Соз Загальний:
Дані злочинності обробляються за допомогою набору автоматизованих процедур редагування для подальшої перевірки з метою запобігання внутрішньої несуперечності. Помилки фіксуються у відповідних звітах і направляються респондентам для того щоб отримати достовірну інформацію. Виправлення повторно подають для перевірки та оновлення бази даних. Файли в яких містяться зведені дані постійно оновлюються протягом року і, в свою чергу, піддаються подальшій обробці при необхідності. Поліцейські служби зобов’язані доповнити базу даних по відповідному інциденту, якщо додаткова інформація стає доступною (наприклад, особі пред'явлено обвинувачення за раніше повідомлений злочин). Якщо всі процедури були завершені респондентами, підрахунки СОЗ, які обробляються CCJS повинні бути звірені з записами поліцейських служб у в кінці року.
СОЗ 2 Incident-based Survey:
Записи адміністративної системи зараз мають ряд інтерактивних он-лайн редагувань, що часто виступають дзеркалом внутрішніх змін СОЗ. Ці редагування допомагають поліцейській службі безпосередньо підтримувати високий стандарт як якості своїх даних, так і даних СОЗ. Після отримання даних Incident-based, застосовуються першочергові процедури контролю якості даних, після чого інформація готова для подальшого опрацювання центральною системою обробки. Центральна система обробки виконує ряд інтенсивних змін (більше 300) на цих даних, у тому числі повторні перевірки записів, їх логіку, форматують помилкові редагування і внесення змін по обвинуваченню осіб. Система не передбачає помилки на ключових змінних, тобто не передаватимуться редагування, до тих пір поки ці розбіжності не будуть виправлені. Результат редагувань і відомості про обвинувачення документується в серіях повідомлень редагування, а вся оброблена інформація зберігаються в базі даних. В так зване повідомлення редагування входять; зведена інформація про кількість і типи оброблених записів, частота кількості відмов редагування і список всіх записів, які не підлягають виправленню. Всі редагування перевіряються в CCJS завданням якого на даному етапі є виявлення всіх можливих проблем, помилок в порівнянні з інтерфейсом системи респондента або з дотриманням вимог респондента щодо даних. Любі проблеми слідують за респондентами та повинні бути розв’язані ними. Повідомлення редагування також відправляються респондентам для їх інформування та подальшого коригування даних.
Інформація про обвинувачення
Найбільш значні втрати інформації відбуваються в рідкісних випадках. Таке можливо тоді, коли поліція, через технічні труднощі або труднощі пов’язані з ресурсами, не в змозі подати дані за повний рік до CCJS. Якщо б вони раніше повідомляли СОЗ про відповідну інформацію таку ситуацію вдалось б уникнути. Це стосується таких випадків коли обвинувачення висуваються на основі даних тих же місяців по яких подавався звіт за останній рік. З метою запобігання втраті інформації в резерві є п'ять років, тобто час за який конкретні дані використовуються й є доступними. Іншими словами створюється модель часових рядів для внесення втрачених даних до бази.
СОЗ 2 «Incident-based» оперує інформацією про обвинувачення. Автоматизована система редагувань шукає застарілі кодові значення і замінює їх на значиміше кодове значення, що містить доступну інформацію в межах змінної і між змінними. Дані заповнюються з двох причин: по-перше, порожнє поле, котре було відмічене як таке що не застосовується, повинне бути заповнено, і, по-друге, за рахунок взаємодії поля, яке заповнено, використовуються і інше пусте поле за рахунок попередньої поданої інформації (наприклад, вік буде вирахуваний та записаний з інформації про день народження).
Оцінка якості даних
Всі поліцейські служби просять переглянути підсумкові дані таблиць для повноти і точності. При необхідності, вносяться корективи, перш ніж головна файлова таблиця буде створена. Ці таблиці містять різну інформацію, в тому числі й порівняння рік за роком - з використанням поточного звітного року і до останнього року, - які вивчаються на предмет того, як змінився відсоток. CCJS узгоджується з даними певних служб поліції. Після завершення процесу перевірки і до фінальної реалізації, кожна служба поліції повинна підписати відповідний документ, на якому зазначені їхні дані.
Порівняння даних СОЗ з судами та органами корекції
Важко зробити порівняння між даними поліції і даними, які були отримані від інших органів системи кримінального правосуддя (наприклад, суди та органи корекції). Існує не одна одиниця рахунку (наприклад, випадки, злочини, обвинувачення, справи або інформація про осіб), яка визначається послідовно по основним секторам системи правосуддя. Крім того, обвинувачення насправді, яке закладено в даних СОЗ може відрізнятися від найсерйозніших злочинів за допомогою якого випадки відносяться до категорії. До того ж, кількість і тип обвинувачення, висунуті поліцією може змінитися на досудовому етапі або в ході судового процесу. Тому під час здійснення правосуддя на різних стадіях процесу зробити порівняння важко.