевременность поставок

"–" - возрастание издержек на отслеживание уровня запаса

- увеличение затрат на документарное оформление заказа

- необходимость заказа всего объема за период

4. Поставка ресурса по мере необходимости.

Особенности:

• суммарное количество поставляемого ресурса определяется приблизительно;

• поставщики перед каждым выполнением заказа связываются с покупателем;

• оплачивается реально поставленное количество товара.

"+" - отсутствие твердых обязательств перед поставщиком

- ускорение оборачиваемости капитала

- закупка необходимого объема ресурсов

"–" - увеличение затрат на коммуникации

- удорожание оформления заказа

- возможность изменения условий поставки со стороны поставщика

5. Закупка ресурса с немедленной сдачей.

Используется при закупке редко используемых и дорогостоящих в приобретении и хранении ресурсов, обычно такие ресурсы допускают дефицит. Товар заказывается, когда он требуется и, как правило, вывозится со склада поставщика.

"+" - отсутствие твердых обязательств перед поставщиком

- ускорение оборачиваемости капитала

- исключение складских затрат

"–" - увеличение издержек на оформление документации

- высокая стоимость ресурса в приобретении и срочной доставке

5. Документальное оформление заказа

Информация, которая должна содержаться в заказе:

• название документа;

• порядковый номер и дата;

• название и адрес компании-покупателя;

• ответственный за заказ: контактное лицо и способ связи с ним;

• адрес и наименование поставщика;

• описание товара;

• количество;

• условия поставки;

• желаемые сроки поставки;

• адрес поставки;

• способ поставки желательный;

• предполагаемая цена;

• расчетный счет.

6. Согласование цены, условий поставки и заключение договора на поставку

Основные элементы контракта:

1. Предложение и его принятие.

2. Финансовые условия.

3. Право заключать контракт.

4. Законность.

Структура контракта:

1. Наименование контракта

2. Номер и дата заключения

3. Место заключения

4. Стороны заключившие контракт

Пункты контракта:

1. Предмет контракта (технические характеристики, ГОСТы и т.д.).

2. Количество товара.

3. Качество товара.

4.Условия поставки (в международных контрактах указываются в соответствии с ИНКОТЕРМС-2000, базисные условия поставки).

5. Сумма контракта и порядок расчета (стоимость за единицу или партию).

6. Упаковка и маркировка.

7. Поставка товара.

8. Приемка товара (осуществляется методом контроля, т.е. количество, качество, комплектность).

9. Форс-мажор (природа, забастовки, военные действия).

10. Ответственность сторон (каким образом стороны будут отвечать за невыполненный контракт).

11. Разрешение споров (в каком суде и т.д.).

12. Прочие условия.

13. Юридические адреса и реквизиты сторон.